Bạn muốn nhân viên của mình tận dụng thời gian nghỉ phép theo ý của họ, nhưng đó là công việc của bạn để đảm bảo rằng bạn có nhân viên trong tất cả các phòng ban trong suốt cả năm để việc kinh doanh bình thường có thể tiếp tục. Cách duy nhất để phối hợp các kỳ nghỉ của nhân viên là tạo lịch nghỉ chính. Bạn có thể sử dụng nhiều chương trình phần mềm trực tuyến hoặc trên máy tính của mình để so sánh lịch trình và quản lý đúng thời gian nghỉ phép của nhân viên. Bạn cũng có thể giữ một tờ lịch giấy nếu bạn thích phương pháp đó.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Chương trình lịch
-
Mẫu lịch
Lịch điện tử
Điều hướng đến phần mềm lịch đã chọn trên máy tính của bạn hoặc Internet. Một số chương trình có sẵn để tạo lịch điện tử bao gồm các chương trình xử lý văn bản, phần mềm lịch hoặc các chương trình trực tuyến.
Chọn tùy chọn để thêm lịch mới và thêm tên cho lịch nghỉ chính của công ty. Lưu nó vào ổ cứng của bạn hoặc vào vị trí mong muốn trên mạng hoặc Internet của bạn dựa trên lựa chọn phần mềm. Chặn bất kỳ ngày hoặc tuần nào mà nhân viên không thể nghỉ phép hoặc thông báo cho người quản lý về tùy chọn này.
Tạo hồ sơ cho phần mềm bạn đã chọn để xác định các đặc quyền và tùy chọn mà mọi người có. Ví dụ: bạn và bản sao lưu của bạn cần quyền quản trị toàn cầu để thực hiện tất cả các thay đổi nhưng người quản lý có thể chỉ cần thêm các sự kiện với thời gian bắt đầu và kết thúc mà sau đó bạn chấp thuận. Thêm người dùng và tên người dùng của họ vào chương trình và đính kèm hồ sơ chính xác cho họ. Hãy để người quản lý tạo mật khẩu riêng hoặc thêm mật khẩu chung mà họ có thể thay đổi. Cuối cùng, để làm cho lịch có thể truy cập được cho tất cả nhân viên, hãy tạo một hồ sơ và mật khẩu chỉ với các tùy chọn xem mà bất kỳ nhân viên nào cũng có thể sử dụng. Nếu bạn có nhiều nhân viên, bạn có thể muốn tạo một số người dùng và mật khẩu chung có tùy chọn xem.
Tạo một mẫu điện tử mà nhân viên có thể sử dụng để yêu cầu thời gian nghỉ phép từ người quản lý của họ. Thêm một nơi để phê duyệt của người quản lý của họ. Bạn có thể tạo mẫu này từ một chương trình xử lý văn bản hoặc bảng tính. Cung cấp mẫu này cho tất cả các nhà quản lý để cung cấp cho nhân viên của họ khi họ cần yêu cầu nghỉ phép.
Yêu cầu quản lý bộ phận phê duyệt yêu cầu nghỉ phép được thực hiện bởi nhân viên. Yêu cầu người quản lý nhập các yêu cầu nghỉ phép vào lịch điện tử nhưng yêu cầu họ chuyển tiếp một bản sao của yêu cầu nghỉ phép đã được phê duyệt cho bạn. Một số doanh nghiệp yêu cầu người quản lý chuyển tiếp các yêu cầu này khi họ đến, trong khi những doanh nghiệp khác có thể yêu cầu cập nhật yêu cầu nghỉ phép vào lịch vào một ngày cụ thể trong tuần. Xem xét và phê duyệt các kỳ nghỉ bổ sung khi cần thiết.
Thường xuyên in ra một bản sao của lịch nghỉ chính và gửi nó trong phòng nghỉ của nhân viên, nhà bếp hoặc phòng nghỉ.
Theo dõi tất cả các yêu cầu nghỉ phép để đảm bảo nhân viên có thời gian trên sổ sách cho kỳ nghỉ. In ra các yêu cầu nghỉ phép đã được phê duyệt và giữ một bản sao trong hồ sơ nhân sự của họ. Chuyển tiếp một bản sao điện tử của yêu cầu kỳ nghỉ để tính lương cho hồ sơ của họ.
Lịch giấy
Tải xuống một lịch miễn phí từ Internet hoặc chọn một mẫu lịch từ chương trình phần mềm bạn đã chọn. In một bản sao của lịch này. Bạn cũng có thể lấy các mẫu lịch trống từ các cửa hàng cung cấp văn phòng nếu cần. Đăng lịch ở một vị trí trung tâm, chẳng hạn như nhà bếp văn phòng, phòng nghỉ hoặc trong phòng thư.
Chặn bất kỳ tuần nào mà nhân viên không thể nghỉ phép. Bạn có thể tô màu những khu vực này hoặc đặt dấu X lớn vào những ngày nhân viên không được phép cất cánh.
Yêu cầu nhân viên viết ra các yêu cầu nghỉ việc của họ và chuyển chúng cho người quản lý của họ để phê duyệt. Khi người quản lý chấp thuận, yêu cầu được chuyển đến bạn. Sau đó, kiểm tra lịch để đảm bảo tất cả các lĩnh vực kinh doanh của bạn có số lượng nhân viên cần thiết trước khi bạn chấp thuận yêu cầu nghỉ việc.
Thêm các kỳ nghỉ được phê duyệt vào lịch công ty khi cần thiết. Chuyển tiếp yêu cầu kỳ nghỉ được phê duyệt vào bảng lương và giữ một bản sao cho hồ sơ nhân sự của nhân viên.
Lời khuyên
-
Trước khi bạn thiết lập lịch nghỉ phép của công ty, hãy xem lại phần chính sách và thủ tục của công ty cho các kỳ nghỉ. Nếu bạn chưa có, bạn sẽ cần tạo chính sách và các thủ tục hướng dẫn để yêu cầu nghỉ theo các thủ tục được chọn cho lịch điện tử hoặc giấy.
Đảm bảo rằng chính sách bao gồm thông tin cho biết các yêu cầu phải được sự chấp thuận của người quản lý và thời gian nghỉ có sẵn. Để làm rõ bất kỳ vấn đề nào với chính sách, bạn có thể bao gồm ngôn ngữ mô tả cơ sở đến trước, phục vụ trước cho công bằng, nhưng cho biết khi nhiều nhân viên nộp đơn xin nghỉ nhiều ngày trong cùng thời gian, kỳ nghỉ được cấp bởi thâm niên.
Bao gồm mẫu yêu cầu hết giờ trong phần thủ tục của sổ tay nhân viên. Vượt qua các bản sao được cập nhật để đưa vào hướng dẫn khi cần thiết.
Cảnh báo
Xem lại chính sách và thủ tục của bạn để đảm bảo họ tuân thủ luật pháp tiểu bang và liên bang. Mặc dù các công ty không bắt buộc phải cho nhân viên nghỉ phép, nhưng khi họ làm, họ phải tuân thủ luật pháp liên bang và tiểu bang trong chính quyền của chương trình.
Bao gồm một biểu đồ tích lũy kỳ nghỉ trong các chính sách để nhân viên hiểu họ được hưởng bao nhiêu kỳ nghỉ theo số năm phục vụ.
