Có một đội ngũ bán hàng mạnh là rất quan trọng đối với sự thành công của một công ty vì bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm bán hàng, phát triển doanh nghiệp của bạn và giữ chân khách hàng hiện tại.Cuối cùng, chức năng quan trọng nhất của bộ phận bán hàng của bạn là duy trì mối quan hệ với khách hàng. Liên lạc cá nhân này là chìa khóa cho các mối quan hệ khách hàng hạnh phúc, lâu dài, chưa kể đến lợi nhuận tăng lên.
Tầm quan trọng của phòng kinh doanh là gì?
Bộ phận bán hàng là mối liên kết trực tiếp giữa sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty và khách hàng. Tuy nhiên, một bộ phận bán hàng được đào tạo tốt sẽ làm nhiều hơn là bán hàng. Nhân viên bán hàng của bạn xây dựng mối quan hệ với khách hàng của bạn. Hơn nữa, một nhân viên bán hàng chất lượng giúp xác định một nhu cầu duy nhất của khách hàng và đảm bảo rằng những nhu cầu đó được đáp ứng. Vì nhân viên bán hàng có liên hệ trực tiếp với khách hàng của bạn trên cơ sở liên tục, họ trở nên bí mật với thông tin cá nhân giúp làm cho các tương tác bán hàng mượt mà và thân thiện hơn. Một chuyên gia bán hàng được đào tạo chuyên nghiệp sẽ điều chỉnh doanh số bán hàng cho từng khách hàng và tìm hiểu nhu cầu của họ.
Ví dụ, giả sử bạn sở hữu một doanh nghiệp cung cấp văn phòng. Một khách hàng gọi cho nhóm bán hàng của bạn và nói rằng họ cần giấy in. Nhân viên bán hàng sẽ hỏi loại máy in mà doanh nghiệp đang sử dụng, văn phòng mất bao lâu để đi qua một trang giấy và liệu họ có cần một loại giấy chất lượng cao hơn vì bất kỳ lý do gì. Một công ty thiết kế in các mẫu công việc có thể cần một loại giấy chất lượng cao hơn một tổ chức phi lợi nhuận chỉ tìm cách in bản phát cho các cuộc họp. Nhân viên bán hàng của bạn đảm bảo rằng khách hàng đang có được những gì họ cần, đúng khối lượng và đúng giá.
Hơn nữa, một bộ phận bán hàng thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp cũng như giữ chân khách hàng. Một nhân viên bán hàng chất lượng xây dựng mối quan hệ lâu dài, liên tục với khách hàng của bạn. Tầm quan trọng của các mối quan hệ cá nhân trong kinh doanh có thể được đánh giá thấp. Một kết nối cá nhân làm cho khách hàng cảm thấy có giá trị và khuyến khích họ vẫn trung thành với công ty của bạn. Thêm vào đó, một khách hàng hài lòng sẽ giới thiệu thương hiệu của bạn cho người khác.
Mục tiêu của phòng kinh doanh là gì?
Một bộ phận bán hàng có một số mục tiêu, ngoài việc chỉ bán hàng. Vì bộ phận bán hàng của bạn thường là mối liên kết giữa khách hàng của bạn và sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty bạn cung cấp, nên có những chức năng cần thiết khác mà bộ phận bán hàng phải đáp ứng:
- Chuyển đổi doanh số: Tất nhiên, mục tiêu chính của bộ phận bán hàng là để bán hàng. Tuy nhiên, họ cũng phải làm như vậy một cách hiệu quả và rẻ tiền nhất có thể. Nó không đủ để thu thập thông tin thẻ tín dụng và xử lý một đơn đặt hàng. Một bộ phận bán hàng luôn quan tâm đến việc cải thiện tỷ lệ chuyển đổi của nó. Tỷ lệ chuyển đổi là tỷ lệ phần trăm khách hàng hoàn thành bán hàng. Vì vậy, nếu nhóm bán hàng của bạn nói chuyện với 100 khách hàng tiềm năng mỗi ngày và 20 trong số các cuộc hội thoại đó dẫn đến việc bán hàng, thì nhóm của bạn có tỷ lệ chuyển đổi 20%. Một bộ phận bán hàng có dầu tốt luôn tìm cách cải thiện tỷ lệ chuyển đổi của nó. Chuyển đổi tốt hơn có nghĩa là doanh nghiệp chi ít tiền hơn để chuyển đổi mỗi khách hàng, dẫn đến lợi nhuận cao hơn.
- Duy trì khách hàng: Đội ngũ bán hàng của bạn chịu trách nhiệm giữ chân khách hàng, một nhiệm vụ quan trọng. Chi phí cho một doanh nghiệp gấp năm đến 25 lần để thu hút khách hàng mới so với việc giữ khách hàng hiện tại. Nghiên cứu thêm cho thấy rằng việc tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng của bạn chỉ 5% có thể dẫn đến lợi nhuận tăng từ 25 đến 95% cho doanh nghiệp của bạn. Nó có ý nghĩa luôn luôn để giữ cho khách hàng của bạn hạnh phúc. Đây là nơi nhóm bán hàng của bạn đến. Là điểm liên lạc trực tiếp cho doanh nghiệp của bạn, bộ phận bán hàng của bạn đang xây dựng mối quan hệ có giá trị với khách hàng. Một nhóm bán hàng theo dõi khách hàng và đảm bảo rằng họ hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ bạn đang cung cấp là rất quan trọng. Hầu hết các khách hàng đưa doanh nghiệp của họ đi nơi khác đều làm như vậy một cách lặng lẽ, mà không thông báo cho bất cứ ai. Vì vậy, một mục tiêu của nhân viên bán hàng là đảm bảo khách hàng vẫn hài lòng và tiếp tục làm ăn với công ty của bạn.
- Tăng trưởng kinh doanh: Bộ phận bán hàng là một trong những lĩnh vực kinh doanh quan trọng nhất để phát triển. Thông qua việc xây dựng mối quan hệ và giữ cho khách hàng hài lòng, các khuyến nghị truyền miệng tăng lên. Thêm vào đó, khách hàng hài lòng thường sẵn sàng để lại đánh giá tích cực cho công ty của bạn trực tuyến. Đánh giá là rất quan trọng trong việc kinh doanh những ngày này. Khách hàng tiềm năng muốn thấy rằng bạn đã làm cho các khách hàng khác hài lòng và tất cả đều sẵn sàng đến gặp đối thủ của bạn nếu không có bằng chứng nào cho thấy bạn đang làm như vậy. Đây là lý do tại sao đội ngũ bán hàng của bạn có thể giúp bạn phát triển doanh nghiệp của bạn. Thông qua dịch vụ khách hàng xuất sắc, khách hàng của bạn trở nên trung thành và hát những lời khen ngợi của bạn cho người khác, mang lại doanh nghiệp mới. Hơn thế nữa, một nhân viên bán hàng chất lượng sẽ luôn tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới, tiếp tục phát triển doanh nghiệp của bạn.
Trách nhiệm của bộ phận bán hàng
Trách nhiệm của một bộ phận bán hàng khác nhau tùy thuộc vào doanh nghiệp và đội ngũ lớn như thế nào. Tuy nhiên, trách nhiệm đầu tiên của một bộ phận bán hàng thường là tìm kiếm và xác định các khách hàng tiềm năng. Trách nhiệm tiếp theo của bộ phận bán hàng là tiếp cận những khách hàng tiềm năng đó và liên lạc, đó là khi việc xây dựng mối quan hệ bắt đầu một cách nghiêm túc. Một đại diện bán hàng sẽ xác định nhu cầu của khách hàng và tìm hiểu bất kỳ thông tin liên quan nào để bán hàng.
Tiếp theo, bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm cung cấp các bài thuyết trình và đề xuất sẽ chuyển đổi khách hàng. Ví dụ, giả sử một khách hàng tiềm năng nói với đại diện bán hàng của bạn rằng anh ta đang tìm kiếm một nhà cung cấp văn phòng mới, nhưng những gì anh ta cần mà những người khác tặng là một lựa chọn các loại mực đặc biệt. Bộ phận bán hàng của bạn bây giờ tập hợp một bài thuyết trình cho khách hàng minh họa cho lựa chọn mực rộng của bạn. Thông thường, một thành viên trong nhóm cũng sẽ đưa ra một đề xuất cho doanh nghiệp. Việc tán tỉnh khách hàng cá nhân này có thể giúp chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng dài hạn, do đó, điều quan trọng là phải làm cho phần này đúng.
Nếu khách hàng tiềm năng hài lòng với dịch vụ khách hàng của nhân viên bán hàng và điểm mấu chốt của đề xuất, thì đã đến lúc kết thúc hợp đồng. Đóng cửa bán hàng thành công là một trách nhiệm khác của nhân viên bán hàng: xử lý giao dịch và đảm bảo thanh toán chạy trơn tru. Cuối cùng, bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm quản lý các mối quan hệ khách hàng và giữ cho khách hàng hạnh phúc lâu dài. Như đã lưu ý trước đây, việc giữ chân khách hàng rất quan trọng đối với lợi nhuận kinh doanh, vốn thường rơi vào đội ngũ bán hàng khi họ tiếp tục theo dõi và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Bộ phận bán hàng phải duy trì mối quan hệ khách hàng và quản lý sự hài lòng của tất cả khách hàng.
Các vai trò khác nhau của phòng kinh doanh
Trách nhiệm của một bộ phận bán hàng rất đa dạng. Do đó, một bộ phận bán hàng thường được chia thành nhiều vai trò, mỗi vai trò có chức năng duy nhất:
- Đại diện phát triển bán hàng: Cũng được gọi là đại diện phát triển kinh doanh, đại diện phát triển bán hàng chịu trách nhiệm cho bước một trong quy trình bán hàng: nghiên cứu, xác định và liên hệ với khách hàng tiềm năng. Người này thường là một người gọi lạnh hoặc thành viên trong nhóm, người thực hiện liên lạc đầu tiên với một khách hàng tiềm năng. Sau khi khách hàng tiềm năng đã được xác định là khách hàng tiềm năng đủ điều kiện, một người có khả năng bán hàng), một đại diện phát triển bán hàng sẽ vượt qua dẫn đến đại diện bán hàng cấp cao hơn.
- Tài khoản điều hành: Giám đốc điều hành tài khoản có trách nhiệm mang lại doanh nghiệp mới và bán hàng, hoàn thành vai trò nhân viên bán hàng truyền thống. Người này phải gần gũi hơn vì thành công của thỏa thuận cuối cùng rơi vào vai họ. Giám đốc điều hành tài khoản tạo bài thuyết trình, chạy trình diễn, viết đề xuất, xác định bất kỳ trở ngại nào cho quy trình mua hàng, đàm phán các điều khoản với khách hàng và cuối cùng, thực hiện bán hàng.
- Chuyên viên bán hàng: Một chuyên gia bán hàng có kiến thức chuyên sâu về sản phẩm và ngành công nghiệp. Đây là người bạn muốn xử lý các vấn đề phức tạp hoặc câu hỏi khó của khách hàng. Một chuyên gia bán hàng cũng có kinh nghiệm trong việc trình diễn sản phẩm và đề xuất khách hàng. Trong một bộ phận bán hàng, chuyên gia này đảm nhận bất kỳ doanh số phức tạp hoặc những thách thức nâng cao nào xảy ra cho phần còn lại của nhóm.
- Đại diện khách hàng thành công: Đại diện thành công của khách hàng chịu trách nhiệm theo dõi và gia hạn bán hàng với những khách hàng đã mua hàng. Vai trò này rất quan trọng đối với việc giữ chân khách hàng và đảm bảo doanh nghiệp của bạn không phải để tiền trên bàn. Một đại diện thành công của khách hàng giữ cho khách hàng tốt nhất của bạn hạnh phúc và tìm ra những cách mới để tiếp tục mối quan hệ, do đó làm tăng lợi nhuận của bạn.
- Quản lý kinh doanh: Người quản lý bán hàng là người lãnh đạo của nhóm và chịu trách nhiệm đảm bảo nhóm đáp ứng trách nhiệm của họ và đạt được mục tiêu của họ. Người này được giao nhiệm vụ chỉ đạo con tàu cũng như đo lường và cải thiện kết quả.
Cách cải thiện phòng kinh doanh
Có nhiều cách để cải thiện một bộ phận bán hàng. Tùy thuộc vào doanh nghiệp và ngành nghề cá nhân của bạn, những gì sẽ làm việc cho bạn có thể không làm việc cho một doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, có một vài quy tắc đơn giản bạn có thể làm theo để đảm bảo bạn sẽ nhận được nhiều nhất từ bộ phận bán hàng của mình.
Đầu tiên, hãy đánh giá tất cả các kỹ năng của mọi người và đảm bảo các thành viên trong nhóm đang ở đúng nơi để phát triển. Không phải mọi loại tính cách đều được cắt ra để bán hàng. Nếu bạn có một hoặc hai thành viên trong nhóm luôn kém hiệu quả, hãy tìm hiểu lý do tại sao. Họ không thích làm việc với khách hàng? Hoặc có lẽ họ không được đào tạo theo tiêu chuẩn đủ cao? Xác định bất kỳ điểm yếu nào và đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều có sự hỗ trợ cần thiết để hoàn thành vai trò của mình. Dù được thực hiện thông qua một chương trình đào tạo hay huấn luyện bởi một thành viên nhóm cấp trên, điều quan trọng là mọi thành viên của bộ phận bán hàng đều được đưa ra đúng cách để tăng tốc trách nhiệm của họ. Hãy chắc chắn rằng không ai trong nhóm của bạn rơi vào vết nứt.
Hơn nữa, nó là một ý tưởng tốt để xem xét đào tạo mà bạn đang cung cấp cho đội ngũ bán hàng của bạn. Đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang và được đào tạo tương tự trên các hệ thống của bộ phận bán hàng của bạn. Có một loạt các chương trình đào tạo có sẵn trực tuyến cũng như trực tiếp. Tìm một chương trình bổ sung cho các mục tiêu của công ty bạn và đảm bảo tất cả nhân viên đều được đào tạo về chương trình đó. Huấn luyện nhất quán, phù hợp giúp mọi người trên cùng một trang và cho phép các thành viên trong nhóm nhảy vào và giúp đỡ lẫn nhau khi cần thiết.
Tiếp theo, hãy nhìn vào những gì đang thúc đẩy nhóm của bạn. Nếu bộ phận bán hàng của bạn thiếu động lực, đó là thời gian để cải thiện các ưu đãi mà bạn cung cấp. Hãy chắc chắn rằng các chương trình ưu đãi của bạn đang nhắm mục tiêu toàn bộ nhân viên bán hàng của bạn, không chỉ 20% trên. Các chương trình ưu đãi thường phức tạp không cần thiết. Tìm hiểu xem có cách nào để đơn giản hóa và cải thiện chương trình khuyến khích của bạn để đưa nhiều nhân viên bán hàng vào cuộc. Tìm hiểu về những gì thúc đẩy nhân viên của bạn và hỏi họ những ưu đãi nào họ muốn thấy. Không phải mọi nhân viên đều được thúc đẩy theo cùng một cách, vì vậy, điều quan trọng là tìm hiểu làm thế nào bạn có thể tận dụng tối đa từng người trong bộ phận bán hàng của bạn.
Cuối cùng, nó rất quan trọng để thưởng và công nhận thành công. Mọi người thích được công nhận cho những nỗ lực của họ và được khen thưởng khi thích hợp. Điều này làm tăng động lực và duy trì tinh thần cao trên toàn bộ. Một vài lời công nhận có thể đi một chặng đường dài, ngay cả khi một thành viên trong nhóm đã thực hiện khá đủ để đạt được mục tiêu của họ. Ví dụ: giả sử bạn có một thành viên trong nhóm đang vật lộn để chốt giao dịch. Bạn cho anh ta đào tạo thêm và anh ta cải thiện số lượng của mình nhưng không bán đủ để đạt được mục tiêu hàng tháng của mình. Đây là thời điểm tốt để công nhận. Công nhận sự chăm chỉ và cải thiện của anh ấy, và khuyến khích anh ấy tiếp tục đạt được mục tiêu vào lần tới. Khi nhân viên cảm thấy được công nhận và đánh giá cao, họ sẵn sàng làm việc chăm chỉ hơn và làm nhiều hơn cho một công ty. Đừng đánh giá thấp sức mạnh của phần thưởng và công nhận.
