Chuẩn bị và viết biên bản cuộc họp tốt là những kỹ năng mà bất cứ ai cũng có thể có được với một chút chuẩn bị và chú ý đến chi tiết. Một hồ sơ vô tư và chính xác của các cuộc họp là một yêu cầu pháp lý cho nhiều doanh nghiệp. Cho dù bạn viết biên bản cho một tổ chức kinh doanh, chính trị, xã hội hoặc tình nguyện, thì biên bản sẽ trở thành một phần vĩnh viễn trong lịch sử của tổ chức. Trong nhiều trường hợp, phút được giữ trong nhiều năm, nhiều thập kỷ và đôi khi hàng thế kỷ.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Chương trình nghị sự
-
Danh sách người tham dự
-
Máy ghi âm
-
Sổ tay
Đến cuộc họp sớm với chương trình họp, danh sách những người tham dự và thiết bị cần thiết để ghi biên bản. Chọn một chỗ ngồi gần người điều hành cuộc họp. Ngồi gần người điều hành cuộc họp cho phép bạn nghe rõ hơn và yêu cầu làm rõ một cách dễ dàng.
Hỏi xem bạn có thể sử dụng máy ghi âm để ghi bản ghi âm của cuộc họp không. Nếu bạn ghi chú trên máy tính, hãy xác minh nó hoạt động chính xác và có sổ ghi chép giấy và dụng cụ viết để sử dụng làm phương pháp ghi chú sao lưu trong trường hợp máy tính bị lỗi.
Ghi lại ngày và giờ cuộc họp được gọi để đặt hàng. Ghi lại bản chất của các báo cáo của cảnh sát viên và báo cáo của ủy ban. Thông thường, các báo cáo đầy đủ được đính kèm vào biên bản cuộc họp. Ghi lại chuyển động khi chúng xảy ra. Bao gồm ai đã giới thiệu từng chuyển động, ai tán thành chuyển động và liệu chuyển động đó có được phê duyệt hay không, được gọi là "thực hiện" hoặc thất bại. Nếu một mục chương trình nghị sự được lập bảng - không được thực hiện trong cuộc họp mà được giữ lại sau đó, hãy lưu ý ai đã giới thiệu chuyển động để đặt mục đó và ai tán thành chuyển động. Ghi thông báo và ngày của các cuộc họp tiếp theo.
Tìm hoặc tạo một mẫu phút họp. Tổ chức của bạn có thể đã có một mẫu phút họp. Nếu không, bạn có thể sử dụng một trong nhiều mẫu phút họp trực tuyến hoặc tạo mẫu của riêng bạn. Mẫu cần một tiêu đề, cơ thể và dòng chữ ký. Tiêu đề bao gồm tên của tổ chức và ngày, thời gian và địa điểm của cuộc họp.
Tạo phần thân của mẫu bằng cách sử dụng chương trình nghị sự của cuộc họp làm hướng dẫn của bạn. Bao gồm các mục sau đây trong phần đó: thống kê tham dự, phê duyệt biên bản cuộc họp cuối cùng, báo cáo của cán bộ và ủy ban, doanh nghiệp cũ, doanh nghiệp mới, thông báo và thời gian hoãn.
Đảm bảo mẫu bao gồm các dòng chữ ký và dòng ngày cho thư ký và cơ quan phê duyệt.
Chuẩn bị biên bản của bạn bằng cách sử dụng mẫu. Loại bỏ chi tiết quá mức. Ghi lại những gì đã được quyết định, ai sẽ thực hiện hành động, khi nào đến hạn và làm thế nào tổ chức sẽ biết khi nào hành động được hoàn thành. Sau khi bạn hoàn thành bản nháp đầu tiên của mình, hãy xem lại bảng điểm âm thanh của cuộc họp để đảm bảo bạn nắm bắt được mọi thứ cần thiết. Sau đó chỉnh sửa phút của bạn.
Biên bản là một bản ghi các hành động mà tổ chức thực hiện. Nó không phải là một bản ghi của tất cả mọi thứ được nói, mà là một bảng điểm. Giữ phút của bạn chuyên nghiệp. Không bao gồm ý kiến, đánh giá hoặc giải thích của bạn. Các cụm từ như "tranh luận sôi nổi" và "bình luận xuất sắc" không có chỗ trong biên bản họp chuyên nghiệp. Không bao giờ bao gồm các chuyển động đã được rút.
Đính kèm báo cáo sĩ quan và ủy ban để biên bản hoàn thành của bạn. Tạo số lượng bản sao cần thiết. Nếu có thể, hãy phân phối biên bản cuộc họp trước cuộc họp tiếp theo để có thể nhanh chóng bổ sung và / hoặc sửa chữa.
Lời khuyên
-
Kiểm tra những người tham dự trong danh sách của bạn khi họ đến cuộc họp. Ghi lại những thành tựu cũng như mối quan tâm. Xác nhận tên được viết đúng chính tả. Giữ một bản sao lưu các phút của bạn. Đừng ngại yêu cầu làm rõ.
