Sổ kế toán doanh nghiệp rất quan trọng trong các nền kinh tế hiện đại vì chúng giúp các công ty ghi lại và báo cáo các giao dịch tài chính theo Nguyên tắc Kế toán được chấp nhận chung của Hoa Kỳ (GAAP) và Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS). Trưởng phòng trong các đơn vị kinh doanh kế toán đảm bảo rằng nhân viên tuân thủ các quy trình đầy đủ khi ghi lại các giao dịch trên các tạp chí, sổ cái chung và sổ cái công ty con.
Tạp chí
Một tạp chí là một bản ghi kế toán hiển thị hai cột - một cho ghi nợ và cột còn lại cho các khoản tín dụng. Một kế toán viên, hoặc nhân viên kế toán, ghi lại các giao dịch điều hành bằng cách ghi nợ và ghi có các tài khoản tài chính như tài sản, trách nhiệm, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Một nhân viên kế toán ghi nợ một chi phí hoặc tài khoản tài sản để tăng số dư của nó và ghi có vào tài khoản để giảm số tiền của nó. Điều ngược lại là đúng đối với các tài khoản doanh thu, trách nhiệm và vốn chủ sở hữu. Tài sản là một tài nguyên mà một công ty sở hữu như đất đai hoặc tiền mặt. Nợ phải trả là khoản vay mà một công ty phải hoàn trả hoặc cam kết tài chính mà nó phải tôn trọng. Doanh thu là thu nhập mà một tổ chức kiếm được bằng cách bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Các khoản mục chi phí là phí hoặc chi phí mà một công ty phải chịu khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Một tài khoản vốn chủ sở hữu liên quan đến các giao dịch với chủ sở hữu công ty.
Sổ cái
Một sổ cái chung bao gồm tất cả các giao dịch mà một nhân viên kế toán doanh nghiệp ghi lại trong các tạp chí. GAAP và IFRS của Hoa Kỳ yêu cầu một công ty báo cáo một bộ báo cáo sổ cái chung đầy đủ và "công bằng" khi nộp dữ liệu quy định. Theo cách nói kế toán, "công bằng" có nghĩa là chính xác hoặc khách quan. Một bộ báo cáo sổ cái đầy đủ bao gồm bảng cân đối kế toán (hoặc báo cáo tình hình tài chính), báo cáo lãi lỗ (hay còn gọi là báo cáo thu nhập hoặc P & L), báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo thu nhập giữ lại (còn gọi là báo cáo vốn chủ sở hữu). Bảng cân đối kế toán liệt kê tài sản, nợ phải trả của công ty và vốn chủ sở hữu tại một thời điểm nhất định. P & L của công ty cho biết doanh thu, lợi nhuận, chi phí và tổn thất của công ty trong một khoảng thời gian. Một báo cáo về dòng tiền cung cấp cái nhìn sâu sắc về dòng tiền của một tổ chức từ hoạt động điều hành, dòng tiền từ hoạt động đầu tư và dòng tiền từ hoạt động tài chính. Một tuyên bố về thu nhập giữ lại hướng dẫn người đọc về các giao dịch với chủ sở hữu công ty như thanh toán cổ tức và mua cổ phiếu hoặc bán hàng.
Sổ phụ
Một sổ cái công ty con là một phần của sổ cái chung. Ví dụ, một báo cáo sổ cái cân đối có thể bao gồm dữ liệu sổ cái công ty con cho các tài sản ngắn hạn và nợ phải trả cũng như tài sản cố định và nợ dài hạn. Tài sản ngắn hạn là một tài nguyên mà một công ty dự kiến sẽ chuyển đổi thành tiền mặt (bán) trong vòng một năm. Ví dụ về tài sản ngắn hạn bao gồm tiền mặt, các khoản phải thu và hàng tồn kho. Tài sản dài hạn hoặc cố định bao gồm máy móc và thiết bị. Nợ ngắn hạn là nợ đến hạn trong vòng 12 tháng, trong khi người vay phải hoàn trả các khoản nợ dài hạn sau một năm hoặc hơn.
