"5S" là một công cụ giúp thúc đẩy Hệ thống sản xuất Toyota (TPS), một hệ thống quản lý hoàn chỉnh và triết lý công ty tập trung vào việc loại bỏ chất thải trong các quy trình để mang lại hiệu quả cao hơn. 5S đại diện cho một phần của hệ thống tổng thể và được sử dụng để cho phép quản lý trực quan. Mục tiêu của 5S là làm cho vấn đề dễ dàng được phát hiện. Các vấn đề trong bất kỳ quy trình nào thể hiện sự lãng phí, từ đó thể hiện sự không hiệu quả. Tên "5S" xuất phát từ năm thuật ngữ được sử dụng để xác định từng bước phải tuân theo khi sử dụng công cụ này.
Seiri, một thuật ngữ tiếng Nhật phát âm là Say Say-Ree, thuật được dịch sang tiếng Anh là động từ "sort" hoặc "riêng biệt". Sắp xếp qua tất cả các mục tại mỗi máy trạm và tách biệt những gì cần thiết hàng ngày khỏi những gì không cần thiết. Tag các mục hiếm khi hoặc không thường xuyên được sử dụng và di chuyển chúng ra khỏi nhà ga. Các mặt hàng được gắn thẻ sau đó sẽ được xử lý hoặc chuyển đến khu vực khác dựa trên đánh giá nhu cầu bao gồm toàn bộ sàn nhà máy hoặc một bộ phận của cơ sở.
Seiton, phát âm là Say Say-Ton, có nghĩa là "thiết lập theo thứ tự" hoặc "làm thẳng". Sắp xếp các vật dụng cần thiết ở các vị trí được chỉ định và đánh dấu trực quan nơi chúng thuộc về. Phác thảo vị trí xung quanh một thiết bị bằng cách đánh dấu sàn bằng sơn. Nếu thiết bị được chuyển đến khu vực khác, nhãn hiệu sẽ vẫn là một dấu hiệu rõ ràng về thiết bị bị thiếu. Phác thảo mỗi công cụ trong không gian của nó trên một bảng ghim bằng băng keo. Nếu công cụ không ở vị trí của nó vào cuối ca, nhân viên sẽ biết tìm nó và đưa nó trở lại vị trí của nó để nó sẵn sàng cho ca tiếp theo. Mục đích là làm cho các điều kiện bất thường có thể nhìn thấy để hành động có thể được thực hiện ngay lập tức để khắc phục tình hình. Điều kiện bất thường dẫn đến lãng phí hoặc không hiệu quả, chẳng hạn như khi ai đó phải lãng phí thời gian để tìm một công cụ bị thiếu.
Seiso, phát âm là Say Say-So, có nghĩa là "tỏa sáng". Sau khi sắp xếp và sắp xếp mọi thứ theo thứ tự, hãy làm sạch kỹ lưỡng ban đầu từng khu vực làm việc. Làm sạch sau đó nên trở thành một hoạt động hàng ngày. Luôn giữ cho khu vực xung quanh một thiết bị sạch sẽ sẽ giúp bạn dễ dàng nhận ra các vấn đề, chẳng hạn như rò rỉ dầu. Nó cũng quan trọng để giữ các mảnh vụn khỏi sàn để loại bỏ các chướng ngại vật có thể ngăn chặn dòng chảy quá trình trơn tru hoặc gây nguy hiểm vấp ngã. Ngay cả giấy trên sàn có thể đại diện cho các vấn đề dẫn đến lãng phí. Một nhãn bị loại bỏ trên sàn có thể có nghĩa là sản phẩm ở đâu đó trong cơ sở không được xác định đúng.
Seiketsu, phát âm là Say Say-Ket-Soo, nghĩa là "tiêu chuẩn hóa". Bây giờ mọi thứ đều sạch sẽ và theo thứ tự, hãy tìm kiếm các thực tiễn tốt nhất trên tất cả các trạm làm việc. Thiết lập các quy tắc và tiêu chuẩn liên quan đến những gì đã được thực hiện trong mỗi ba bước trước đó. Làm rõ các tiêu chuẩn phải phù hợp ở mỗi trạm bằng cách xác định chúng trong hướng dẫn công việc, đăng các phương tiện trực quan hoặc các phương pháp khác có ý nghĩa đối với nhân viên.
Shitsuke, phát âm là Shi Shi-Tsu-Kay, nghĩa là "bền vững". Đây là bước khó nhất để đạt được. Để duy trì chu kỳ 5S, nó phải trở thành thói quen cho tất cả nhân viên tìm kiếm những thứ không phù hợp, xác định các vật dụng không cần thiết còn sót lại trong từng khu vực làm việc và nhặt các mảnh vỡ bất cứ khi nào phát hiện ra. Cần có một nỗ lực liên tục để nhận ra chất thải và hành động để cải thiện lưu lượng vào và ra của mỗi máy trạm. Shitsuke thường yêu cầu thay đổi văn hóa tổ chức và sẽ luôn yêu cầu cam kết quản lý.
Lời khuyên
-
Truyền thông và đào tạo liên tục và liên tục, và một hệ thống khen thưởng, sẽ giúp thúc đẩy các triết lý 5S trong toàn tổ chức. Kiểm toán hàng ngày hoặc hàng tuần được thực hiện bởi mỗi nhân viên tại mỗi máy trạm, sau đó là kiểm toán ngẫu nhiên thường xuyên của quản lý, có thể giúp biến các thực hành 5S thành thói quen.
Cảnh báo
Nhiều tổ chức có xu hướng dừng lại ở Bước 2. Một khi có một nơi cho mọi thứ và mọi thứ ở đúng vị trí của nó, hoạt động có thể bị đình trệ. Nếu điều này xảy ra, những điều mới sẽ bắt đầu tích lũy cho đến khi sẽ không còn là nơi dành cho mọi thứ và sẽ không có gì ở vị trí của nó.
