Kế toán cho các giao dịch tài chính của một doanh nghiệp là một chức năng quan trọng của hoạt động hàng ngày. Phát triển và sử dụng một hệ thống kế toán phù hợp sẽ đảm bảo tất cả các giao dịch được ghi lại một cách chính xác và chính xác trên sổ cái chung của công ty. Tiến bộ công nghệ làm giảm quá trình kế toán cho nhiều doanh nghiệp.
Hệ thống thủ công
Hệ thống kế toán thủ công sử dụng một số sổ cái giấy để ghi lại các giao dịch tài chính. Các công ty có sổ cái riêng cho từng bộ phận của hệ thống kế toán, chẳng hạn như các tài khoản phải trả, các khoản phải thu và doanh thu. Kế toán sau đó hợp nhất các sổ cái này thành một sổ cái chung, cung cấp số dư cho mỗi sổ cái. Sổ ghi chép chung hỗ trợ trong việc tạo báo cáo tài chính.
Lợi ích kế toán thủ công
Mặc dù tẻ nhạt và tốn thời gian, hệ thống kế toán thủ công cung cấp một số lợi ích. Sổ cái rất dễ xem xét và kế toán viên có thể thực hiện các thay đổi đơn giản nếu cần thiết; tài khoản cá nhân dễ dàng được đối chiếu vì thông tin theo thứ tự có hệ thống thông qua mỗi sổ cái. Kế toán cũng có lợi ích của việc xử lý thực tế từng sổ cái và tạo ghi chú trong tài khoản của khách hàng về bất kỳ vấn đề nào cần làm rõ hoặc sửa chữa.
Hệ thống vi tính hóa
Bảng tính và hệ thống thông tin kế toán yêu cầu kế toán nhập dữ liệu tài chính, sau đó thuật toán toán học tính toán thông tin vào sổ cái và báo cáo tài chính cần thiết. Hệ thống máy tính cũng cho phép kế toán tạo ra phân tích xu hướng và báo cáo bất kỳ phương sai nào một cách nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, các giao dịch từ tất cả các bộ phận của công ty có thể truy cập thông qua hệ thống kế toán trên máy vi tính, giúp kế toán viên tiếp cận tốt hơn với thông tin tài chính.
Lợi ích kế toán trên máy vi tính
Kế toán trên máy vi tính cung cấp nhiều lợi ích hơn so với kế toán thủ công; kế toán xử lý nhiều thông tin nhanh hơn, các công thức xác minh tổng số tính toán và các lỗi ít phổ biến hơn. Hệ thống kế toán cũng được tùy biến theo ngành, cho phép kế toán viên có cơ hội sử dụng các mẫu đặt sẵn cho sổ cái chung của họ. Kế toán cũng có thể lưu trữ thông tin tài chính vài năm một cách dễ dàng, cho họ cơ hội xem lại thông tin năm trước mà không cần sắp xếp qua các sổ cái giấy.
Phương pháp tốt nhất
Hầu hết các công ty sử dụng một hệ thống kế toán trên máy vi tính để ghi lại và trình bày thông tin tài chính của họ. Hệ thống cho phép họ ghi lại các giao dịch kinh doanh chính xác và tạo báo cáo tài chính nhanh chóng để xem xét quản lý. Trong khi các chức năng của kế toán thủ công đã thay đổi, nó sẽ không bao giờ biến mất hoàn toàn. Kế toán phải xem xét thông tin được trình bày trên báo cáo tài chính từ hệ thống kế toán để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ. Kế toán cũng phải đảm bảo rằng tất cả các thông tin tài chính tuân theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung và bất kỳ hướng dẫn nào khác từ các cơ quan quản lý.
