Yêu cầu chào giá hoặc yêu cầu đề xuất, hoặc RFP, là một tài liệu được tạo bởi một doanh nghiệp hoặc tổ chức cho các nhà cung cấp. Ví dụ, một công ty xây dựng có thể cần thợ mộc hoặc bệnh viện có thể cần một nhà thiết kế web để tạo ra một trang web. RFP nói chung là các tài liệu chính thức với các hướng dẫn cho nhà cung cấp. Chúng bao gồm các chi tiết về doanh nghiệp đang thực hiện yêu cầu, thông số kỹ thuật của dự án kinh doanh, quy trình chào mời nhà cung cấp, quy trình lựa chọn nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp, quy trình hợp đồng và quy trình giao tiếp trong quá trình chào mời.
Thu thập tất cả thông tin của bạn trước. Có báo cáo tài chính, ngân sách, hợp đồng, thỏa thuận và bất kỳ tài liệu thích hợp nào khác liên quan đến dự án. Điều này sẽ làm cho việc viết RFP của bạn dễ dàng hơn.
Viết một cái nhìn tổng quan hoặc giới thiệu, đôi khi được gọi là một bản tóm tắt điều hành của người dùng. Phần này giới thiệu về doanh nghiệp hoặc tổ chức thực hiện yêu cầu và vị trí của nó trong ngành. Tóm tắt cũng trình bày một cách nổi bật mà dự án hoặc doanh nghiệp cần cho những yêu cầu đang được tìm kiếm.
Trình bày các thông số kỹ thuật rõ ràng, trong điều khoản mà các nhà cung cấp sẽ đáp ứng. Xác định tính chất và phạm vi của dự án, nhu cầu của bạn, kết quả mong đợi của bạn và bất kỳ thông tin cần thiết nào khác. Hãy cụ thể; có một sự khác biệt đáng kể giữa việc cần một trang web được thiết kế và cần một trang web được thiết kế, cập nhật và quản lý thường xuyên.
Nêu rõ các hướng dẫn về cách xử lý quá trình giao tiếp trong quá trình trưng cầu. Nếu bạn muốn các nhà cung cấp liên hệ với một người duy nhất trong tổ chức của bạn, hãy làm rõ điều đó. Nếu sẽ có một bài thuyết trình cho các nhà cung cấp tham dự, bao gồm tất cả các chi tiết về điều đó. Nếu bạn không muốn các nhà cung cấp liên hệ với bạn trong suốt quá trình, hãy nói rõ điều đó. Xác định xem bạn sẽ nhận được hồ sơ dự thầu như thế nào, liệu chúng có phải được niêm phong không và thời hạn là gì.
Giải thích rằng RFP không phải là hợp đồng và việc đáp ứng với nó không đảm bảo lựa chọn. Đảm bảo bao gồm thông tin sẽ làm cho phản hồi của nhà cung cấp có giá trị theo thời gian của nhà cung cấp. Bố trí chi tiết về ngân sách, hợp đồng, hình thức thanh toán và đánh giá công việc trong khi dự án đang hoạt động.
Bao gồm bất kỳ cân nhắc về pháp lý, bản quyền, bảo hiểm và đạo đức cho các nhà cung cấp để xem xét. Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn, các thỏa thuận bảo mật, yêu cầu của nhà cung cấp thiểu số, quy định địa phương, cân nhắc an toàn và thực hành kinh doanh.
Chỉ định bất kỳ hướng dẫn riêng biệt nào về cách các câu trả lời sẽ được định dạng. Hướng dẫn các nhà cung cấp về cách bạn muốn xem số đề xuất của họ, họ nên bao gồm thông tin gì với các đề xuất của họ, chẳng hạn như bản sao thông tin bảo hiểm hoặc giấy phép kinh doanh.
Bao gồm một kết luận dự kiến về quá trình lựa chọn. Hãy cho các nhà cung cấp biết liệu họ sẽ được thông báo hay không nếu họ không nhận được công việc cũng như những gì mong đợi nếu họ được chọn cho công việc.
