Hóa đơn là một tài liệu mà nhà cung cấp gửi cho người mua cùng với một lô hàng. Nó đưa ra các mục bao gồm trong giao hàng và số tiền nợ cho họ. Một tuyên bố là một báo cáo cập nhật về những gì khách hàng vẫn còn nợ nhà cung cấp trên tài khoản.
Sự khác biệt ý định
Mục đích chính của hóa đơn là yêu cầu người mua thanh toán. Hóa đơn cũng thông báo cho người mua về chi phí của từng mặt hàng được bao gồm trong đơn đặt hàng. Đó là thông tin liên lạc của nhà cung cấp về lý do tại sao người mua nợ một số tiền cụ thể. Mục đích chính của một tuyên bố là bắt buộc người mua thanh toán trên tài khoản. Mặc dù một tuyên bố bao gồm các khoản phí gần đây nhất, nó cũng thông báo cho người mua số tiền vẫn còn nợ trong các lần mua trước.
Các yếu tố hóa đơn
Một hóa đơn điển hình bao gồm một số yếu tố liên quan đến đơn hàng cụ thể. Phần đầu của hóa đơn bao gồm một tiêu đề với tiêu đề của hóa đơn, thông tin liên hệ của nhà cung cấp và tên và số của khách hàng. Nó cũng có một số hóa đơn cho mục đích theo dõi. Ngày mua, tên sản phẩm, số sản phẩm, số lượng đặt hàng và chi phí cho mỗi đơn vị được chia thành từng khoản cho từng đơn hàng. Tổng phụ cho tất cả các mặt hàng đã mua, số tiền thuế bán hàng và tổng số cuối cùng thường được hiển thị ở dưới cùng của hóa đơn. Nó có thông tin về các điều khoản thanh toán và một địa chỉ thanh toán là tốt.
Yếu tố tuyên bố
Một tuyên bố thường không phức tạp hoặc chi tiết như một hóa đơn. Nó cho thấy ngày của mỗi giao dịch được ghi lại trong thời gian sao kê. Một số công ty chỉ bao gồm số tiền chưa thanh toán trên các báo cáo, trong khi những công ty khác hiển thị tất cả các giao dịch trong một khoảng thời gian nhất định. Số hóa đơn và tổng hóa đơn từ mỗi hóa đơn được ghi thành mục trên bảng sao kê. Thông tin này cho phép khách hàng khớp hóa đơn thanh toán và chưa thanh toán trên bảng sao kê với hóa đơn và biên lai. Tuyên bố cũng bao gồm các điều khoản thanh toán và thông tin chuyển tiền.
Ngày và thanh toán
Hóa đơn thường bao gồm ngày đơn hàng được xử lý hoặc giao hàng, cũng như ngày đến hạn thanh toán. Một tuyên bố có "ngày tuyên bố", đó là ngày tuyên bố được hoàn thành và gửi cho người mua. Tốt nhất là người mua nên thường xuyên thanh toán số dư đến hạn khi hóa đơn đến thay vì chờ báo cáo, nhân viên kế toán Harold Averkamp khuyên. Báo cáo đôi khi được ban hành trước khi thanh toán được xử lý. Do đó, bằng cách thanh toán hóa đơn một cách nhất quán, bạn tránh nhầm lẫn về việc liệu số dư đã được thanh toán khi có tuyên bố hay chưa.
