Các cuộc họp hộp công cụ, còn được gọi là các cuộc đàm phán của phi hành đoàn hoặc các cuộc họp nối đuôi, là các cuộc họp ngắn mà các công ty tổ chức để thảo luận về các vấn đề chủ yếu tập trung vào các chủ đề an toàn. Các cuộc họp hộp công cụ là không chính thức và thường được tổ chức đầu tiên trong tuần làm việc. Một điều phối viên lành nghề tiến hành cuộc họp, và có một thời gian trong cuộc họp khi sàn được mở ra để thảo luận chung về chủ đề này.
Mục đích
Các công ty tổ chức các cuộc họp hộp công cụ để thảo luận về các vấn đề an toàn và nguy hiểm tại nơi làm việc. Các cuộc họp này là một cách lý tưởng để giới thiệu các khái niệm hoặc quy trình mới và để dành thời gian cho các câu hỏi hoặc thảo luận với nhân viên. Các cuộc họp hộp công cụ cũng thúc đẩy mối quan hệ tốt giữa nhà tuyển dụng và nhân viên. Hãy chắc chắn cung cấp thời gian để nhân viên thảo luận về các vấn đề: Khi nhân viên được hỏi ý kiến của họ, họ có thể cảm thấy có giá trị hơn bởi công ty.
Chi tiết
Một doanh nghiệp có thể tổ chức một cuộc họp hộp công cụ hầu như bất cứ nơi nào. Nó có thể ở trong một phòng nghỉ, trailer trang web hoặc trong một bãi đậu xe.Người điều phối tạo ra một chương trình nghị sự trước cuộc họp để đảm bảo rằng cuộc họp có trọng tâm cụ thể. Sau đó, ông truyền đạt trọng tâm này khi bắt đầu cuộc họp để thông báo cho những người tham dự cuộc họp nói về điều gì. Các cuộc họp này được tổ chức tốt nhất vào buổi sáng, tốt nhất là vào thứ Hai khi nhân viên trở lại làm việc sau khi nghỉ cuối tuần; các cuộc họp thường kéo dài không quá 10 phút.
Phát tờ rơi
Người điều phối cuộc họp thường cung cấp cho người tham dự một bản tin, sơ đồ hoặc hình ảnh về những gì anh ta đang thảo luận. Tài liệu trực quan này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về chủ đề này. Nếu không có tài liệu để cung cấp, các điều phối viên có thể đưa ra các mục khác để minh họa điểm thảo luận, chẳng hạn như đưa ra các chai nước nhỏ nếu cuộc thảo luận về nhiệt độ cực cao tại nơi làm việc.
Cân nhắc
Các công ty thường lên lịch các cuộc họp hộp công cụ thường xuyên, chỉ đơn giản là để tham gia với nhân viên của họ. Nếu không có vấn đề mới để thảo luận, hãy lên kế hoạch cho cuộc họp xung quanh việc cập nhật các vấn đề cũ hoặc yêu cầu nhân viên thảo luận về bất kỳ vấn đề nào họ có thể có. Các công ty nên ghi lại mọi cuộc họp được tổ chức với ngày, giờ và địa điểm. Người tham dự nên đăng nhập để giữ nhật ký tham dự. Hồ sơ cũng nên chứa các chi tiết về những gì đã được thảo luận tại cuộc họp.
