Những gì tách biệt các nhà quản lý và nhân viên không chỉ là đào tạo, kinh nghiệm và trách nhiệm. Các kỹ năng giao tiếp giữa các nhân viên sử dụng rất quan trọng đối với hiệu suất của họ, điều này thường phụ thuộc vào cách họ tương tác với người khác. Người quản lý phải phát triển các kỹ năng giao tiếp giúp họ tối đa hóa hiệu suất của cấp dưới, trong khi nhân viên phải học cách tương tác tốt với các đồng nghiệp và cấp trên.
Kỹ năng giao tiếp
Không giống như kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp thường là những đặc điểm chủ quan bạn sử dụng để tương tác với mọi người. Chúng bao gồm lắng nghe, giao tiếp, công bằng, trung thành, lãnh đạo, tự tin, hiểu biết và nhạy cảm. Các khái niệm như sự nhạy cảm và hiểu biết đòi hỏi bạn phải lắng nghe người khác, nhận thông điệp của họ một cách chính xác và đánh giá ý nghĩa của những thông điệp đó. Các khái niệm như lãnh đạo và sự tự tin đòi hỏi bạn phải thể hiện niềm tin vào bản thân và kế hoạch của mình dựa trên việc thu thập các sự kiện, thông tin và kiến thức trái ngược với bản ngã.
Kỹ năng quản lý cá nhân
Người quản lý phải có khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả, không chỉ bằng văn bản, mà còn bằng lời nói. Điều này có nghĩa là phát triển khả năng tạo và gửi thông điệp cho cấp dưới của bạn hiểu và tạo phản hồi và phản hồi xác nhận sự hiểu biết của họ. Giao tiếp hai chiều này ngăn chặn các giả định có thể làm hỏng dự án khi công việc chưa hoàn thành hoặc được thực hiện không chính xác. Công bằng là một nhà quản lý kỹ năng giao tiếp cá nhân quan trọng khác để sử dụng để duy trì tinh thần và giảm doanh thu. Miễn là nhân viên hiểu được những gì mà họ mong đợi ở họ, họ có thể tự tin thực hiện công việc của mình. Nếu họ đáp ứng mục tiêu của họ và người quản lý không cung cấp phần thưởng hoặc thúc đẩy những người khác không đạt được mục tiêu của họ, nhân viên có thể cảm thấy bất lực và tìm cách làm việc ở nơi khác. Lãnh đạo có nghĩa là nhiều hơn là đưa ra mệnh lệnh. Một nhà lãnh đạo mạnh mẽ bước đi, cư xử theo cách mà anh ta mong đợi ở người khác. Điều này bao gồm tham dự đúng giờ, không buôn chuyện, chia sẻ tín dụng và chịu trách nhiệm về các lỗi thay vì đổ lỗi.
Kỹ năng giao tiếp của nhân viên
Nhân viên cần làm theo đơn đặt hàng và cũng đưa ra phản hồi khi họ gặp vấn đề. Điều này có thể bao gồm yêu cầu làm rõ thêm về một hướng dẫn hoặc tìm hiểu về mục đích của nó mà dường như không đặt câu hỏi về tính hợp lệ của hướng dẫn. Nhân viên nên đưa ra đề xuất mà không cần phải hỏi nếu họ thấy cách cải thiện quy trình. Khi một nhân viên nhìn thấy một vấn đề cá nhân, cô ấy nên kín đáo nói với đồng nghiệp hoặc người giám sát của mình để tránh làm xấu hổ người đó trước mặt nhóm. Tham gia vào tin đồn khiến mọi người đặt câu hỏi về những gì bạn nói về họ và làm giảm sự tin cậy của bạn. Khiếu nại về công ty có thể quay trở lại quản lý và miêu tả bạn là người không trung thành hoặc làm xói mòn tinh thần.
Cân nhắc
Huấn luyện quản lý và nhân viên của bạn về các kỹ năng giao tiếp cá nhân ngoài việc bao gồm một phần trong hướng dẫn nhân viên của bạn về hành vi chấp nhận được. Cung cấp đào tạo kỹ năng giữa các cá nhân dưới dạng hội thảo hoặc bao gồm các mẹo trong bản tin công ty của bạn. Tạo một người quản lý kiểm tra trực tuyến và nhân viên có thể tham gia trực tuyến đưa ra một số tình huống họ có thể gặp phải trong công việc và các phản ứng có thể xảy ra với những tình huống đó. Tổ chức các buổi nhập vai yêu cầu người quản lý đưa ra những tin tức xấu, khen ngợi hoặc đưa ra hướng dẫn cho một nhóm hoặc cá nhân.
