Kiểm toán là một thủ tục chính thức mà một nhân viên kiểm toán thực hiện để xem cách thức hoạt động của một công ty và làm thế nào nó có thể cải thiện. Các loại kiểm toán khác nhau tồn tại, chẳng hạn như hiệu suất và tài chính, nhưng tất cả chúng đều tuân theo cùng một quy trình cơ bản. Thủ tục thường được chia thành bốn phần chính, bao gồm lập kế hoạch ban đầu, thực địa, báo cáo và theo dõi với việc đóng cửa.
Soạn và gửi thư thông báo sơ bộ cho khách hàng hoặc bộ phận đang được kiểm toán. Chi tiết khi kiểm toán sẽ diễn ra, bạn dự kiến sẽ mất bao lâu, phân công nhân viên kiểm toán nếu nhân viên không phải là bạn và một danh sách kiểm tra loại dữ liệu bạn sẽ tìm và cần trong quá trình kiểm toán.
Lên lịch một cuộc họp với các nhà quản lý của công ty hoặc bộ phận. Xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán với các nhà quản lý và tìm hiểu những nguồn lực nào có sẵn. Nhận thông tin chuyên sâu về các quy trình của công ty hoặc bộ phận, là tốt. Cho phép các nhà quản lý bày tỏ bất kỳ mối quan tâm nào họ có về kiểm toán hoặc đặt câu hỏi.
Thực hiện một cuộc khảo sát cơ bản của công ty hoặc bộ phận. Mục đích của khảo sát là bổ sung những gì bạn đã học trong cuộc họp của người quản lý và giúp bạn hiểu rõ hơn về mục tiêu, hoạt động và cơ chế kiểm soát hiện tại của công ty, như thủ tục ủy quyền.Một loạt các dữ liệu như sổ tay công ty và báo cáo công nhân có thể hữu ích trong giai đoạn này.
Xây dựng kế hoạch nghiên cứu thực địa cơ bản dựa trên thông tin thu được thông qua cuộc họp và khảo sát. Kế hoạch điền dã phác thảo cách bạn lấy phần còn lại của dữ liệu bạn sẽ sử dụng. Nó có thể thay đổi dựa trên các mục như sức mạnh của kiểm soát công ty.
Nói chuyện với các nhân viên để thu thập tài liệu - những thay đổi này dựa trên loại kiểm toán cụ thể mà bạn đang tiến hành - và nhận thức của họ về những gì đang xảy ra trong công ty. Hỏi những gì họ nghĩ rằng công ty đang làm tốt và những gì có thể được cải thiện và tại sao.
Xem lại các tài liệu bạn thu thập từ các nhân viên. Kiểm tra lỗi nhập hoặc thông tin xung đột. Kiểm tra lại với các nhân viên để xem họ có giải thích đầy đủ cho các lỗi hoặc xung đột không.
Xác minh rằng các tài liệu và thủ tục phù hợp với chính sách của công ty và các quy định khác của địa phương, tiểu bang hoặc liên bang.
Kiểm tra các điều khiển công ty hoặc bộ phận có. Kiểm tra chỉ có nghĩa là bạn xem tài liệu cho các giao dịch cụ thể - thường ở đâu đó trong khu vực 24 đến 36 - chặt chẽ hơn. Càng nhiều lỗi hoặc sự khác biệt bạn tìm thấy trong tài liệu và các cuộc phỏng vấn, điều này càng quan trọng. Nếu tài liệu ban đầu cho thấy các điều khiển đang hoạt động tốt, bạn có thể không cần phải làm gì nhiều trong bước này. Kiểm toán không kiểm soát kiểm soát được cho là theo một cách tiếp cận thực chất.
Xây dựng một số ý kiến ban đầu về công ty hoặc bộ phận và cách thức hoạt động hoặc có thể cải thiện. Cung cấp phản hồi cho công ty hoặc người quản lý bộ phận và yêu cầu họ trả lời bằng văn bản cho các đề xuất và phát hiện ban đầu của bạn. Phản hồi sẽ giải thích cách các nhà quản lý dự định khắc phục các sự cố mà bạn đã cô lập.
Tạo một bản thảo sơ bộ báo cáo kiểm toán của bạn. Báo cáo phải bao gồm thông tin cơ bản và phác thảo phạm vi kiểm toán. Nó cũng phải cho thấy những gì bạn đã tìm thấy và những đề xuất của bạn dựa trên những phát hiện đó, cũng như các bản sao hoặc trích dẫn từ phản hồi của người quản lý.
Gặp gỡ các nhà quản lý một lần nữa và thảo luận về báo cáo sơ bộ của bạn. Cung cấp cho họ các bản sao và trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà người quản lý có thể có. Quan điểm của cuộc họp này là đảm bảo các nhà quản lý hiểu mọi thứ bạn đã làm và những gì họ cần làm để cải thiện.
Tinh chỉnh và chỉnh sửa báo cáo của bạn để tạo một bản nháp cuối cùng. Dự thảo cuối cùng nên bao gồm kết quả của cuộc họp đánh giá kiểm toán. Phân phối dự thảo cuối cùng cho các nhà quản lý.
Theo dõi với bộ phận hoặc công ty trong vòng sáu đến 12 tháng để tìm hiểu xem công ty hoặc bộ phận đã thực hiện các thay đổi để khắc phục các vấn đề được xác định trong quá trình kiểm toán.
Viết một lá thư chính thức cho các nhà quản lý chỉ ra những gì bạn đã học được trong quá trình theo dõi và bất kỳ công việc bổ sung nào sẽ cần thiết. Nếu công ty hoặc bộ phận đã đáp ứng mong đợi, hãy chỉ ra điều này trong thư và nói rằng đã đáp ứng các mục tiêu kiểm toán mà bạn đang đóng kiểm toán.
Lời khuyên
-
Hãy chuẩn bị cho một số căng thẳng trong quá trình kiểm toán. Mọi người thường lo lắng về các lỗi bạn có thể tìm thấy, ngay cả khi các lỗi đó là vô tội, bởi vì quá nhiều lỗi có thể có nghĩa là công việc của họ đang ở trên mạng. Hãy trấn an họ rằng công việc của bạn chỉ đơn giản là điều tra, không đưa ra bất kỳ phần thưởng hay hình phạt nào. Luôn giải thích lý do chính xác tại sao bạn yêu cầu dữ liệu cụ thể để nhân viên hiểu lý do của bạn.
