Mỗi công ty có các quy tắc khác nhau về các cuộc họp. Một số theo một quy trình không chính thức, trong khi những người khác đòi hỏi một cấu trúc chính thức hơn. Là người quản lý hoặc chủ doanh nghiệp, điều quan trọng là phải biết cách tiến hành và kết thúc cả các cuộc họp chính thức và không chính thức. Điều này sẽ cải thiện giao tiếp và dẫn đến một kết quả năng suất hơn.
Điều đó có nghĩa gì khi kết thúc một cuộc họp?
Thuật ngữ "hoãn lại" xuất phát từ các từ tiếng Latin Quảng cáo (đến) và Diurnus (hằng ngày). Mặc dù nhiều người sử dụng thuật ngữ có thể hoán đổi cho nhau để kết thúc một cuộc họp, "hoãn lại" thực sự có nghĩa là chuyển một cuộc họp, hoặc một mục chương trình nghị sự, sang một ngày khác. Ví dụ: thành viên hội đồng quản trị của công ty có thể hoãn lại cuộc họp khi đơn giản là không thể thảo luận các vấn đề trong tay vì thông tin chính bị thiếu. Tiếp nhận có nghĩa là cuộc họp sẽ được nối lại sau khi mọi người chuẩn bị thảo luận về vấn đề này. Nó không giống như chấm dứt hoặc kết thúc một cuộc họp, khi tất cả các vấn đề được giải quyết.
Các quy tắc của quá trình cho các cuộc họp là gì?
Một số tổ chức, đáng chú ý là tòa án của pháp luật, trường đại học, cơ quan chính phủ và các tổ chức lớn tuân theo các quy tắc được thiết lập để tiến hành các cuộc họp chính thức. Ví dụ, theo Quy tắc đặt hàng mới được sửa đổi của Robert, bất kỳ ai cũng có thể chuyển động để hoãn lại cuộc họp trong một số trường hợp nhất định, ví dụ:
- Trong trường hợp không có đại biểu
- Như quy định trong luật tạm biệt của tổ chức
- Khi thành viên hội đồng quản trị kết thúc chương trình nghị sự
- Trong trường hợp khẩn cấp hoặc nguy hiểm ngay lập tức, chẳng hạn như chuông báo cháy sẽ tắt trong tòa nhà.
Mặc dù các doanh nghiệp nhỏ hơn dường như không tuân theo các quy tắc của Robert, nhưng họ cung cấp một khuôn khổ đơn giản để "chính thức" điều chỉnh cuộc họp.
Thủ tục tổ chức một cuộc họp
Một cuộc họp có thể được hoãn lại ngay từ đầu hoặc ở bất kỳ giai đoạn nào. Nếu bạn là chủ tịch, hãy lập một kế hoạch để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Sau khi thảo luận về chương trình nghị sự, hãy kiểm tra xem có ai muốn đưa ra đề nghị hoãn lại cuộc họp không. Yêu cầu một bằng cách nói "Tôi có nghe thấy một chuyển động để hoãn lại không?" Đề nghị hoãn lại phải ghi rõ thời gian và ngày của cuộc họp tiếp theo cũng như bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào cần phiên đặc biệt trước cuộc họp chung tiếp theo. Theo quy định của Robert, chuyển động cần phải được biệt phái và không thể sửa đổi hoặc tranh luận.
Một cuộc họp có thể được hoãn lại mà không có chuyển động nếu không có đại biểu hoặc trong trường hợp khẩn cấp. Trong trường hợp ngày hôm đó là ngày nghỉ lễ, cuộc họp có thể được hoãn lại cho đến ngày làm việc tiếp theo, cùng thời gian và địa điểm. Một cuộc họp bị hoãn sẽ theo cùng một trật tự kinh doanh như cuộc họp ban đầu. Trong phần phát biểu kết thúc, chủ tịch có thể thảo luận về ngày và thời gian cho cuộc họp tiếp theo. Ông cũng có thể cung cấp thông tin liên lạc, cảm ơn những người tham gia và nhắc nhở vào phút cuối. Trong trường hợp hoãn lại từ 90 ngày trở lên, mỗi người tham gia sẽ được thông báo về ngày và địa điểm.
Điều chỉnh một cuộc họp ít chính thức
Không phải tất cả các cuộc họp là chính thức; do đó, không phải tất cả các cuộc họp đều yêu cầu hoãn lại. Các cuộc họp bán hàng là một ví dụ tốt.Họ chắc chắn là quan trọng, và tất cả các đại diện bán hàng dự kiến sẽ tham dự. Nhưng mục đích của các cuộc họp bán hàng là để người quản lý bán hàng chuyển thông tin đến nhân viên, có thể đưa ra những lời khuyên và khuyến khích hoặc để khuyên nhủ những người không đạt được mục tiêu hoặc không thực hiện được các thủ tục giấy tờ cần thiết. Tuy nhiên, sẽ không có biểu quyết trong cuộc họp, vì ý kiến của người quản lý bán hàng là vấn đề quan trọng. Sau khi tiến hành một cuộc họp mà một người chịu trách nhiệm, sẽ thật ngớ ngẩn khi yêu cầu chuyển động để hoãn lại. Người quản lý bán hàng có thể hỏi nếu có bất kỳ câu hỏi nào, và sau khi trả lời chúng, chỉ cần nói, "Đó là tất cả những gì tôi muốn đề cập hôm nay. Hãy lấy một số tài liệu quảng cáo mới này khi bạn rời đi và sử dụng chúng để giải thích những lợi ích đáng kinh ngạc của sản phẩm tuyệt vời này!"
Các cuộc họp nơi các nhà quản lý tập hợp để thảo luận về các vấn đề và giải pháp là một ví dụ khác. Các nhà quản lý không có thời gian cho một cuộc họp chính thức với các chuyển động và giây, họ cũng không cần. Họ biết cuộc họp nói về điều gì, vì vậy không cần chương trình nghị sự. Không ai mất vài phút. Họ sẽ tiếp tục thảo luận về những vấn đề này trong cuộc họp tiếp theo, vì vậy về mặt kỹ thuật họ có thể hoãn lại cuộc họp. Nhưng một kết thúc chính thức cho cuộc họp sẽ khó xử và không phù hợp. Rất có thể, cuộc họp sẽ được sắp xếp trong một khoảng thời gian hữu hạn, chẳng hạn như 30 hoặc 60 phút. Khi thời gian kết thúc, ai đó sẽ nói, "Hãy chọn cuộc thảo luận này vào tháng tới" trong khi những người khác đang lao ra khỏi cửa để quay lại làm việc.
