Nhiều công ty bắt đầu kinh doanh bằng cách sử dụng một hệ thống kế toán thủ công. Đối với hầu hết các doanh nhân, tuyến đường này cho phép doanh nghiệp bắt đầu hoạt động mà không cần đầu tư lớn cho hệ thống kế toán trên máy vi tính. Chi phí lắp đặt hệ thống kế toán trên máy vi tính bao gồm mua hệ thống, nhân công để cài đặt hệ thống và chi phí đào tạo để tìm hiểu hệ thống. Một hệ thống thủ công liên quan đến việc viết từng giao dịch vào sổ kế toán và tính toán tất cả các số theo cách thủ công. Nhiều lần, một doanh nghiệp nhận ra nhu cầu chuyển đổi từ hệ thống thủ công sang hệ thống kế toán trên máy vi tính.
Cài đặt hệ thống mới
Bước đầu tiên để chuyển đổi từ hệ thống kế toán thủ công sang hệ thống kế toán trên máy vi tính bao gồm cài đặt hệ thống kế toán vào máy tính của công ty. Chủ doanh nghiệp xem xét các gói phần mềm khác nhau để xác định đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình và mua phần mềm đó. Chủ sở hữu tải phần mềm xuống máy tính nơi công việc kế toán sẽ diễn ra.
Hoàn thiện dữ liệu trong hệ thống thủ công
Bước thứ hai để chuyển đổi yêu cầu chủ doanh nghiệp hoàn thiện dữ liệu. Khi hệ thống máy tính được tải vào máy tính, chủ sở hữu cần hoàn tất tất cả dữ liệu có trong hệ thống thủ công. Chủ sở hữu đảm bảo rằng tất cả các giao dịch xuất hiện trong hồ sơ kế toán và tất cả các tính toán xuất hiện chính xác. Cô ấy có thể chọn thuê một công ty kế toán để kiểm toán hồ sơ tài chính thủ công.
Chuyển số dư sang hệ thống mới
Với số tài khoản cuối cùng được ghi trong hệ thống thủ công, chủ sở hữu có thể chuyển số dư cuối kỳ sang hệ thống máy tính. Chủ sở hữu thiết lập từng tài khoản trong hệ thống máy tính bằng cách nhập tên tài khoản, loại tài khoản và số dư đầu kỳ. Sau khi nhập từng số dư, chủ sở hữu cần so sánh số dư với số dư hệ thống thủ công để xác minh rằng tất cả dữ liệu được nhập chính xác trong hệ thống.
Chạy hệ thống song song
Bước thứ tư yêu cầu chủ sở hữu sử dụng cả hệ thống thủ công và hệ thống máy tính trong một khoảng thời gian tạm thời. Điều này cho phép chủ sở hữu đảm bảo rằng hệ thống mới hoạt động như mong đợi.
Ngừng hệ thống thủ công
Vào cuối thời gian dùng thử, chủ sở hữu ngừng hệ thống thủ công. Chủ sở hữu cần tập trung vào việc sử dụng hệ thống kế toán trên máy vi tính. Tất cả các hồ sơ từ hệ thống thủ công có thể được đóng gói và lưu trữ.
