Các chính sách và thủ tục, khi được viết, cung cấp cho người quản lý và nhân viên các hướng dẫn về đối xử công bằng, thống nhất, hợp lý và hợp pháp của mọi người trong một tổ chức hoặc công ty. Các chính sách đặt ra các quy tắc và các quy trình cung cấp các cách thức theo đó các chính sách nên được thực hiện.
Tại sao cần chính sách và thủ tục
Các chính sách và thủ tục cung cấp cơ sở cho hành vi nhất quán bất kể tình trạng hoặc thời hạn chiếm hữu của những người thực hiện chúng. Họ cung cấp cơ hội để trả lời nhanh hơn cho các câu hỏi hoặc mối quan tâm về việc cần làm gì. Vì vì họ cung cấp tính đồng nhất tương đối, nên họ có thể có trách nhiệm cao hơn. Chính sách và thủ tục cũng giúp đảm bảo hành động là hợp pháp và kịp thời.
Kế hoạch năm bước để tạo ra chúng
Bước một yêu cầu một nghiên cứu về bất kỳ chính sách và thủ tục trong quá khứ hoặc hiện tại. Thật khôn ngoan khi nhìn vào những gì người khác đang làm trong lĩnh vực này để xem những gì có thể thiếu, đặc biệt là nếu tổ chức hoặc công ty của bạn khác biệt theo một cách quan trọng. Những người sẽ chịu trách nhiệm theo dõi các chính sách và thủ tục, và những người bị ảnh hưởng bởi chúng, nên được phỏng vấn.
Trong bước thứ hai, được trang bị các dữ liệu mới nhất, các chính sách và thủ tục mới, hoặc sửa đổi, cần được xây dựng và phân phối. Bước ba là giai đoạn thực hiện. Nếu đào tạo nhân viên là cần thiết, đây là thời gian để tiến hành nó. Theo thời gian, bước bốn tìm cách đánh giá những gì đã được thực hiện để những thay đổi, nếu cần, có thể được thực hiện.
Bước cuối cùng, dựa trên các đánh giá liên tục về các chính sách và thủ tục, và những thay đổi trong môi trường, bao gồm việc cập nhật để quá trình này vẫn còn hiện hành. Luật mới của tiểu bang hoặc liên bang có thể được thông qua hoặc ban hành quy định mới.
Chính sách và thủ tục nhân sự
Bộ phận nhân sự cao trong danh sách để thực hiện yêu cầu. Tuyển dụng, tuyển dụng và sa thải, đánh giá hiệu suất nhân sự, thời gian và tham dự, và kỳ nghỉ là một vài trong số các lĩnh vực quan trọng phải được bảo hiểm. Bao gồm chắc chắn sẽ là mối quan tâm quấy rối tình dục, tư vấn và lợi ích bên lề.
Các lĩnh vực khác có thể yêu cầu chính sách và thủ tục
Bộ phận biên chế, kế toán và tài chính đòi hỏi các chính sách và thủ tục. Hàng tồn kho, cung ứng và mua bán; máy tính, mạng nội bộ và Internet; dịch vụ khách hàng, an toàn sản phẩm và thu hồi; an ninh, khắc phục thảm họa; và bán hàng và tiếp thị chắc chắn là các lĩnh vực bổ sung cần chính sách và thủ tục.
Tìm ví dụ
Nhiều công ty thương mại và phi lợi nhuận trên Internet cung cấp cho bạn các mẫu có ngôn ngữ phù hợp trong nhiều lĩnh vực. Thay vì phát minh lại bánh xe, sử dụng một cái gì đó đã được viết làm cơ sở cho các chính sách và thủ tục của bạn có ý nghĩa. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng khả năng các khu vực quan trọng sẽ được đưa vào và giúp đảm bảo đáp ứng các yêu cầu pháp lý.
Nếu bạn có thể có được các chính sách và thủ tục của các tổ chức hoặc công ty tham gia vào cùng một doanh nghiệp như của bạn, điều này sẽ hữu ích.
Không một nguồn nào được coi là hoàn toàn phù hợp hoặc đáng tin cậy. Càng nhiều ví dụ bạn có thể tìm thấy, chính sách và thủ tục của bạn càng có khả năng tốt hơn.
