Làm thế nào để viết một lá thư hành chính. Trong thế giới kinh doanh, viết thư không chỉ là một cách để giao tiếp với các cơ quan, doanh nghiệp hoặc khách hàng tiềm năng khác; đó là một cách để đại diện cho công ty của bạn và cho người khác biết chất lượng dịch vụ hoặc sản phẩm của bạn. Đưa chân tốt nhất của công ty bạn về phía trước là bắt buộc khi viết một lá thư hành chính.
Định dạng thư chuyên nghiệp. Bao gồm địa chỉ công ty của bạn nếu thư là một phần của một tuyên bố chính thức bằng văn bản. Ở đầu thư, dưới ngày, bao gồm địa chỉ và tiêu đề của bạn, nếu được yêu cầu.
Nhập địa chỉ của người nhận tiếp theo. Cá nhân hóa điều này, nếu có thể. Ví dụ: nếu bạn viết thư cho một bộ phận cụ thể trong một công ty, hãy đặt tên của cá nhân bạn muốn nhận thư của bạn. Thay phiên, chỉ ra bộ phận, nếu bạn không có tên.
Vào vấn đề. Trong văn bản kinh doanh, rất có thể, người đọc sẽ có những điều tốt hơn để làm hơn là lội qua các đoạn văn bản không quan trọng. Giải thích mục đích của bức thư của bạn và đưa ra sự thật. Tránh viết hoa làm mất đi mục đích của bức thư.
Viết theo phong cách kinh doanh chuyên nghiệp nhưng không sử dụng những từ khó, người đọc sẽ phải mua một cuốn từ điển chỉ để giải mã. Giữ từ ngữ của bạn đơn giản và mô tả. Bạn muốn nhận được điểm của bạn, không gây ấn tượng với người đọc bằng kỹ năng từ vựng của bạn.
Hãy lịch sự trong thư hành chính của bạn. Viết rằng sự tức giận hoặc đối đầu nói chung là phản tác dụng để đạt được mục tiêu của bạn. Ngoài ra, một bức thư mang tính tranh luận có thể gây phản tác dụng và được sử dụng để chống lại bạn sau này.
Xem lại thư của bạn trước khi gửi thư để đảm bảo rằng thư không chứa lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.
