Các cá nhân, công ty nhỏ và tập đoàn chủ yếu sử dụng một trong hai kỹ thuật lập ngân sách - ngân sách từ dưới lên hoặc từ trên xuống. Ngân sách từ dưới lên bắt đầu từ cấp thấp nhất trong một tổ chức và tiến hành xây dựng ngân sách. Ngân sách từ trên xuống bắt đầu từ quản lý và làm việc xuống các đơn vị cấp thấp hơn. Ưu điểm và nhược điểm tồn tại cho cả hai kỹ thuật.
Quá trình từ dưới lên
Được đặt tên một cách thích hợp, quy trình lập ngân sách từ dưới lên bắt đầu với các thành phần nhỏ nhất của một tổ chức, thường là các dự án cá nhân cấp thấp hơn, để cùng nhau tạo ra một ngân sách cho tổ chức. Để bắt đầu quá trình lập ngân sách từ dưới lên, bạn phải xem các bước cần thiết để thực hiện một dự án riêng lẻ và liên kết chi phí cho từng bước. Bạn có thể cần thực hiện nghiên cứu thị trường để xác định chi phí nếu trước đó bạn đã hoàn thành một dự án tương tự trong tổ chức của mình. Tiếp theo, bạn sẽ cần cộng thêm chi phí cho mỗi dự án để đưa ra tổng số. Bạn phải làm điều này cho mọi cấp độ của tổ chức. Bạn sẽ cần đầu vào của các nhà quản lý ở mỗi cấp độ, để bạn nhận thức được chi phí của các dự án dưới sự giám sát của họ. Để đưa ra ngân sách hàng năm, bạn chỉ cần thêm tất cả ngân sách hàng tháng trong năm.
Ưu điểm và nhược điểm từ dưới lên
Một lợi thế của việc sử dụng kỹ thuật lập ngân sách từ dưới lên là bạn có thể lập kế hoạch chính xác cho từng giai đoạn của dự án. Ngân sách từ dưới lên thường liên quan đến các cá nhân thuộc nhiều cấp độ trong một tổ chức, đây là một lợi thế cho hầu hết các công ty vì nó xây dựng tinh thần nhân viên. Một bất lợi của ngân sách từ dưới lên là dễ dàng vượt quá ngân sách, điều đó có nghĩa là những người tham gia cấp thấp hơn có thể yêu cầu quản lý cho nhiều tiền hơn mức thực sự cần thiết. Một nhược điểm khác của việc lập ngân sách từ dưới lên là nó rất dễ bỏ lỡ một bước trong quy trình, điều này có thể khiến bạn tính toán sai các yêu cầu ngân sách của bạn.
Quá trình từ trên xuống
Mặc dù ngân sách từ dưới lên là phổ biến hơn, một số công ty và cơ quan chính phủ đang từ bỏ các phương pháp ngân sách truyền thống để thực hiện quy trình từ trên xuống. Ngân sách từ trên xuống bắt đầu quá trình bằng cách ước tính chi phí của các nhiệm vụ cấp cao hơn trong một tổ chức. Ngân sách được quản lý chuẩn bị và nhân viên cấp dưới không có nhiều đầu vào trong quy trình. Quản lý đặt ra các hướng dẫn cho quy trình lập ngân sách và các hướng dẫn có khả năng dựa trên mức doanh thu hoặc chi tiêu dự kiến.
Ưu điểm và nhược điểm từ trên xuống
Một lợi thế của ngân sách từ trên xuống là nó có thể thiết lập các nguyên tắc tổ chức. Ví dụ: nếu quản lý đã lập ngân sách cho một số lượng bán hàng nhất định, nó sẽ khuyến khích nhân viên thực hiện theo cách đạt được mục tiêu. Một bất lợi của quy trình từ trên xuống là nhân viên cấp thấp hơn thường bị loại khỏi quy trình, điều này có thể khiến họ cảm thấy như một ngân sách được áp đặt cho họ trái với ý muốn của họ. Điều này có khả năng làm suy yếu tinh thần nhân viên.
