Biên bản là một bản ghi chi tiết của một cuộc họp. Biên bản ghi lại các chủ đề của cuộc trò chuyện, hành động cần thiết và các quyết định được đưa ra. Biên bản đảm bảo rằng có một hồ sơ chính thức của cuộc họp, đồng thời ghi lại ai là người trong cuộc họp và ai vắng mặt. Thông thường, một người được bầu để giữ biên bản, thường là thư ký hoặc thủ quỹ. Nếu bạn đã có cơ hội để giữ vài phút cho một cuộc họp, có một số điều cần lưu ý để đảm bảo bạn ghi lại chúng một cách chuyên nghiệp.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Bút hoặc bút chì
-
Sổ tay
-
Thiết bị ghi âm
-
Máy vi tính
Lưu ý thời gian, ngày và địa điểm mà cuộc họp diễn ra ở đầu trang trong một cuốn sổ tay.
Sử dụng một thiết bị ghi âm mà bạn có thể phát lại sau để hỗ trợ bạn viết các phút hoàn chỉnh.
Liệt kê tên của những người tham dự. Cũng viết tên của những người dự kiến sẽ có mặt tại cuộc họp nhưng vắng mặt. Bạn có thể được yêu cầu lưu ý người vắng mặt được miễn. Nếu vậy, bạn có thể ghi chú "bào chữa" trong ngoặc đơn bên cạnh tên của người đó.
Thực hiện theo cùng với chương trình họp. Tiếp viên chính thường nhận được chương trình nghị sự trước cuộc họp, và nó sẽ giúp bạn ghi lại từng chủ đề thảo luận theo thứ tự.
Lưu ý những điểm chính được thực hiện cho từng chủ đề trong chương trình nghị sự. Biên bản cần lưu ý mọi quyết định được đưa ra hoặc theo dõi cần thiết cho từng mục chương trình nghị sự.
Thêm từ "Hành động" trong bất kỳ mục chương trình nghị sự nào có hành động bắt buộc từ một thành viên của hội đồng quản trị hoặc người tham dự. Khi bạn nhập ghi chú của mình, hãy in đậm chữ "hành động" và in nghiêng và đặt nó thành một dòng riêng; điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và giúp theo dõi xem ai nên làm gì.
Viết hoặc nhập bất kỳ "Doanh nghiệp khác" để gắn nhãn cho bất kỳ chủ đề nào được thảo luận ngoài những chủ đề được liệt kê trong chương trình nghị sự và biểu thị người chịu trách nhiệm đưa ra các mục này tại cuộc họp.
Cho biết trong biên bản của bạn thời gian, ngày và địa điểm của cuộc họp tiếp theo.
Đăng nhập vào phút của bạn. Dòng cuối cùng của số phút bạn nhập phải bao gồm tên và tiêu đề của bạn, trước một cụm từ như "Biên bản được ghi bởi".
Lời khuyên
-
Đảm bảo thiết bị ghi âm của bạn được cắm, sạc đầy hoặc có thêm pin.
