Tạo các quy trình kinh doanh lặp lại là một phần quan trọng trong việc xây dựng và điều hành một tổ chức hiệu quả. Các quy trình kinh doanh được thiết kế tốt và được ghi chép lại rất quan trọng cho sự thành công của các hoạt động kinh doanh, cho dù công ty là một doanh nghiệp nhỏ hai hoặc ba người hay một tập đoàn lớn với hàng trăm ngàn nhân viên. Các doanh nghiệp không dành thời gian và quan tâm để tạo ra các quy trình lặp lại có nguy cơ về các vấn đề về chất lượng và tính nhất quán.
Định nghĩa
Luồng quy trình kinh doanh là một cách trực quan hóa và ghi lại các bước trong quy trình kinh doanh. Biểu đồ lưu lượng tài liệu đầu vào hoặc yêu cầu thông tin, sản phẩm hoặc bất kỳ giao hàng nào khác; các bước thủ tục để đáp ứng yêu cầu đó; và đầu ra, hoặc có thể phân phối, được tạo bởi đầu vào.
Các thành phần
Các thành phần cơ bản của dòng quy trình kinh doanh là đầu vào và đầu ra, thường được biểu thị bằng hình bầu dục. Một số phương pháp sử dụng vòng tròn để biểu thị đầu vào hoặc đầu ra. Hoặc / hoặc quyết định được chỉ định bởi hộp kim cương. Các bước thủ tục có thể thực hiện được biểu thị bằng các hình chữ nhật trong biểu đồ luồng. Một số luồng sử dụng đầu mũi tên để chỉ ra trực quan hướng của luồng thủ tục. Trong một số trường hợp, các hộp được sửa đổi được sử dụng để biểu thị những thứ như một bước thủ tục yêu cầu thực hiện quy trình kinh doanh phụ. Các quy trình con được ghi lại bằng các luồng quy trình kinh doanh riêng biệt.
Công cụ
Các công cụ được sử dụng để tạo các luồng quy trình có phạm vi từ các phần mở rộng biểu đồ luồng trong bộ xử lý văn bản đến phần mềm biểu đồ luồng chuyên dụng như Visio hoặc Calligra Flow. Ở cấp cao, phần mềm Lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp thường có các mô đun biểu đồ dòng chảy chuyên dụng gắn với các mô đun lập kế hoạch tài nguyên khác để đảm bảo đáp ứng nhu cầu cung cấp Kanban hoặc Just In Time.
Phương pháp luận
Phương pháp quy trình kinh doanh đảm bảo tính nhất quán giữa các quy trình kinh doanh cho một tổ chức cụ thể. Hầu hết các phương pháp được thúc đẩy bởi sự lựa chọn của một hệ thống ERP cụ thể hoặc hệ thống biểu đồ dòng chảy. Thông thường, một tổ chức sẽ xác định các phương pháp hỗ trợ các hoạt động kinh doanh độc đáo của mình, chẳng hạn như đưa các cấu trúc dữ liệu vào một quy trình.
Nhân viên
Tạo dòng quy trình là một lĩnh vực chuyên ngành. Trong một quy trình kinh doanh được thực hiện tốt, các chuyên gia dự án phát triển, tài liệu và kỹ thuật - thường là các nhà văn kỹ thuật - viết và phát triển các quy trình kinh doanh chính xác và có thể sử dụng bằng cách tư vấn và phỏng vấn các chuyên gia về vấn đề. Những người tham gia chặt chẽ vào một quy trình kinh doanh thường gặp khó khăn trong việc tách rời khỏi phần quy trình của họ và xem quy trình kinh doanh tổng thể từ một điểm thuận lợi của tổ chức. Bằng cách đưa các chuyên gia vào tài liệu quy trình kinh doanh, một tổ chức đảm bảo tạo ra các luồng quy trình kinh doanh sẽ có lợi cho toàn bộ tổ chức, thay vì nhắm mục tiêu đến một bộ phận cụ thể của tổ chức.
