Các gói phần mềm như SAP đã cung cấp cho các doanh nghiệp một cách mạnh mẽ để theo dõi dữ liệu tài chính và hoạt động, cập nhật nó trong thời gian thực và sửa chữa khóa học nếu cần thiết. Cơ sở dữ liệu phần mềm đã tiếp tục phát triển và cải thiện, với khả năng tăng cường theo dõi và báo cáo về bất kỳ loại giao dịch hoặc hoạt động kinh doanh nào. Người dùng phải tận dụng đào tạo và hướng dẫn để tận dụng tối đa các hệ thống này và làm việc thông qua chúng để tối đa hóa hiệu quả và luồng thông tin.
Hiểu chức năng của SAP và cách nó lưu trữ dữ liệu. Hệ thống SAP là một chương trình phần mềm cơ sở dữ liệu đa chiều. Các công ty lớn sử dụng nó để quản lý nhiều chức năng đang diễn ra của doanh nghiệp với một gói phần mềm. SAP được các công ty sử dụng như một ERP, hoặc lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp, giải pháp để quản lý nhiều chức năng chính của doanh nghiệp trong thời gian thực. Chất lượng của dữ liệu phụ thuộc vào các mục kịp thời và chính xác.
Tìm hiểu cách thức SAP đã được điều chỉnh cho công ty của bạn để hiểu cách các mục nhập kế toán lưu chuyển. SAP có khả năng tùy biến cao, với một số tính năng nhất định, một khi đã thay đổi, sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống. Ngoài ra, mỗi mô-đun cụ thể trong SAP có thể được cấu hình để phù hợp với nhu cầu của một tổ chức cụ thể. Vì lý do này, các hướng dẫn của SAP có xu hướng hơi cụ thể của công ty và thường được tạo bởi nhóm công nghệ thông tin hoặc được cung cấp bởi các chuyên gia tư vấn của SAP.
Thực hiện theo toàn bộ giao dịch bạn muốn ghi lại và xác minh xem các mục đã được thực hiện tự động hay chưa; SAP lưu trữ thông tin cho tất cả các mô-đun trong một cơ sở dữ liệu, cho phép cập nhật theo thời gian thực cho nhiều mẩu thông tin khác nhau cùng một lúc. Ví dụ, lịch sản xuất được điều khiển bởi hoạt động bán hàng và các mục nhập kế toán sẽ tự động diễn ra như là kết quả của các mục sản xuất và bán hàng.
Làm quen với phiên bản SAP cụ thể của công ty bạn trước khi thử ghi lại bất kỳ mục nào. SAP chứa một số mô-đun khác nhau. Không phải tất cả các công ty sử dụng mọi mô-đun và điều này có thể ảnh hưởng đến cách các mục được thực hiện. Các mô-đun bao gồm công việc trong các lớp và các mô-đun kế toán bao gồm kế toán tài chính và kiểm soát. Điều này bao gồm báo cáo và quản lý tự động các tài khoản phải trả và phải thu cùng với các tài khoản phụ khác được xác định theo biểu đồ tài khoản của tổ chức. Các mục nhật ký được đăng tự động khi bán hàng và thanh toán được nhập vào hệ thống. Mô-đun kiểm soát quản lý dòng chi phí và doanh thu của công ty, với các cập nhật cũng tự động xảy ra. Các mô-đun khác bao gồm quản lý tài sản, lập kế hoạch dự án, dòng công việc, nguồn nhân lực, quản lý vật liệu, lập kế hoạch sản xuất và bán hàng và phân phối.
Hiểu rằng một số hướng dẫn có thể là một chút chung chung. Mô-đun kế toán tài chính thường được cấu hình để đáp ứng nhu cầu của một công ty cụ thể. Mỗi công ty có biểu đồ tài khoản, phòng ban và trung tâm chi phí riêng. Ngoài ra, không phải mọi công ty đều sử dụng các loại chức năng giống nhau trong phần mềm. Một số công ty có thể có doanh số xuất khẩu, ví dụ, sẽ liên quan đến việc thiết lập tài khoản khách hàng xuất khẩu và thêm tài khoản doanh thu mới để theo dõi cụ thể doanh thu từ doanh số xuất khẩu. Nhóm triển khai SAP, cho dù được thuê bởi công ty hoặc làm việc như các chuyên gia tư vấn bên ngoài, nên cung cấp các hướng dẫn và đào tạo cho từng mô-đun SAP.
Xem lại các nguồn trực tuyến cho các hướng dẫn và thông tin chung. Các nguồn trực tuyến cung cấp các hướng dẫn cho kế toán và các mô-đun khác, mặc dù chúng có thể hướng đến một loại hình kinh doanh khác. Ví dụ, Đại học Scranton cung cấp một hướng dẫn trực tuyến cho các mô-đun kế toán và kiểm soát tài chính, cùng với các mô-đun khác của SAP.
