Quản lý mua hàng là một thành phần quan trọng cho bất kỳ doanh nghiệp. Các công ty nhận ra sự tiết kiệm chi phí đáng kể có thể phát sinh từ các quyết định mua hàng hiệu quả và tương tự như thế nào là chiến lược mua kém có thể dẫn đến thảm họa: Một nhà cung cấp không giao đơn đặt hàng thịt bò của mình cho khách sạn, chẳng hạn, có thể cản trở khả năng kinh doanh của khách hàng cho 500 người.
Kiểm soát giá
Kiểm soát chi phí là một yếu tố quan trọng trong quản lý mua hàng. Các nhà quản lý phân tích những nhà cung cấp nào đang bán các đầu vào cần thiết cho sản xuất và với giá nào. Từ thông tin này, họ xem xét một loạt các yếu tố khác, bao gồm các chuyến hàng đúng hạn, bảo hành, danh tiếng của ngành và thời gian trong kinh doanh. Bởi vì việc chuyển đổi nhà cung cấp rất tốn kém, việc tìm kiếm một nhà cung cấp đáng tin cậy là rất quan trọng để kiểm soát chi phí.
Ổn định giá
Một vai trò quan trọng của quản lý mua hàng là đạt được sự ổn định về giá. Khi chi phí sản xuất biến động mạnh, các bộ phận khác gặp trở ngại. Chẳng hạn, nhóm tiếp thị không biết giá nào để tính phí cho khách hàng, các chuyên gia tài chính không thể ước tính lợi nhuận và kế toán không thể xác định dòng tiền của công ty. Các nhà quản lý mua hàng giữ cho chi phí sản xuất ổn định theo một số cách, một trong số đó là đàm phán với các nhà cung cấp để đạt được mức giá thấp nhất và khóa giá trị cho một hợp đồng dài. Đối với các đầu vào có giá biến động như hàng hóa, các nhà quản lý mua hàng làm việc với các ngân hàng để phòng ngừa các mặt hàng này dưới dạng hợp đồng kỳ hạn. Alan E. Branch, tác giả của Ban quản lý và mua hàng quốc tế, đã giải thích rằng các hợp đồng này cũng bảo vệ các tập đoàn đa quốc gia khỏi rủi ro biến động tiền tệ, cũng có thể ảnh hưởng đến chi phí sản xuất.
Quản lý chuỗi cung ứng
Đảm bảo chuỗi cung ứng là một vai trò quan trọng khác của các nhà quản lý mua hàng. Người mua có trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả các vật liệu cần thiết xuất hiện đúng thời gian, nguyên vẹn và chất lượng mong đợi. Nếu bất kỳ lô hàng nào trong số này bị trì hoãn hoặc bị thay thế, hiệu ứng sẽ vang dội trong toàn bộ chuỗi sản xuất. Chẳng hạn, một lô hàng ốc vít bị lỗi có thể khiến thành phẩm bị đổ vỡ. Đổi lại, toàn bộ đơn hàng bị nguy hiểm vì quyết định mua hàng của ban quản lý. Như đã giải thích trong một bài báo tháng 5 năm 2011 của Bloom Bloomberg, sự bùng nổ của nhà cung cấp Apple tại Trung Quốc đã gây ra tổn thất sản xuất 500.000 iPad.
Sự hài lòng của khách hàng
Quản lý mua hàng đóng một vai trò cơ bản trong việc đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Các nhà quản lý có nghĩa vụ này theo hai cách: chất lượng sản phẩm và giao hàng đúng hạn. Khi người mua chọn nguyên liệu chất lượng cao với chi phí thấp hơn, những khoản tiết kiệm chi phí này có thể được cấp cho khách hàng. Tương tự như vậy, chất lượng kém ngăn cản khách hàng quay trở lại kinh doanh. Các sản phẩm bị trì hoãn và bị lỗi là những cách khác mà khách hàng bị ảnh hưởng bởi các quyết định của người quản lý mua hàng. Do đó, những nhân viên này đóng một vai trò quan trọng trong việc định hình trải nghiệm của khách hàng với tổ chức.
