Giao tiếp kinh doanh chính thức là trên tiêu đề thư của công ty và thường có chữ ký của nhà văn bên dưới lời chào kết thúc. Định dạng cho loại giao tiếp kinh doanh này là đơn giản; tuy nhiên, một chữ cái yêu cầu chữ ký của nhiều người phải được soạn thảo và định dạng theo một cách hơi khác để giải thích tại sao bức thư chứa nhiều chữ ký và để cung cấp không gian cho nhiều hơn một chữ ký.
Định dạng khối truyền thống
Thư tín kinh doanh phải ở định dạng khối truyền thống, nghĩa là ngày là hai khoảng trắng bên dưới tiêu đề thư; Tên và địa chỉ gửi thư của người nhận là hai khoảng trắng bên dưới ngày; một dòng chủ đề là hai không gian dòng bên dưới thông tin của người nhận và cuối cùng, hai không gian dòng bên dưới dòng chủ đề là lời chào. Lời chào được chấp nhận cho thư tín kinh doanh chính thức là "Kính gửi bà Smith", "Ông Jones thân mến", "Quý ông" hay đơn giản là "Lời chào". Ví dụ cuối cùng rất hữu ích khi thư của bạn dành cho nhiều địa chỉ giới tính hỗn hợp. Định dạng khối truyền thống có nghĩa là các đoạn văn không được thụt lề với mỗi dòng tuôn ra với lề trái.
Lý do cho nhiều chữ ký
Mặc dù người mà bạn giải quyết thư từ của bạn có thể đã biết tại sao có nhiều người ký, nhưng thật khôn ngoan khi nhắc lại ngắn gọn lý do trong nội dung thư của bạn. Các trường hợp, trong đó một bức thư có thể yêu cầu nhiều chữ ký, bao gồm việc truyền đạt một hành động cần có sự cho phép của nhiều người hoặc thể hiện quan điểm tập thể của một số người ủng hộ thư của bạn truyền tải. Ví dụ: bạn có thể viết "Thay mặt nhóm lãnh đạo điều hành của Công ty ABC, thư này nêu lên sự đồng thuận mà chúng tôi đạt được sau khi thảo luận về yêu cầu bằng văn bản của bạn để thuê thêm nhân viên nhân sự." Trong đoạn đầu tiên của bức thư, hãy nêu lý do cho việc giao tiếp của bạn và lý do tại sao bức thư chứa nhiều chữ ký. Các đoạn văn sau đây trong thư của bạn, dĩ nhiên, tuôn ra với lề trái.
Đóng khối chữ ký và khối chữ ký
Lời chào cuối cùng phải phù hợp với một lá thư kinh doanh chính thức, chẳng hạn như "Rất thật sự của bạn", "Trân trọng" hoặc "Trân trọng". Lời chào kết thúc bắt đầu hai không gian dòng bên dưới đoạn cuối cùng.
Nếu bạn chỉ có hai người ký, hãy bỏ qua bốn khoảng trắng đủ chỗ cho chữ ký viết và nhập tên người ký đầu tiên tuôn ra với lề trái. Trên dòng bên dưới tên người ký, nhập vị trí hoặc tiêu đề của họ. Bỏ qua bốn không gian dòng khác cho tên và vị trí hoặc tiêu đề của người ký thứ hai. Tên và chức danh của người có thứ hạng cao hơn trong tổ chức phải là khối chữ ký đầu tiên.
Nếu bạn có ba người ký, hãy bỏ qua bốn khoảng trắng dòng và nhập tuôn tên của Người ký 1 với lề trái. Tab trên và nhập tên của Người ký 2; tab lại và nhập tên của Người ký 3. Bỏ qua một không gian dòng và nhập vị trí hoặc tiêu đề của Người ký 1, tab này và làm tương tự cho Người ký 2 và Người ký 3 để tiêu đề của họ nằm ngay dưới tên được đánh máy.
Đối với bốn người ký, bỏ qua bốn khoảng trắng dòng và gõ tuôn tên của Người ký 1 với lề trái. Tab qua giữa trang và nhập tên của Người ký 2; bỏ qua dòng tiếp theo và nhập vị trí hoặc tiêu đề của Người ký 1 và Người ký 2 ngay dưới tên của họ. Bỏ qua bốn không gian dòng khác và lặp lại định dạng cho Người ký 3 và Người ký 4.
Lưu hành Dự thảo của bạn
Bởi vì bạn đang soạn thư thay mặt cho nhiều người, nên việc lưu hành bản thảo trước khi bạn yêu cầu chữ ký của họ là một cách tốt. Nói với họ rằng bạn hoan nghênh ý kiến đóng góp của họ và gửi bản nháp qua email hoặc bằng cách truy cập từng người. Khi mọi người đồng ý về nội dung và gửi thông điệp của bức thư, hãy chuẩn bị phiên bản cuối cùng và cho mọi người biết rằng bạn sẽ đích thân lưu hành nó cho chữ ký của họ.
