Bộ phận tài chính trong một tập đoàn chịu trách nhiệm lấy dữ liệu kế toán và tạo các báo cáo mà các nhà quản lý trong công ty - tất cả đều thuộc về CEO - cần cho các mục đích ra quyết định. Công nghệ thông tin hoặc CNTT đề cập đến các công cụ phần mềm và hệ thống máy tính mà công ty sử dụng để tự động hóa các chức năng này và tổ chức luồng dữ liệu để cải thiện khả năng ra quyết định của nhóm quản lý.
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Ngay cả các công ty rất nhỏ cũng sử dụng các gói phần mềm kế toán tạo báo cáo tài chính như báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Hình thức CNTT đơn giản này cho phép một chủ doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm thời gian kế toán và có sẵn các báo cáo quản lý trên cơ sở kịp thời hơn. Các công ty cỡ vừa và lớn hơn sử dụng các hệ thống CNTT tinh vi hơn gọi là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hoặc ERP, là các nhóm mô-đun phần mềm phục vụ nhu cầu của tất cả các khu vực chức năng của công ty. Như tên gọi của nó, ERP giúp công ty lập kế hoạch sử dụng các nguồn lực của mình, một quá trình mà bộ phận tài chính giám sát.
Luồng thông tin nhanh hơn
Hệ thống CNTT cho phép một công ty liên kết với mọi bộ phận trong tổ chức. Thông tin được tạo ra bởi các bộ phận sản xuất, tiếp thị và tài chính có thể được chia sẻ chẳng hạn. Thông tin này có sẵn trong thời gian thực, nghĩa là ngay khi nó được tạo trên hệ thống. Truy cập nó không đòi hỏi nhiều nỗ lực nghiên cứu hoặc thủ công. Các nhân viên tài chính thời gian được sử dụng để cống hiến cho đào đào của Google cho những con số họ cần bây giờ có thể được dành cho việc phân tích và giải thích thông tin - vai trò chính của tài chính trong tổ chức.
Báo cáo tùy chỉnh
Các hệ thống CNTT được sử dụng bởi bộ phận tài chính có chức năng tạo báo cáo giúp tăng tốc quá trình tạo báo cáo quản lý. Hệ thống cung cấp một mức độ tùy chỉnh nhất định - các báo cáo có thể được cấu hình dựa trên nhu cầu cụ thể của nhóm quản lý. Tự động hóa các hệ thống báo cáo này có nghĩa là các báo cáo được tạo thường xuyên, chẳng hạn như các báo cáo được tạo vào cuối mỗi tháng, có thể được tạo nhanh chóng. Với nhiều quyết định quản lý phải đưa ra, thời gian là điều cốt yếu. Hệ thống CNTT giải quyết nhu cầu này cho khả năng báo cáo tùy chỉnh nhanh chóng.
Hợp tác
Nhiều tổ chức tận dụng nỗ lực hợp tác giữa các bộ phận, khái niệm của từng bộ phận được hưởng lợi từ các bộ phận khác về chuyên môn. Nhóm tài chính đóng vai trò là nhà tư vấn nội bộ cho các bộ phận khác trong tổ chức. Khi tất cả các phòng ban sử dụng một hệ thống CNTT tập trung, nó sẽ loại bỏ các rào cản trước đây đã chặn luồng thông tin. Công ty hiện có một cơ sở dữ liệu tập trung mà tất cả các thành viên trong nhóm có thể truy cập - tuân theo các quy tắc bảo mật nhất định. Trong trường hợp một công ty có nhiều văn phòng hoặc các bộ phận quốc tế, khả năng truy cập cùng một thông tin từ khắp nơi trên thế giới giúp tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả. Nếu tài chính yêu cầu dữ liệu chi phí sản xuất để tạo báo cáo cho cuộc họp hội đồng sắp tới, nhân viên vận hành có thể nhanh chóng truyền dữ liệu theo định dạng mà bộ tài chính yêu cầu và hiểu.
Dự báo tốt hơn
Dự báo tốt hơn có nghĩa là tạo ra một dự báo là dự đoán chính xác hơn về kết quả tài chính của công ty có khả năng là gì. Nhân viên tài chính cần truy cập vào thông tin chuyên sâu để tạo ra các mô hình dự báo mô tả cách thức tổ chức thực sự hoạt động. Có quyền truy cập vào thông tin từ tất cả các phân khúc của công ty giúp dự báo chính xác dễ dàng hơn nhiều. Tài chính có thông tin thực sự và không phải dựa vào phỏng đoán khi tạo ra các giả định cho dự báo.
