Dự phòng nợ xấu được sử dụng trong phương pháp kế toán dồn tích để điều chỉnh các khoản lỗ dự kiến từ việc không thanh toán các khoản vay hoặc bán tín dụng. Điều chỉnh này là cần thiết trong kế toán dồn tích vì một số doanh số tín dụng sẽ trở nên tồi tệ mặc dù doanh thu được ghi nhận tại thời điểm bán hàng bất kể khi nào nhận được tiền mặt. Không cần dự phòng nợ xấu trong phương pháp kế toán tiền mặt vì doanh thu chỉ được ghi nhận khi nhận được tiền mặt.
Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP)
Kế toán tiền mặt hấp dẫn đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ vì nó ít phức tạp hơn và là một phương thức Dịch vụ Doanh thu Nội bộ được phép để tính thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, kế toán tiền mặt không được phép theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP). Các quy tắc GAAP yêu cầu sử dụng kế toán dồn tích. Theo GAAP, các công ty phải tuân theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung trong việc chuẩn bị báo cáo tài chính và khi công ty được giao dịch công khai, báo cáo tài chính phải được kiểm toán bởi các kế toán viên công chứng.
Quy tắc GAAP cho nợ xấu
Theo kế toán dồn tích, GAAP yêu cầu doanh thu được ghi nhận tại thời điểm bán được thực hiện. GAAP cũng yêu cầu nợ xấu được ghi nhận và khấu trừ vào doanh thu trong cùng khoảng thời gian doanh thu được tạo ra. Do không thể biết chính xác tài khoản nào sẽ chuyển thành xấu, nên có ba thủ tục GAAP để ước tính (dự báo) khoản trợ cấp cho nợ xấu: tỷ lệ phần trăm của phương thức bán tín dụng, sự lão hóa của phương thức phải thu (một biến thể của trước đó) và tỷ lệ phần trăm kết thúc phương thức phải thu. Sau khi bạn hoàn thành việc tính toán, bạn báo cáo khoản trợ cấp cho nợ xấu trên bảng cân đối kế toán như một khoản khấu trừ từ các khoản phải thu.
Tỷ lệ phần trăm của tổng phương thức bán hàng tín dụng
Đây là một phương pháp lịch sử dựa trên kinh nghiệm trước đây của công ty bạn với các tài khoản không bị kiểm soát từ việc bán tín dụng. Ví dụ: kinh nghiệm trong quá khứ của bạn chỉ ra rằng, giả sử, 5 phần trăm tổng doanh số tín dụng của bạn sẽ trở nên tồi tệ trong bất kỳ kỳ kế toán cụ thể nào. Theo đó, bạn sẽ thực hiện một khoản tín dụng vào khoản dự phòng nợ xấu của bạn trên bảng cân đối kế toán vào cuối kỳ để điều chỉnh (giảm) số dư tài khoản phải thu của bạn thêm 5%.
Lão hóa tài khoản phải thu
Lão hóa giả định rằng khoản phải thu càng dài thì khả năng sẽ không được thu thập càng cao. Phương pháp này áp dụng tỷ lệ phần trăm mặc định cho từng khung tuổi (ví dụ: quá hạn 30, 60 hoặc 90 ngày). Như với phương pháp tổng doanh số tín dụng, bạn dựa trên tỷ lệ phần trăm trên dữ liệu lịch sử. Tuy nhiên, tỷ lệ phần trăm được áp dụng cho từng khung tuổi thay vì tổng doanh số tín dụng.
Tỷ lệ phần trăm của tài khoản kết thúc Phương thức phải thu
Phương pháp này yêu cầu bạn thực hiện đánh giá của bạn, chủ doanh nghiệp hoặc nhà phân tích của bạn sau khi đánh giá lịch biểu các khoản phải thu tồn đọng vào cuối kỳ. Nó dựa vào kiến thức và đánh giá của bạn về các tài khoản chưa thanh toán có thể sẽ trở nên tồi tệ. Bạn tính tổng đó theo tỷ lệ phần trăm của số dư tài khoản cuối kỳ của bạn, điều này làm giảm số dư của bạn bằng cùng một số tiền.
Dự trữ đầy đủ
Nhiều chủ doanh nghiệp bảo thủ thích đặt dự trữ lớn để cung cấp cho các khoản xóa nợ không lường trước được. Tuy nhiên, cách tiếp cận này có thể là một cách để đánh giá thấp lợi nhuận thực trong giai đoạn dự trữ quá mức được tích lũy. Bất kể thủ tục GAAP mà bạn sử dụng để tính toán khoản trợ cấp cho nợ xấu, tất cả đều yêu cầu bạn phải là chủ doanh nghiệp. Nguyên tắc hoạt động phải là sự phù hợp của dự trữ trên mạng.
