Các ước tính cung cấp cơ sở cho doanh nghiệp của bạn để đảm bảo công việc mà khách hàng sẽ không trao giải mà không có ý thức về chi phí mà dự án của họ có thể gây ra. Cách bạn ước tính ảnh hưởng đến số tiền bạn ước tính và mức độ chính xác bạn có thể ghi lại chi phí tiềm năng. Hai trong số các phương pháp ước tính phổ biến nhất, ước tính từ dưới lên và từ trên xuống, đưa ra các quy trình, ưu điểm và nhược điểm khác nhau có thể giúp bạn quyết định nên sử dụng khi nào. Bản chất của một dự án cá nhân và thông số kỹ thuật của nó cũng là yếu tố quyết định.
Điểm khởi đầu
Ước tính từ trên xuống bắt đầu với một số dạng kết quả tổng thể và áp dụng nó cho một nhóm nhiệm vụ mới. Nếu một dự án giống với công việc trước đó, người ước tính sử dụng các thành phần có liên quan của những nỗ lực đã hoàn thành để điền vào chỗ trống chi phí cho các phần của triển vọng hiện tại. Các dự án bao gồm một số lượng lớn công việc lặp lại của một công việc nhỏ hơn hoặc một phiên bản lớn của một dự án nhỏ, cho vay các kỹ thuật từ trên xuống lặp lại chi phí của một mô-đun nhỏ để lấy ra một con số tổng thể hoặc phóng to chi phí của một công trình nhỏ công việc để dự báo một lớn hơn. Ước tính từ dưới lên dựa trên tổng hợp tất cả các chi phí riêng lẻ của một dự án để xây dựng tổng số cho công việc.
Độ chính xác và thời gian
Bởi vì các ước tính không đòi hỏi mức độ chính xác mà các trích dẫn ràng buộc yêu cầu, các quy trình từ trên xuống dựa trên tài liệu tốt, các ví dụ có liên quan từ quá khứ của công ty bạn có thể cung cấp một cơ sở tương đối nhanh chóng để phát triển các ước tính đáng tin cậy về công việc tiềm năng trong tương lai. Số của bạn đã tồn tại, thường ở dạng bảng tính sẵn sàng để phân tích, do đó bạn có thể tập hợp các số liệu của mình theo thứ tự ngắn. Ở giai đoạn ước tính, khi các dự án vẫn còn tiềm năng và nhiều tham số chỉ tồn tại ở dạng dự đoán tốt nhất, việc tạo ra ước tính từ dưới lên có thể trở thành một bài tập tốn thời gian vì cần phải xem chi tiết để buộc chúng vào số. Cách tiếp cận từ dưới lên có thể nhìn và thường chính xác hơn vì nó dựa vào số thực cho các phần thực của dự án, nhưng nó có thể chứa quá nhiều lỗ hổng và khoảng trống để được hoàn thành kịp thời. Nó cũng có thể không xem xét một số việc làm lại và cấu hình lại rằng các hồ sơ của các dự án thực tế tài liệu chính xác.
Chi phí dự toán
Một phần chi phí của bất kỳ dự án nào nằm ở thời gian cần thiết để tìm ra chi phí để theo đuổi và sản xuất. Đưa ra tài liệu chính xác về công việc trong quá khứ có liên quan hoặc quyền truy cập vào các sản phẩm thay thế phù hợp, bạn có thể nhanh chóng kết hợp các ước tính từ trên xuống đủ để làm cho chúng ít tốn kém hơn để tạo ra so với tương đương từ dưới lên. Ngược lại, các thủ tục từ dưới lên có thể dựa vào những nỗ lực toàn diện để tìm ra vô số chi tiết, đưa ra chi phí ước tính không bị đánh cắp trong thời gian ngắn. Những nỗ lực toàn diện này có thể dẫn đến các ước tính quá cao dựa trên giả định rằng một số chi phí vẫn bị che giấu do thiếu một đặc tả dự án hữu hạn.
Phương pháp kết hợp
Trong một số trường hợp, phương pháp ước tính tốt nhất kết hợp các phương pháp từ trên xuống và từ dưới lên, sử dụng từng phương pháp phù hợp để tận dụng điểm mạnh của nó và giảm thiểu điểm yếu của nó. Một dự án gần giống với một số khía cạnh của công việc trước đây có thể rút ra các phần trong ước tính của nó liên quan đến giờ lao động từ những nỗ lực trước đó và nhận chi phí nguyên vật liệu từ đánh giá từ dưới lên. Một ước tính từ trên xuống được tạo ra từ một đặc điểm kỹ thuật sơ bộ có thể tự cho vay để sàng lọc từ dưới lên khi nhu cầu của khách hàng của bạn trở nên rõ ràng.
