Cho dù bạn đang điều hành một tổ chức từ thiện, tổ chức một bữa tiệc ngày lễ hàng năm hoặc bắt đầu một chương trình đào tạo mới và cần một nhà tư vấn, thư mời là một công cụ chính để thu hút sự giúp đỡ. Thư mời chào doanh nghiệp nên được chỉ ra và súc tích, chứa tất cả các thông tin thích hợp mà người nhận của bạn sẽ cần để đưa ra quyết định và hành động. Ngoài ra, bạn sẽ cần biết luật chào mời trong khu vực của mình để đảm bảo tất cả đều ở trên.
Xác định mục tiêu của bức thư của bạn. Bạn đang mời chào hoặc tìm kiếm một báo giá cho một công việc hợp đồng? Thư mời thường được sử dụng bởi các thực thể như các tổ chức từ thiện tìm kiếm sự đóng góp hoặc các doanh nghiệp tìm kiếm báo giá từ các nhà cung cấp tiềm năng cho một sự kiện, sáng kiến hoặc chương trình cụ thể. Lập danh sách toàn diện các thực thể áp dụng mà bạn muốn gửi thư và đảm bảo rằng họ đáp ứng các tiêu chí cho các dịch vụ bạn đang tìm kiếm.
Phác thảo các chi tiết thích hợp. Để thu hút phản hồi tốt nhất, thư của bạn nên bao gồm các tài liệu tham khảo cụ thể cho các dịch vụ bạn đang tìm kiếm. Những chi tiết này bao gồm ngày và thời gian của sự kiện hoặc dự án và các nhiệm vụ cần thiết. Bức thư cũng nên yêu cầu báo giá rõ ràng từ người nhận để thực hiện các nhiệm vụ được yêu cầu. Nếu đây là một nỗ lực gây quỹ cho một tổ chức từ thiện, hãy minh bạch về thực tế rằng bạn đang xin tiền. Bạn cũng nên minh họa đóng góp tối thiểu hoặc tiêu chuẩn mà bạn mong đợi. Nếu bạn không có đóng góp tối thiểu, bạn cũng có thể bao gồm thông tin đó.
Thêm lợi ích. Nói với thực thể, trong thư, anh ta sẽ nhận được lợi ích gì từ việc anh ta tham gia vào nỗ lực của bạn. Lợi ích có thể bao gồm một số hình thức công khai cho doanh nghiệp hoặc tổ chức của anh ta, hoặc công nhận những việc làm của anh ta. Bao gồm loại công khai này sẽ là gì, nó sẽ xuất hiện ở đâu và trong khung thời gian nào.
Làm cho văn xuôi rõ ràng. Nội dung và kiểu dáng của bức thư nên rõ ràng, súc tích và tôn trọng. Tránh ngôn ngữ hoa mỹ và cấu trúc câu và đoạn khó xử. Tôn trọng thực tế rằng đối tượng dự định của bạn đang bận rộn và sẽ muốn đọc qua các tài liệu một cách hiệu quả và dễ dàng.
Hãy nhận biết luật chào mời địa phương. Nhiều tiểu bang có luật liên quan đến chào mời kinh doanh hoặc tiền bạc. Ví dụ, một tổ chức từ thiện có thể được yêu cầu đăng ký chính thức với nhà nước trước khi các chữ cái loại này có thể được phân phối. Quan tâm đến những vấn đề này sẽ không chỉ giúp dự án của bạn được tiến hành hợp pháp mà còn giúp bạn đỡ đau đầu với các quan chức nhà nước và địa phương. Bắt đầu với văn phòng kiểm toán viên nhà nước của bạn để xác định các quyền và trách nhiệm của bạn.
