Giữ cho các giám sát viên, đồng nghiệp và cấp dưới của bạn được thông tin tốt là điều cần thiết để một văn phòng hoạt động trơn tru. Mặc dù nhiều thông tin hàng ngày được trao đổi trực tiếp, qua email hoặc qua điện thoại, đôi khi bạn cần phải viết một bản ghi nhớ văn phòng để ghi nhớ các cuộc thảo luận và hành động đã diễn ra (bao gồm cả đánh giá của nhân viên) và / hoặc đưa ra mọi người "đứng lên" về những thay đổi sắp xảy ra. Đây là những gì bạn cần biết để thu thập suy nghĩ của bạn và viết một bản ghi nhớ hiệu quả.
Xác định mục đích của bản ghi nhớ bạn muốn viết. Cố gắng tóm tắt nó trong một câu ngắn. Ví dụ: Định hướng cho nhân viên mới; Thủ tục mới để xử lý yêu cầu du lịch; Kỳ nghỉ Potluck. Câu này sẽ tạo thành dòng "Chủ đề" ở đầu bản ghi nhớ của bạn ngay bên dưới địa chỉ.
Xác định các cá nhân mà bản ghi nhớ sẽ đi đến. Nếu chỉ dành cho một vài người, bản ghi nhớ sẽ xác định từng người theo tên, chức danh và bộ phận. Tuy nhiên, nếu nó đi đến một nhóm lớn, chúng sẽ được xác định bởi một tiêu đề tập thể. Ví dụ: Tất cả nhân viên; Quản lý phân khu 4; Nhân viên hỗ trợ văn thư. Thông tin này sẽ được đặt trong dòng "Tới" của bản ghi nhớ.
Xác định bản thân và tiêu đề của bạn trong dòng "Từ". Ngay cả khi mọi người biết bạn là "Bob", bạn vẫn nên xác định chính mình bằng cả họ và tên của mình.
Thực hiện theo "Quy tắc 3" trong việc xây dựng nội dung của memo của bạn; cụ thể, nói với độc giả của bạn những gì bạn sẽ nói với họ, nói với họ đó là gì và kết thúc bằng cách nhắc lại những gì bạn vừa nói với họ. Ví dụ, có lẽ bản ghi nhớ của bạn là về việc nhắc nhở nhân viên của bạn rằng những phiền nhiễu của mùa lễ làm cho nó trở thành thời điểm phổ biến cho những tên trộm ăn cắp các vật phẩm như ví và vật dụng cá nhân trong tầm nhìn rõ ràng. Đoạn đầu tiên sẽ khuyên họ cần phải thận trọng. Đoạn thứ hai sẽ cung cấp các mẹo về khóa bàn và cửa và nhận thức rõ hơn về khách truy cập. Đoạn thứ ba sẽ khuyến nghị các hành động nên thực hiện nếu họ quan sát hành vi đáng ngờ hoặc là nạn nhân của một vụ trộm văn phòng.
Sử dụng các gạch đầu dòng cho các bản ghi nhớ đang cung cấp nội dung thủ tục hoặc bất kỳ loại danh sách kiểm tra nào. Đây là những cách dễ dàng để làm theo và hiểu hơn là nhúng chúng vào một đoạn văn tường thuật.
Quan sát quy tắc lề 1 inch ở bên trái và bên phải và dưới cùng của trang. Đầu trang của bạn có thể là một số dạng tiêu đề thư hoặc một mẫu sẽ làm giảm lề trên của bạn xuống vài inch. Nếu bạn không có tiêu đề thư, bạn có thể tự tạo một tài liệu dễ nhìn bằng cách căn giữa chữ "MEMO" in đậm 2 hoặc 3 inch từ đầu trang. "Đến:", "Từ:" và "Chủ đề:" sẽ được nhập ở lề bên trái. Cơ thể của bản ghi nhớ là khoảng cách đơn.
Sử dụng 12 pt. phông chữ sẽ dễ dàng cho người nhận của bạn đọc. Times New Roman và Courier là tiêu chuẩn; Bookman và Palatino cũng được chấp nhận.
Đọc kỹ nội dung của bạn trước khi in ra.
Photocopy bao nhiêu bản sao bạn cần và phân phối chúng cho người nhận.
Lời khuyên
-
Bất cứ khi nào có thể, hãy giữ bản ghi nhớ của bạn vào một trang. Với tất cả mọi người trong văn phòng phải làm, bất kỳ bản ghi nhớ nào đi đến nhiều trang có thể sẽ được đặt sang một bên để đọc sau này và cuối cùng sẽ đi đến cuối ngăn xếp. Nếu nội dung có tính chất khẩn cấp hoặc liên quan đến một cuộc họp sắp tới mà họ cần đưa vào lịch của họ, hãy đảm bảo rằng nội dung này nổi bật trong dòng chủ đề để độc giả của bạn không bỏ lỡ nó.
Cảnh báo
Nếu nội dung của bản ghi nhớ của bạn là tiêu cực hoặc có lẽ được viết theo tinh thần của một khoảnh khắc khó chịu, hãy đặt nó sang một bên trong vài giờ hoặc cho đến ngày hôm sau và đọc lại.
