Thương mại là sự chuyển động của hàng hóa từ người sản xuất đến người tiêu dùng. Logistics và tài chính là hai thành phần khác nhau nhưng không kém phần quan trọng trong quy trình thương mại này nhằm đảm bảo khách hàng hài lòng và nhà sản xuất có lợi nhuận. Tài liệu cho mỗi chức năng này đáp ứng một nhu cầu cụ thể trong giao dịch để đảm bảo kết quả thành công cho cả hai bên. Hóa đơn vận chuyển di chuyển sản phẩm đến đích, trong khi hóa đơn thương mại cho phép nhà sản xuất lập hóa đơn cho khách hàng đối với sản phẩm.
Hóa đơn vận chuyển
Thuật ngữ kinh doanh cho hóa đơn vận chuyển là một vận đơn. BOL cung cấp thông tin cần thiết cho một hãng vận chuyển để lên lịch nhận và giao hàng cho khách hàng của bạn. Thông tin cần có trên BOL bao gồm:
- địa chỉ ship-to (người nhận hàng)
- tên sản phẩm
- số lượng
- trọng lượng gộp và ròng
- thông tin xử lý nguy hiểm hoặc đặc biệt dựa trên các yêu cầu sản phẩm.
Nếu sản phẩm được nạp vào thùng chứa, xe tăng hoặc xe lửa, số thiết bị cũng cần được lưu ý trên BOL. BOL phải được ký bởi người vận chuyển khi hàng hóa được nhận và sau đó được ký bởi người nhận hàng sau khi giao hàng được thực hiện.
Hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại, hoặc hóa đơn bán hàng, là một tài liệu tài chính được tạo ra cho mục đích thanh toán. Tài liệu này phải bao gồm tên và địa chỉ của bên thanh toán, cũng như tên và số lượng sản phẩm. Sự khác biệt chính giữa hóa đơn thương mại và hóa đơn vận chuyển là giá cả phải được lưu ý trên hóa đơn thương mại. Hóa đơn cũng phải lưu ý bất kỳ chi phí vận chuyển hàng hóa, phí đóng gói đặc biệt, chi phí bảo hiểm hoặc các mặt hàng khác sẽ được trả bởi khách hàng. Hóa đơn thương mại phải bao gồm địa chỉ nơi thanh toán sẽ được chỉ dẫn và ngày đáo hạn cho khoản thanh toán.
Tài liệu bán hàng bổ sung
Khi hóa đơn thương mại được xử lý, nó sẽ được đăng lên tài khoản khách hàng của bạn cho đến khi nhận được thanh toán tại thời điểm thanh toán sẽ được áp dụng và hóa đơn mở được đóng lại. Nếu người nhận hàng chọn trả lại sản phẩm, một ghi chú tín dụng sau đó được tạo và đăng lên tài khoản của khách hàng. An sao kê tài khoản cũng có thể được tạo cho khách hàng, cung cấp danh sách tất cả các tài liệu bán hàng mở.
