Người quản lý dự án sử dụng các kế hoạch dự án để truyền đạt trạng thái của các dự án cho một nhóm dự án. Kế hoạch dự án bao gồm các nhiệm vụ, hoạt động, các mốc quan trọng, sự phụ thuộc và các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án thành công. Người quản lý dự án tạo và duy trì kế hoạch dự án. Một số nhà quản lý dự án sử dụng phần mềm quản lý dự án để duy trì kế hoạch dự án của họ.
Phát triển
Người quản lý dự án tạo kế hoạch dự án ban đầu bằng cách tải các hoạt động cần thiết. Những hoạt động này liên quan đến dự án tổng thể và được giao cho các thành viên nhóm dự án khác nhau. Do tính chất lặp đi lặp lại của kế hoạch dự án, các nhà quản lý dự án có thể cập nhật kế hoạch dự án trong suốt dự án. Các hoạt động tạo thành cấu trúc phân chia công việc khi được liên kết với lịch trình dự án và tài nguyên dự án.
Yếu tố
Kế hoạch dự án giúp tổ chức các kế hoạch khác nhau nằm trong kế hoạch dự án. Kế hoạch phạm vi dự án phác thảo phạm vi tổng thể của dự án. Kế hoạch lập kế hoạch chi tiết dòng thời gian của dự án và ngày bắt đầu và kết thúc dự án. Kế hoạch này cũng phác thảo các giai đoạn dự án của tổng thể dự án. Kế hoạch quản lý chi phí bao gồm ngân sách dự án và sự không nhất quán trong chi tiết ngân sách. Kế hoạch quản lý chất lượng cung cấp thông tin về chi tiết hoạt động của dự án. Các kế hoạch nhân sự và truyền thông chi tiết các nguồn lực và thời gian và những gì truyền thông đi ra cho tổ chức và nhóm dự án.
Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro cũng chi tiết về tính hữu ích của kế hoạch dự án. Theo "Cơ quan kiến thức quản lý dự án" của Viện quản lý dự án, mỗi dự án đều có rủi ro. Kế hoạch dự án vạch ra từng rủi ro và cho phép người quản lý dự án đưa ra một kế hoạch để giảm thiểu rủi ro. Bất kỳ ràng buộc nào trong dự án đều nằm trong kế hoạch quản lý rủi ro của kế hoạch dự án. Người quản lý dự án có thể theo dõi rủi ro trong kế hoạch dự án và thông báo cho các bên liên quan khi cần thiết.
Chấp hành
Kế hoạch dự án được sử dụng như một công cụ truyền thông cung cấp thông tin dự án trong suốt dự án. Bằng cách thực hiện kế hoạch, người quản lý dự án làm việc cùng với nhóm dự án để đảm bảo tính chính xác của tất cả các yếu tố trong kế hoạch. Quản lý tài nguyên xảy ra trong quá trình thực hiện kế hoạch dự án miễn là có đánh giá ngân sách và hoạt động mua sắm. Người quản lý dự án thực hiện và giám sát truyền thông và phân bổ tài nguyên. Người quản lý dự án cũng có thể nhận ra bất kỳ hành động khắc phục cần thiết nào bằng cách sử dụng kế hoạch dự án.
Đầu ra
Kết quả công việc và yêu cầu thay đổi, hai kết quả đầu ra của kế hoạch dự án, giúp người quản lý dự án phân tích công việc đã hoàn thành và sửa đổi phạm vi của dự án. Người quản lý sử dụng các biện pháp chất lượng để kiểm tra kết quả công việc để đảm bảo tính thỏa đáng đầu ra. Các yêu cầu thay đổi, liên quan đến một số khía cạnh khác nhau của dự án thường bao gồm lịch trình dự án, thay đổi chi phí hoặc phạm vi, theo "Hướng dẫn nghiên cứu chuyên nghiệp quản lý dự án" của Joseph Phillips.
