Không ai thích đưa tin xấu, đặc biệt là cho nhân viên. Tuy nhiên, khi kinh doanh ngừng hoạt động, thường cần phải sa thải người khác hoặc giảm giờ. Những tin nhắn này đặc biệt khó viết trong một lá thư bởi vì dường như bất kể bạn nêu sự thật như thế nào, người nhận sẽ tức giận và buồn bã. May mắn thay, với một số kế hoạch, bạn có thể viết một lá thư cho phép nhân viên dễ dàng và giúp họ hiểu bản chất khó khăn của quyết định của bạn để giảm giờ của họ.
Nhập ngày. Bỏ qua một không gian. Nếu bạn đang cá nhân hóa một chữ cái cho từng nhân viên, hãy sử dụng chức năng trộn thư trong chương trình xử lý văn bản của bạn để thêm tên và địa chỉ. Thay phiên, bạn có thể bỏ hoàn toàn địa chỉ bên trong và viết một bức thư chung nếu bạn đơn giản có quá nhiều nhân viên để tạo các bản sao được cá nhân hóa.
Mở thư bằng cách gõ "Kính gửi (Chèn tên nhân viên)" theo sau là dấu hai chấm. Nếu bạn đang viết một bức thư chung, hãy gõ "Kính gửi nhân viên có giá trị" theo sau là dấu hai chấm.
Bắt đầu thư bằng cách cung cấp nền. Giải thích rằng công ty đang mất tiền và những gì bạn đã cố gắng làm để chống lại sự suy giảm. Viết bằng ngôn ngữ rõ ràng nhưng đủ chi tiết để nhân viên hiểu rằng công ty đang trải qua thời kỳ khó khăn. Không đề cập đến số giờ giảm trong đoạn đầu tiên, bởi vì các nhân viên sau đó có thể sẽ ngừng đọc và bạn sẽ mất cơ hội giải thích tình huống hoặc cố gắng giữ thiện chí của họ.
Giải thích việc giảm giờ trong đoạn thứ hai. Hãy cụ thể. Công nhân có thể mất bao nhiêu giờ mỗi tuần? Khi nào họ sẽ trở lại lịch trình bình thường của họ, nếu có? Các nhân viên sẽ có rất nhiều câu hỏi và giải quyết chúng bây giờ sẽ ngăn ngừa sự nhầm lẫn và các cuộc gọi điện thoại đến văn phòng.
Nhấn mạnh tin tốt, nếu có. Ví dụ, nếu bạn đang giảm giờ để tránh sa thải bất cứ ai, hãy nói rõ điều đó. Nếu bạn có một chiến lược mà bạn nghĩ sẽ sớm đưa doanh nghiệp của bạn trở lại màu đen, hãy để nhân viên cảm nhận sự lạc quan của bạn. Ngay cả khi tin tốt là tương đối nhỏ, nó sẽ giúp nhân viên cảm thấy rằng bạn có lợi ích tốt nhất của họ.
Đưa ra thông tin hành động trong đoạn cuối. Nếu nhân viên cần làm bất cứ điều gì như điền vào giấy tờ bổ sung, hãy cho họ biết. Cảm ơn họ đã mang theo bạn trong quá trình khó khăn này.
