Email đã trở thành phương thức giao tiếp tiêu chuẩn cho các doanh nghiệp và những người giao tiếp với các doanh nghiệp. Điều đó nói rằng, có những lúc một lá thư kinh doanh chuyên nghiệp truyền thống là cần thiết. Điều này có thể là cho tìm kiếm việc làm, đề xuất kinh doanh hoặc thậm chí lý do pháp lý. Định dạng đúng thư để có cơ hội nhận kết quả tốt nhất. Các kiểu kinh doanh hiện tại sử dụng chữ "định dạng khối" cho doanh nghiệp thay vì "kiểu thụt lề" được sử dụng cho các chữ cái ít chính thức hơn.
Tạo một tiêu đề thư
Tiêu đề thư cung cấp thông tin của bạn bao gồm tên, tên doanh nghiệp (nếu có), địa chỉ và thông tin liên hệ thích hợp khác như số điện thoại, fax và email. Hầu hết các chương trình xử lý văn bản máy tính mở phần "tiêu đề" bằng cách nhấp đúp vào inch trên cùng của trang tệp trống. Trong phong cách khối, không có thụt lề hoặc trung tâm của thông tin. Nó chỉ đơn thuần là một khối thông tin dọc theo lề trái. Tiêu đề này chỉ được sử dụng trên trang đầu tiên.
Nếu bạn không thể tạo tiêu đề thư trong phần tiêu đề, bạn có hai tùy chọn. Di chuyển tiêu đề thư đến phần chính làm khối đầu tiên hoặc đặt ngày đầu tiên với thông tin liên hệ của bạn giữa ngày và thông tin của người nhận.
Ngày, địa chỉ và lời chào
Ngày, địa chỉ và lời chào là ba khối đầu tiên trong phần trang thư chính. Hãy chắc chắn rằng bạn không ở trong phần tiêu đề bằng cách nhấp vào trang chính. Dòng đầu tiên là ngày được định dạng bằng cách đánh vần hết tháng với ngày và năm tiếp theo, ví dụ: ngày 10 tháng 5 năm 2017.
Giữ một dòng trống giữa ngày và khối địa chỉ của người nhận. Bao gồm "Ông", "Bà" hoặc "Bà" nơi áp dụng. Sử dụng địa chỉ đầy đủ và thông tin liên lạc, đặt thông tin đường phố trên một dòng và thành phố, tiểu bang tiếp theo. Bỏ qua một dòng cho lời chào được theo sau bởi dấu hai chấm, ví dụ "Kính gửi bà Smith:".
Định dạng nội dung của thư
Giữa địa chỉ và lời chào, hoặc sau lời chào, bạn có thể bao gồm một tài liệu tham khảo cho bức thư tóm tắt chủ đề, chẳng hạn như "RE: Vị trí giám sát." Tiếp tục sau đó để viết cơ thể của bức thư. Sử dụng phông chữ bảo thủ 10 hoặc 12 điểm như Times New Roman, Cambria hoặc Arial. Đoạn văn không được thụt lề, được đặt ở lề trái và cách nhau bởi một khoảng trắng. Lợi nhuận phải là một inch trên tất cả các mặt của tài liệu.
Chuyển đến trang thứ hai
Chỉ bao gồm thông tin liên hệ tiêu đề thư trên trang đầu tiên của bức thư. Như đã lưu ý, trang đầu tiên là nơi duy nhất nên có tiêu đề thư với tên và địa chỉ đầy đủ của người gửi. Tiêu đề của trang thứ hai sẽ nêu số trang ở giữa. Bạn cũng có thể bao gồm người nhận thư ở lề trái và ngày ở lề phải, giúp người đọc xác định tài liệu nếu hai trang bị tách ra.
Kết thúc thư
Chữ cái được đóng lại với một khối chữ ký. Đóng thư trên trang thứ hai bằng cách sử dụng một đóng gần gũi nhưng thân thiện, chẳng hạn như "Trân trọng" hoặc "Trân trọng". Việc kết thúc được theo sau bởi dấu phẩy, bốn dấu cách và tên của bạn. Bao gồm tiêu đề của bạn nếu có, dưới tên của bạn. Ký tên bằng mực màu xanh hoặc đen trong khoảng trắng phía trên tên của bạn.
Nếu bạn bao gồm bất cứ điều gì với bức thư như sơ yếu lý lịch hoặc đề xuất, bạn sẽ muốn lưu ý rằng có một "bao vây" hai dòng dưới tên của bạn.
