Nếu bạn đã từng đọc hướng dẫn lắp ráp hoặc vận hành mua hàng mới và bỏ đi nhiều bối rối hơn so với khi bạn bắt đầu, bạn không đơn độc. Viết kỹ thuật có thể khó khăn cho ngay cả các chuyên gia dày dạn nhất. Tuy nhiên, khi viết báo cáo kỹ thuật, điều quan trọng là bao gồm chủ đề thích hợp, rõ ràng và súc tích và sắp xếp thông tin của bạn để người đọc có thể dễ dàng hiểu được.
Chọn chủ đề
Mọi người thường viết báo cáo kỹ thuật khi họ đã thực hiện một số loại nghiên cứu và cần trình bày kết quả cho một đối tượng cụ thể. Nghiên cứu này có thể là nghiên cứu thực địa - khảo sát, phỏng vấn và quan sát - hoặc nghiên cứu sách. Bất kể loại nghiên cứu nào bạn đã thực hiện, bạn sẽ không thể chia sẻ tất cả thông tin bạn đã thu thập. Trong một số lời khuyên về việc viết một báo cáo kỹ thuật, thì Alan Alan Sherman thuộc Đại học Maryland, Hạt Baltimore, cho rằng báo cáo của bạn nên tập trung vào những phát hiện quan trọng cho thấy đề tài nghiên cứu của bạn rất thú vị và quan trọng. Bạn cũng nên bao gồm các yếu tố như thiết kế nghiên cứu và đề xuất nếu cần thiết.
Rõ ràng và súc tích
Mọi người không đọc các báo cáo kỹ thuật cho ngôn ngữ hay hình ảnh hoa mỹ. Thay vào đó, mọi người đọc các báo cáo kỹ thuật vì họ đang tìm kiếm một loại thông tin cụ thể. Hãy rõ ràng và súc tích khi bạn viết báo cáo của bạn. Suy nghĩ về đối tượng và mục đích của bạn, và viết theo cách tốt nhất sẽ cho phép người đọc hiểu những gì bạn đang cố gắng truyền đạt. Chẳng hạn, nếu bạn biết nhiều người nói tiếng Anh như ngôn ngữ thứ hai sẽ đọc báo cáo của bạn, hãy tránh những từ sáo rỗng và thành ngữ. Bất cứ khi nào có thể, hãy tập trung vào việc cắt bỏ các từ, câu và đoạn bạn không cần phải báo cáo thông tin bạn đã thu thập.
Sắp xếp thông tin của bạn
Tổ chức là rất quan trọng trong các báo cáo kỹ thuật. Cho dù bạn đang viết một bài báo hướng dẫn hay báo cáo tài chính tại nơi làm việc, thông tin vô tổ chức có thể khiến độc giả khó sử dụng thông tin đó. Đối tượng và mục đích ảnh hưởng lớn đến cách bạn tổ chức báo cáo của mình. Những gì khán giả của bạn đã biết về chủ đề sẽ xác định xem bạn có cần đưa thông tin cơ bản trước khi cụ thể không. Nếu mục đích của báo cáo của bạn là để biện minh cho việc sử dụng tiền hoặc biện hộ cho một hành động được thực hiện, hãy kết thúc bằng một đề xuất hoặc kháng cáo và tổ chức cơ quan báo cáo của bạn xung quanh sự hỗ trợ của bạn cho hành động này. Các cá nhân viết các phần cách gõ cần phải chắc chắn các bước được sắp xếp theo thứ tự thời gian thích hợp.
Trích dẫn nguồn bên ngoài
Vì các báo cáo kỹ thuật thông tin thường tiết lộ kết quả nghiên cứu, bạn có thể trích dẫn ý tưởng của người khác trong các văn bản của mình. Cho dù bạn đang trích dẫn hoặc diễn giải các nguồn này, bạn cần cung cấp cho họ tín dụng bằng cách trích dẫn chúng. Nếu bạn đang viết báo cáo cho công việc, một chân hoặc chú thích có thể được đề nghị cho trích dẫn này. Tuy nhiên, nếu bạn đang viết báo cáo cho trường học, giáo viên hoặc giáo sư của bạn thường sẽ yêu cầu bạn sử dụng một kiểu trích dẫn hiện có, như kiểu Hiệp hội Ngôn ngữ Hiện đại hoặc Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ.
