Giao tiếp được định nghĩa bởi nhiều thuật ngữ khác nhau, với bốn loại thường thấy trong môi trường kinh doanh. Phong cách giao tiếp ảnh hưởng đến cách nhận bất kỳ tin nhắn nào và cuối cùng là cách ai đó cảm nhận. Có những ưu điểm và nhược điểm của các phong cách khác nhau cần lưu ý khi giao dịch với đồng nghiệp, cấp dưới và người tiêu dùng.
Truyền thông thụ động
Người giao tiếp thụ động có xu hướng tránh xung đột bằng cách kiềm chế thường xuyên bày tỏ cảm xúc và ý kiến. Phong cách này được người khác nhìn nhận là kiên nhẫn và dễ tính nhưng hơi xa cách. Người giao tiếp thụ động tránh giao tiếp bằng mắt và các cuộc trò chuyện kéo dài. Mặc dù thụ động, những cá nhân có phong cách giao tiếp này có thể dễ bị bùng nổ sau khi thất vọng kéo dài, thất vọng và chỉ trích.
Ưu điểm của phong cách giao tiếp này là cá nhân được xem là đáng yêu và luôn quan tâm đến người khác. Đồng nghiệp thích ở cạnh những người khác, những người không ngừng tạo sóng và đồng ý nhận nhiệm vụ mà không phàn nàn. Tuy nhiên, sự bùng nổ chắc chắn là tiêu cực. Đối với người giao tiếp, sự lo lắng gây ra bởi sự phát triển nhưng sự thất vọng dồn nén là một bất lợi khác. Kiểu người giao tiếp này thường xuyên đưa ra ý tưởng của người khác và đề cao lòng tự trọng hoặc giá trị bản thân thấp.
Nhận ra phong cách này thông qua các phản hồi email ngắn gọn và thân mật mà không cần thêm đầu vào.
Giao tiếp quả quyết
Giao tiếp quyết đoán là trái ngược với giao tiếp thụ động. Phong cách giao tiếp này nêu rõ ý kiến và ủng hộ chính mình. Điều này có thể là trong việc lãnh đạo một nhóm hoặc yêu cầu tăng lương. Những người giao tiếp quyết đoán nhìn thẳng vào mắt bạn và tự tin truyền đạt ý tưởng. Các nhà quản lý, nhân viên bán hàng và các nhà truyền thông được hưởng lợi nhiều nhất từ giao tiếp quyết đoán.
Bởi vì một phong cách giao tiếp quyết đoán xem xét ý kiến và giá trị của cả hai bên, đó là phong cách giao tiếp ưa thích trong kinh doanh.
Truyền thông tích cực
Người giao tiếp tích cực luôn ủng hộ ý kiến cá nhân, ý tưởng và nhu cầu. Giao tiếp là cả bằng lời nói và, đôi khi, thể chất. Giao tiếp tích cực của lãnh đạo có thể áp đảo cấp dưới trong môi trường làm việc. Nó cũng tạo ra căng thẳng giữa các thành viên trong nhóm, những người cảm thấy người giao tiếp luôn đối đầu.
Về mặt tích cực, những người giao tiếp tích cực biết những gì họ muốn và sẵn sàng đẩy về phía trước bất kể nghịch cảnh. Phong cách này phù hợp với một kiện tụng hơn là một trợ lý hành chính. Nhiều nhân viên bán hàng là những người giao tiếp năng nổ, nhưng họ sẽ thành công hơn với phong cách giao tiếp quyết đoán.
Cho dù trong email, ghi nhớ hoặc phương tiện giao tiếp công việc khác, người giao tiếp này đang nói cho người khác biết phải làm gì và có thể tranh luận nếu không có mua.
Truyền thông thụ động-tích cực
Giao tiếp tích cực thụ động không phải là một phong cách mong muốn cho nơi làm việc bởi vì những người tích cực thụ động không trung thực về cảm xúc và ý kiến của họ. Phong cách này phá hoại các mối quan hệ và dự án làm việc lành mạnh bởi vì những người giao tiếp thụ động, tích cực có vẻ thụ động trong phong cách nhưng lại có một sự giận dữ bên trong liên tục với người khác. Nhận ra phong cách giao tiếp này bằng những nhận xét mỉa mai, thì thầm những lời phàn nàn và những hành vi gây rối như sử dụng phần mềm trò chuyện để bàn tán về những đồng nghiệp thường ở chung phòng.
Đây là một phong cách giao tiếp độc hại cần được xử lý nhanh chóng trong môi trường kinh doanh để ngăn chặn xung đột trong toàn đội và khách hàng hoặc người tiêu dùng.
