Có một người quản lý có trình độ tốt để giúp vận hành và giám sát tất cả các bộ phận là một phần thiết yếu của một doanh nghiệp thành công. Ví dụ, một người quản lý là cần thiết để điều hành bộ phận mua hàng. Nếu bạn là người quản lý đó, thì bạn cần hiểu chính xác bộ phận mua hàng làm gì cho một doanh nghiệp. Nói một cách đơn giản, bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm thực hiện các giao dịch mua hàng của doanh nghiệp, bao gồm thiết bị, vật tư và bất cứ thứ gì khác mà LẦN cần thiết để giữ cho doanh nghiệp hoạt động trơn tru. Người quản lý cần giám sát mọi khía cạnh của chức năng công việc quan trọng này cho doanh nghiệp.
Giữ hồ sơ chi tiết. Đối với mục đích thuế, doanh nghiệp cần theo dõi rất cẩn thận tất cả các chi phí và mặt hàng đã mua. Làm việc chặt chẽ với bộ phận kế toán của công ty để giữ bản sao cứng và hồ sơ điện tử của tất cả các giao dịch mua hàng của bạn. Huấn luyện tất cả nhân viên trong bộ phận của bạn về phương pháp lưu trữ và nộp hồ sơ cụ thể của bạn.
Kế hoạch nâng cao. Khi nói đến việc mua hàng, nó càng sớm được thực hiện càng tốt. Chỉ định một nhân viên hoặc một nhóm nhân viên cụ thể để điều chỉnh mọi thứ mà bộ phận của bạn mua và xác định thời gian tốt nhất để sắp xếp lại. Ví dụ, bạn và nhóm của bạn có thể quyết định rằng thời điểm tốt để sắp xếp lại mực cho văn phòng là khi chỉ còn một hộp mực bổ sung cho mỗi máy in trong phòng cung cấp.
Xử lý đơn đặt hàng hợp lý càng sớm càng tốt. Một phần nhân viên của bộ phận của bạn nên chịu trách nhiệm xử lý các đơn đặt hàng được gửi từ các bộ phận khác. Ví dụ, bộ phận tiếp thị có thể cần một máy tính mới được đặt hàng. Vào thời điểm bạn nhận được đơn đặt hàng, giao dịch mua sẽ được chấp thuận. Do đó, nhóm của bạn có thể tập trung vào việc mua sản phẩm và theo dõi chi phí.
Sử dụng phán đoán tốt khi quản lý bộ phận mua hàng. Một trong những chức năng công việc chính của bạn là xử lý các đơn đặt hàng. Tuy nhiên, bạn cũng nên chú ý đến những gì bạn đặt hàng. Ở một số công ty, các bộ phận khác trong tòa nhà có thể yêu cầu mua quá mức hoặc không cần thiết mà bạn dự kiến sẽ thực hiện. Nếu bạn nhận thấy các loại mua hàng này, bạn nên thông báo cho cấp trên, Giám đốc tài chính, chủ doanh nghiệp hoặc ban giám đốc, tùy thuộc vào hệ thống phân cấp trong công ty của bạn.
