Tổ chức một cuộc họp kinh doanh cho người Nhật cũng giống như bất kỳ cuộc họp kinh doanh nào khác: hãy tham khảo những người tham gia bằng tên (họ) cuối cùng của họ (và nếu bạn đang nói bằng tiếng Nhật, hãy làm theo tên gia đình với danh dự. thông báo cho người tham gia về thời gian bắt đầu tốt trước đó; cung cấp một sự lựa chọn của cà phê, trà hoặc nước; bắt đầu thời gian; don don ngắt lời mọi người khi họ đang nói; ở lại chủ đề; tránh sử dụng sự hài hước; và được chuẩn bị cho các câu hỏi trực tiếp, cá nhân.
Chuẩn bị
Thông báo cho tất cả những người tham gia thời gian bắt đầu càng sớm càng tốt và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều là người Nhật Bản và không phải người Nhật Bản hiểu rằng cuộc họp sẽ bắt đầu vào lúc này. Văn hóa Nhật Bản rất chú trọng đến việc xem xét cho người khác, và đúng giờ là một dấu hiệu của sự tôn trọng.
Chọn một địa điểm yên tĩnh nếu có thể. Nhiều người Nhật nói tiếng Anh, hoặc đã học tiếng Anh, nhưng tiếng động nền có thể gây khó khăn cho việc theo dõi các cuộc hội thoại. Có cuộc họp ở một địa điểm yên tĩnh sẽ đảm bảo một môi trường nghe thoải mái.
Cung cấp một sự lựa chọn của đồ uống. Trái với những khuôn mẫu phổ biến, không phải tất cả người dân Nhật Bản đều uống trà Nhật Bản, đặc biệt là không phải trong các cuộc họp kinh doanh với những người không phải người Nhật. Tốt nhất là, nếu có thể, cung cấp cho người tham gia lựa chọn cà phê, trà, trà và nước Nhật Bản.
Hãy chắc chắn rằng có không gian bàn rộng rãi để mọi người bố trí giấy tờ và, nếu họ cần, một cuốn từ điển điện tử. Một lần nữa, nhiều người Nhật nói tiếng Anh, nhưng thỉnh thoảng họ có thể muốn kiểm tra ý nghĩa của những từ tối nghĩa hoặc không biết được sử dụng trong cuộc họp.
Dành thời gian trước khi cuộc họp bắt đầu để mọi người trao đổi danh thiếp và tự giới thiệu với nhau. Trao đổi danh thiếp là một hành động quan trọng và bắt buộc đối với các doanh nhân Nhật Bản.
Bắt đầu cuộc họp
Báo hiệu rằng cuộc họp sẽ bắt đầu, cho phép mọi người tự tổ chức và chuẩn bị.
Giới thiệu những người tham gia. Nếu bạn đang tiến hành cuộc họp bằng tiếng Nhật, hãy sử dụng kiểu giới thiệu của Nhật Bản: tổ chức trước, tên gia đình thứ hai theo sau là "-san". đặt tên cuối cùng. Bạn có thể chọn để cho những người tham gia tự giới thiệu; Điều này là hoàn toàn chấp nhận được, và, nếu bằng tiếng Anh, người Nhật có thể thích thử thách thể hiện khả năng tiếng Anh của mình trước nhóm.
Khôi phục mục đích và mục tiêu của cuộc họp. Điều này đáng lẽ phải được thông báo trước, nhưng nó sẽ giúp mọi người nếu họ được nhắc nhở. Ở trong chủ đề là một dấu hiệu xem xét ở Nhật Bản.
Tiến hành cuộc họp
Đừng ngắt lời người khi họ đang nói. Cho phép người nói có thời gian để đưa ra quan điểm của họ. Ở Nhật Bản, mọi người có xu hướng giải thích các điểm bằng cách đưa ra lý do trước tiên và sau đó nêu quan điểm, trong khi những người ở các nền văn hóa phương Tây nêu quan điểm trước và sau đó đưa ra lý do. Phong cách giao tiếp khác nhau này có thể là một nguồn thiếu kiên nhẫn của người phương Tây, và được xử lý tốt nhất bằng cách không làm gián đoạn.
Ở lại chủ đề. Giữ bất kỳ sự trợ giúp hoặc giai thoại nào cho sự kết thúc hoặc cuộc họp.
Tránh sử dụng sự hài hước. Mặc dù văn hóa Nhật Bản đang thay đổi, và sự hài hước khá phổ biến ở Nhật Bản, nhưng tốt nhất vẫn nên tránh sự hài hước trong các cuộc họp kinh doanh. Hài hước có thể là một dấu hiệu của tình bạn đối với người Mỹ, nhưng đối với các doanh nhân Nhật Bản, đó có thể là dấu hiệu của sự non nớt, và cũng có nguy cơ không vượt qua rào cản ngôn ngữ hoặc văn hóa.
Hãy chuẩn bị cho câu hỏi trực tiếp. Trang web "Bản dịch tiếng nước ngoài" cảnh báo người đọc rằng người Nhật có xu hướng trực tiếp trong câu hỏi của họ khi làm quen với người mới (xem Tài liệu tham khảo 1). Những câu hỏi như "Bạn kiếm được bao nhiêu tiền?" "Bạn còn độc thân phải không?" hoặc "Bạn bao nhiêu tuổi?" có thể xảy ra. Nếu bạn không thoải mái khi trả lời những câu hỏi như vậy, hãy tìm một cách lịch sự để làm chệch hướng câu hỏi và không thể hiện sự xúc phạm.
