Trong quản lý hợp đồng, các doanh nghiệp, cơ quan chính phủ và các tổ chức phi lợi nhuận sử dụng các nhà thầu để cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng. Quản lý hợp đồng là một cách hiệu quả về chi phí để cung cấp nhiều dịch vụ hơn so với tổ chức có nhân sự tự thực hiện. Hợp đồng chi phối những dịch vụ nào nhà thầu sẽ cung cấp và khoản bồi thường nào sẽ được nhận cho các dịch vụ được cung cấp.
Mất kiểm soát
Một bất lợi lớn của quản lý hợp đồng là tổ chức từ bỏ một lượng kiểm soát đáng kể đối với các dịch vụ sẽ được cung cấp cho khách hàng. Ví dụ: khi một công ty CNTT ký hợp đồng hỗ trợ trang web cho khách hàng của mình, nhân viên của chính họ sẽ không còn cung cấp xử lý sự cố hàng ngày. Sự mất kiểm soát này có thể dẫn đến nhận thức về mức độ thấp hơn của dịch vụ khách hàng giữa các khách hàng.
Thời gian trễ
Một nhược điểm tiềm năng khác của quản lý hợp đồng là nhà thầu có thể không thể đáp ứng các thời hạn được nêu trong hợp đồng. Các doanh nghiệp hoặc tổ chức phụ thuộc vào nhà thầu để cung cấp các dịch vụ quan trọng. Khi thời hạn được thiết lập theo thỏa thuận của cả hai bên không được đáp ứng, tổ chức ký kết hợp đồng sẽ mất tiền và thời gian. Một số người cũng gọi thời gian trì hoãn là một chi phí ẩn có liên quan đến sự khó lường của mối quan hệ kinh doanh kiểu này.
Mất tính linh hoạt
Linh hoạt là một phần quan trọng của việc kinh doanh trong nền kinh tế toàn cầu. Khi tổ chức thuê ngoài làm việc cho bên thứ ba, tổ chức giảm khả năng thích ứng các quy trình kinh doanh nội bộ của mình để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong môi trường kinh doanh năng động. Mối quan hệ hợp đồng lý tưởng nhất là mối quan hệ trong đó nhà thầu cũng có thể linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu của tổ chức hợp đồng mà nó phục vụ.
Mất chất lượng
Khi một tổ chức mẹ cung cấp một mức chất lượng nhất định trong các sản phẩm và dịch vụ của mình, kết quả là một danh tiếng chuyên nghiệp đạt được trong ngành. Nếu các cá nhân trong công ty thầu đang giao sản phẩm hoặc dịch vụ thay mặt cho khách hàng của họ, việc giảm chất lượng có thể gây ra hậu quả tai hại cho uy tín của công ty khách hàng. Trước khi sử dụng quản lý hợp đồng, công ty nên sử dụng quy trình yêu cầu đề xuất đáng tin cậy để tìm nhà thầu đáng tin cậy nhất với hồ sơ theo dõi được chứng minh về hiệu suất chất lượng.
Tuân thủ
Mặc dù hợp đồng dịch vụ giữa khách hàng và nhà thầu thường được xem là một thỏa thuận pháp lý, khách hàng có thể phải đối mặt với chi phí pháp lý lớn để thực thi tài liệu này tại tòa án. Hợp đồng nên bao gồm răng, hoặc các cơ chế để đảm bảo rằng nhà thầu sẽ cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận. Tuy nhiên, các công ty lớn nên lập kế hoạch cho các trường hợp không lường trước và chi phí pháp lý cho các mối quan hệ hợp đồng trong đó nhà thầu không cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đã thỏa thuận.
