Đại hội thường niên (AGM) là cuộc họp với các thành viên hội đồng quản trị, cổ đông, nhà đầu tư và quản lý cấp cao để xem xét thông tin tài chính và bao gồm các quyết định và thay đổi quan trọng được thực hiện trong suốt năm trước. Biên bản ĐHCĐ được biên soạn như một bản ghi của cuộc họp, và chứa các chi tiết cụ thể về bất kỳ quyết định quan trọng nào được đưa ra tại cuộc họp và ghi chú về các sĩ quan được bầu. Biên bản thường được đính kèm với phụ lục của các báo cáo được thảo luận hoặc trình bày trong cuộc họp.
Nhập tên của tổ chức của bạn, theo sau là "Biên bản họp Đại hội thường niên". Sau đó nhập đầy đủ ngày và thời gian cuộc họp bắt đầu và địa điểm của cuộc họp. Địa điểm sẽ cần bao gồm tên của phòng hội thảo và địa điểm tổ chức cuộc họp.
Viết lời mở đầu. Sử dụng chữ số La Mã "I" theo sau là thuật ngữ TRƯỚC để giới thiệu người tham dự. Liệt kê tất cả các thành viên tham dự cuộc họp, bắt đầu với tổng thống. Sau đó liệt kê phó chủ tịch, thủ quỹ, thư ký và thành viên điều hành có mặt. Tên đầy đủ hoặc tên đầu tiên và họ có thể được sử dụng cho phần này.
Liệt kê các quan sát viên và lời xin lỗi. Nếu có những người tham dự cuộc họp có mặt mà không phải là sĩ quan hoặc thành viên ủy ban, họ có thể được liệt kê như một người quan sát hoặc một lời xin lỗi. Nếu không có ai thuộc một trong hai loại, hãy chỉ ra "Không" cho mỗi loại.
Giới thiệu biên bản cuộc họp trước. Sử dụng chữ số La Mã "II", theo sau là PHÚT CUỘC HỌP TRƯỚC cho phần này. Cho biết bất kỳ chuyển động đã được di chuyển, biệt phái và tiến tới cuộc họp hiện tại.
Giới thiệu các báo cáo của cuộc họp. Bắt đầu phần này bằng cách sử dụng chữ số La Mã "III", sau đó là BÁO CÁO. Liệt kê các báo cáo riêng lẻ như các mục phụ lục.
Ghi lại quá trình bầu cử. Sử dụng chữ số La Mã "IV" để biểu thị các cuộc bầu cử cho các sĩ quan trở về, tổng thống, phó chủ tịch, thư ký, thủ quỹ và bất kỳ quan chức được bầu nào khác. Đối với mỗi ứng cử viên, bạn sẽ cần bao gồm: người được đề cử; họ được đề cử bởi ai; người tán thành đề cử; và liệu người được đề cử từ chối hoặc chấp nhận đề cử. Các sĩ quan được bầu sau đó sẽ được chỉ định như vậy trong vòng vài phút.
Ghi lại các cuộc bầu cử công chức. Nếu bạn đang bầu các hệ số công khai, bạn sẽ cần liệt kê tên của người được đề cử và các cá nhân đã đề cử và biệt phái viên chức.
Liệt kê bất kỳ chuyển động nào được thông qua hoặc trình bày tại cuộc họp. Một chuyển động là một cuộc bỏ phiếu cho hoặc chống lại một chính sách hoặc quyết định nhất định, và có thể được trình bày trong suốt cuộc họp. Liệt kê bất kỳ cuộc thảo luận nào trong vài phút và cho biết liệu chuyển động đã được thông qua hay bị loại bỏ.
Ghi lại các mục "Kinh doanh khác". Theo chữ số La Mã "V", liệt kê và tóm tắt bất kỳ cuộc thảo luận hoặc sự kiện nào diễn ra trong cuộc họp bên ngoài các cuộc bầu cử và giới thiệu. Một danh sách gạch đầu dòng hoặc 2 đến 3 câu về mỗi mục thường là đủ để xem xét trong cuộc họp tiếp theo.
Liệt kê thông tin phụ lục và dữ liệu tài chính. Phần cuối cùng của biên bản ĐHCĐ cần liệt kê các phụ lục được tham chiếu trước đó trong biên bản và kết thúc bằng bản tóm tắt dữ liệu tài chính theo quy định của thủ quỹ.
Lời khuyên
-
Đại hội cổ đông thường được tổ chức hàng năm để thông báo cho các thành viên về các hoạt động của năm trước, và bầu các quan chức và viên chức nhà nước cho năm tới. Bản sao Biên bản ĐHCĐ có thể được phân phát cho tất cả những người tham dự ngay sau cuộc họp. Thư ký có thể cần cung cấp một bản sao biên bản ĐHCĐ tại cuộc họp tiếp theo để xem xét.
