Lập kế hoạch chủ động có nghĩa là chủ động lên kế hoạch trước, lên lịch các sự kiện quan trọng và chuẩn bị cho thành công. Trong hầu hết các tình huống, lập kế hoạch chủ động tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh hoặc bộ phận và bảo vệ chống lại các sự kiện rất tốn kém.
Cơ bản lập kế hoạch chủ động
Bước đầu tiên trong kế hoạch chủ động là suy nghĩ về tương lai. Năm yếu tố chính của một quy trình lập kế hoạch chủ động là dự đoán, ngăn chặn, lập kế hoạch, tham gia và thực hiện, theo Eat Your Career, một công ty tư vấn và huấn luyện. Bằng cách dự đoán nhu cầu trong tương lai và các mối đe dọa trong tương lai, một người hoặc doanh nghiệp được trang bị tốt hơn để phát triển một chiến lược tối ưu hóa hiệu suất và ngăn ngừa các vấn đề. Một ví dụ đơn giản về lập kế hoạch chủ động đang chuẩn bị lấp đầy khoảng trống tài năng để phù hợp với các mục tiêu chiến lược.
Các loại kế hoạch chủ động
Kế hoạch chủ động là một phần của một số yếu tố khác biệt của kinh doanh, bao gồm quản lý, bảo trì và quan hệ công chúng. Một người quản lý chủ động áp dụng nguyên tắc suy nghĩ trước nhận ra nhu cầu của tổ chức hoặc bộ phận của mình và tìm thấy các nguồn lực cần thiết để đáp ứng chúng. Bảo trì chủ động đảm bảo rằng thiết bị vẫn hoạt động tốt. Ngược lại, bảo trì phản ứng chỉ xảy ra sau khi thiết bị bị hỏng. Lập kế hoạch PR chủ động là một chiến lược có chủ ý nhằm tạo ra sự công khai tự do để thúc đẩy các thuộc tính tích cực của một thương hiệu.
Ưu điểm chủ động
Kế hoạch chủ động có lợi ích riêng biệt và hấp dẫn. Một doanh nghiệp có kế hoạch trước có thể kiểm soát tương lai tốt hơn so với phản ứng với môi trường bên ngoài. Kế hoạch như vậy có thể dẫn đến các hoạt động đầu tư và hoạt động có lợi nhuận cao cũng như giúp tránh các lỗi hoặc lỗi thiết bị tốn kém. Lập kế hoạch chủ động cho phép người quản lý tận dụng tài sản lớn nhất của mình bằng cách chuẩn bị sử dụng chúng trong các tình huống cơ hội nhất. Nó cũng cho phép một công ty tối ưu hóa hiệu quả của nó trong các hoạt động kinh doanh chính.
Động cơ và vấn đề hành động phản ứng
Hành động phản ứng thường có kết quả khi một công ty không lập kế hoạch và phải ứng phó với tình huống khẩn cấp hoặc khủng hoảng. Thay vì hành động với một chiến lược đã được chuẩn bị, các hành vi phản ứng thường bao gồm các nỗ lực để nhanh chóng kiềm chế một vấn đề đang nổi lên. Trong sản xuất, ví dụ, việc thiếu kế hoạch có thể khiến một công ty phải thay thế một thiết bị rất đắt tiền một khi nó không thể sửa chữa. Trong khi một cách tiếp cận phản ứng tránh được cam kết về thời gian lập kế hoạch, nó có thể dẫn đến việc quản lý khủng hoảng rất tốn kém và thậm chí tốn thời gian hơn.
