Sàng lọc cuộc gọi là một nghệ thuật. Bạn không chỉ phải biết cuộc gọi nào để sàng lọc và cuộc gọi nào sẽ được thực hiện mà còn phải có đủ sự khéo léo để gọi lại một cách duyên dáng hoặc yêu cầu người gọi thử lại sau. Các kỹ năng cần thiết cho nhiệm vụ này bao gồm khả năng nhận thông điệp chi tiết và được tổ chức đủ để nộp, theo dõi hoặc phân phối các thông điệp đó một cách hiệu quả.
Nhận thông tin quan trọng
Khi trả lời cuộc gọi, hãy lấy càng nhiều thông tin thích hợp từ người gọi càng tốt. Lưu ý tên người gọi và công ty và tên của người được gọi điện thoại. Cố gắng xác định bản chất của cuộc gọi. Đơn giản chỉ cần hỏi, "Tôi có thể nói với ông X về bản chất của cuộc gọi của bạn không?" Điều này giúp bạn xác định liệu ông X có muốn nhận cuộc gọi hay không.
Thực hiện các cuộc gọi phán xét khôn ngoan
Nếu bạn biết rằng ông X không nhận cuộc gọi từ luật sư, bạn có thể lịch sự thông báo cho người gọi mời về việc này và lịch sự kết thúc cuộc gọi. Nếu bạn nhận được một cuộc gọi lạnh từ một đối tác kinh doanh, hãy hỏi ông X xem ông ấy có muốn nhận cuộc gọi không. Nếu anh ta không có, thì hãy lịch sự nói rằng ông X không có mặt và nhận một tin nhắn chi tiết.
Đừng thực hiện những lời hứa suông
Nếu bạn không chắc chắn liệu người được gọi điện có trả lời cuộc gọi hay không, đừng tự do hứa hẹn cuộc gọi trở lại như vậy. Chỉ cần nhớ khi sàng lọc các cuộc gọi rằng công việc của bạn là lấy càng nhiều thông tin càng tốt từ người gọi. Những gì xảy ra ngoài thời điểm đó không phải là mối quan tâm của bạn. Sàng lọc các cuộc gọi liên quan đến việc đơn giản là thông qua những người gọi được chấp thuận trước và nhận tin nhắn cho những người khác.
