Mức độ hiệu quả và trách nhiệm mà một văn phòng y tế duy trì là một dấu hiệu trực tiếp cho sự thành công của nó trong chăm sóc bệnh nhân và quản lý chăm sóc sức khỏe. Cho dù đó là một văn phòng mới hay một văn phòng hiện có, việc xem xét lại các chính sách và thủ tục nên được thực hiện thường xuyên. Mặc dù một số thành phần có thể thay đổi tùy theo loại thực hành hoặc chuyên ngành, có những yếu tố cơ bản mà mỗi văn phòng phải giải quyết.
Ảnh hưởng đến chăm sóc bệnh nhân trực tiếp
An toàn của bệnh nhân và nhân viên nên là mối quan tâm chính. Điều bắt buộc là các chính sách tồn tại xung quanh sự sạch sẽ của các phòng thi; các thủ tục cho vô trùng, chẳng hạn như dụng cụ vệ sinh và rửa tay; có sẵn đồ bảo hộ cho nhân viên, như giày bốt, găng tay nhựa, khẩu trang và áo choàng để ngăn ngừa sự lây lan của các bệnh truyền nhiễm; và bảo trì và chế biến thuốc tại chỗ. Cục An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp liên bang là một nguồn tài nguyên mở rộng về các hướng dẫn về sức khỏe và an toàn, và trang web của nó chứa hướng dẫn về các biện pháp an toàn để thực hiện cho văn phòng y tế của bạn.
Ảnh hưởng đến thông tin bệnh nhân
Theo luật, các bác sĩ phải giữ bí mật thông tin bệnh nhân. Đạo luật về trách nhiệm giải trình và trách nhiệm bảo hiểm y tế, được gọi là HIPAA, bảo vệ sự riêng tư và bảo mật của thông tin bệnh nhân. Nếu văn phòng của bạn chưa được đào tạo về các chính sách của HIPAA, hãy tham khảo Bộ Y tế & Dịch vụ Nhân sinh Hoa Kỳ để biết thông tin về cách thực hiện các chính sách HIPAA trong văn phòng của bạn. Ngoài việc thảo luận về quyền riêng tư, cần có một chính sách chi phối việc quản lý tệp để đảm bảo rằng tất cả thông tin được lưu giữ trong các khu vực an toàn của thực tiễn.
Ảnh hưởng đến thanh toán và các vấn đề kinh doanh khác
Một văn phòng y tế là một doanh nghiệp. Cho dù đó là thăm khám nội trú hay ngoại trú, đều có phí và hóa đơn liên quan đến họ. Mỗi văn phòng nên có chính sách cho bệnh nhân truyền đạt cách thức hoạt động của quy trình thanh toán; mối quan hệ giữa nhà cung cấp và công ty bảo hiểm của bệnh nhân; và trách nhiệm thanh toán của bệnh nhân tại thời điểm phục vụ cũng như bất kỳ biện pháp khắc phục có sẵn nào cho sự khác biệt trong các vấn đề thanh toán. Nhân viên cần được đào tạo về các quy trình xử lý hóa đơn, liên hệ với các công ty bảo hiểm để biết thông tin cần thiết, làm việc với nhân viên mã hóa y tế hoặc thanh toán về các vấn đề thanh toán và đóng mọi vấn đề về hóa đơn hoặc tài khoản còn lại. Phát triển và triển khai chương trình quản lý tài khoản cho văn phòng của bạn sẽ làm giảm số tiền doanh thu không được nhận cũng như cho phép bạn duy trì mối quan hệ tốt với bệnh nhân khi có vấn đề phát sinh.
