Khi được giao nhiệm vụ tổ chức một bộ phận hành chính, tốt nhất nên tập trung vào những cách hiệu quả nhất để nâng cao hiệu quả, giảm thiểu lãng phí và tối đa hóa tài năng cá nhân của các nhân viên hành chính. Mặc dù một số quy trình sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của quản lý cấp cao và quy mô văn phòng của bạn, bạn có thể thực hiện các kỹ thuật cơ bản để có một văn phòng hoạt động trơn tru hơn và hiệu quả hơn.
Tăng hiệu quả. Thực hiện một cách tiếp cận tập trung vào hiệu suất cho các hoạt động. Tổ chức các nhiệm vụ hàng ngày và hàng tuần với trọng tâm là hiệu suất cao thay vì hoàn thành danh sách dài các nhiệm vụ.
Cấu trúc và tích hợp văn phòng của bạn Cộng đồng các hoạt động hành chính quan trọng nhất trong số các nhân viên cấp cao. Nhân viên cấp cao có nhiệm vụ quản lý báo cáo chi phí và cung cấp hỗ trợ hành chính cho một hoặc nhiều thành viên quản lý, thay vì toàn bộ văn phòng.
Ủy thác các nhiệm vụ hành chính, như mở thư, trả lời điện thoại và đánh máy, cho nhân viên hành chính cấp mới, bao gồm trợ lý hành chính, thư ký và thực tập viên.
Hoạt động lên bờ mà không có lợi cho toàn bộ tổ chức.Tránh các hoạt động không phù hợp với mục tiêu được đặt ra bởi nhân viên quản lý hàng đầu. Ví dụ, đặt ra ngoài thực hành lập lịch sắp xếp chuyến đi cá nhân vào phút cuối hoặc giao nhiệm vụ cho một nhân viên cấp dưới có thể nhận và bỏ nhiệm vụ mà không ảnh hưởng xấu đến dòng công việc.
Thực hiện quản lý Mong muốn thay đổi. Thông thường, thu hẹp quy mô là một thành phần cần thiết để thay đổi trong một văn phòng hành chính, đặc biệt nếu một bộ phận hành chính không làm việc cố kết để mang lại lợi ích cho toàn bộ tổ chức. Một văn phòng có đầy đủ các trợ lý điều hành làm việc riêng lẻ để đáp ứng nhu cầu của nhân viên quản lý hàng đầu bất kể nhu cầu của tổ chức là một ví dụ.
Thông tin lương năm 2016 cho Thư ký và Trợ lý hành chính
Thư ký và trợ lý hành chính kiếm được mức lương trung bình hàng năm là 38.730 đô la trong năm 2016, theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ. Ở cấp thấp, các thư ký và trợ lý hành chính đã kiếm được mức lương phần trăm thứ 25 là 30.500 đô la, nghĩa là 75% kiếm được nhiều hơn số tiền này. Mức lương phần trăm thứ 75 là 48.680 đô la, nghĩa là 25 phần trăm kiếm thêm. Trong năm 2016, 3.990.400 người đã được tuyển dụng ở Hoa Kỳ làm thư ký và trợ lý hành chính.
