Cách viết thư chào hàng

Viết thư mời là một bước quan trọng đối với bộ phận nhân sự. Nó giúp mang lại những nhân viên có trình độ để củng cố một công ty trong một thị trường cạnh tranh. Gửi thư đề nghị chính thức làm giảm cơ hội nhầm lẫn sau này. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến các điều khoản tuyển dụng sau này, công ty sẽ có một hồ sơ về các điều khoản mà nhân viên đồng ý. Có tất cả các thông tin cần thiết được sắp xếp trước thời hạn sẽ cho phép bạn viết thư dễ dàng.

Chuẩn bị

Kiểm tra luật lao động của tiểu bang và địa phương để đảm bảo bạn tuân thủ tất cả các quy định. Những luật này bảo vệ nhân viên và công ty và thường đặt ra thời hạn gửi và chấp nhận. Luật pháp khác nhau giữa các tiểu bang.

Đưa ra lời đề nghị bằng lời nói, nếu bạn chưa làm như vậy. Như một phép lịch sự chuyên nghiệp, các đề nghị ban đầu được thực hiện trực tiếp hoặc qua điện thoại, vì vậy một nhân viên mới không phải chờ thư để biết quyết định thuê bạn. Điều này cũng có thể quan trọng nếu ứng viên của bạn đang xem xét các công ty khác.

Sắp xếp ghi chú của bạn từ cuộc phỏng vấn và xác nhận dữ liệu sẽ được bao gồm trong thư. Thông tin này có thể bao gồm các mục như tiền lương, lợi ích và kỳ nghỉ. Sắp xếp ý tưởng của bạn rất quan trọng đối với cấu trúc của một lá thư chuyên nghiệp.

Viết thư

Bắt đầu bức thư với tên công ty, địa chỉ và số điện thoại ở đầu trang. Bạn sẽ không cần phải nhập phần này nếu bạn đang sử dụng một tiêu đề thư chính thức của công ty. Luôn bỏ qua một dòng giữa các phần của bức thư.

Nhập ngày bạn đang viết thư.

Thêm tên và địa chỉ của ứng cử viên bạn sẽ gia hạn ưu đãi.

Viết lời chào của bạn, theo sau là dấu hai chấm. Đây phải là một cái gì đó trang trọng như "Kính gửi bà Smith."

Viết phần giới thiệu bao gồm xác nhận rằng bạn đã mở rộng lời đề nghị bằng lời nói. Bao gồm tên công ty và vị trí bạn đang cung cấp.

Thêm các chi tiết của đề nghị vào thư bao gồm tiền lương, lợi ích và bất kỳ điều khoản đặc biệt nào của việc làm như thời gian thử việc. Khi bao gồm tiền lương, hãy định dạng nó theo số tiền hàng tháng, hàng giờ hoặc hàng tuần để có một lời hứa giả định về hợp đồng lao động dài hạn.

Thêm một đoạn khác để thông báo cho ứng viên về ngày báo cáo dự kiến. Trong phần này, bạn có thể muốn bao gồm thời gian, bất kỳ vị trí cụ thể nào trong tòa nhà và người mà họ dự kiến sẽ báo cáo. Nếu công ty của bạn có yêu cầu cụ thể, hãy bao gồm chúng trong phần này.

Viết một kết luận cho bức thư bao gồm một yêu cầu xác nhận trước một ngày cụ thể. Cũng dành thời gian này để lưu ý bất kỳ tài liệu tham khảo bổ sung nào được bao gồm trong thư.

Đóng thư với tên và vị trí của bạn. Phần cuối của bức thư cũng có thể ghi chú các thùng hàng và ai nhận được một bản sao của bức thư.