Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung phác thảo các quy tắc kế toán cho các giao dịch tài chính. Các công ty bán sản phẩm thường sử dụng các mẫu sản phẩm để hiển thị các tùy chọn cho khách hàng. Những mẫu này có thể được sản xuất hoặc mua bởi công ty. Trong cả hai trường hợp này, có một chi phí cho các mẫu. Có nhiều phương pháp cho phép mở rộng các mẫu này theo GAAP.
Quy tắc GAAP cho chi phí
Theo nguyên tắc GAAP, chi phí phải được ghi lại trong khoảng thời gian có chứa các khoản thu liên quan. Nếu các chi phí không thể được gắn trực tiếp vào doanh thu, chúng sẽ được mở rộng trong giai đoạn chúng phát sinh. Để phát sinh chi phí, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm pháp lý cho nó. Các chi phí không nhất thiết phải được thanh toán, chỉ cần ký hợp đồng. Ví dụ: nếu một doanh nghiệp thuê văn phòng, tiền thuê mỗi tháng sẽ được mở rộng trong tháng đó, ngay cả khi tiền thuê chưa được thanh toán. Đối với các mẫu sản phẩm, các nguyên tắc GAAP cho phép mở rộng ngay lập tức các mẫu khi công ty mua chúng hoặc viết hoa và hoãn lại một phần chi phí cho các giai đoạn trong tương lai.
Mở rộng ngay lập tức các mẫu sản phẩm
Mặc dù các mẫu sản phẩm có thể được sử dụng trong một số kỳ kế toán hoặc thậm chí vài năm, GAAP cho phép chúng được mở rộng khi mua lần đầu. Điều này là do thực tế là các mẫu thường không thể được so khớp trực tiếp với các khoản thu liên quan. Nhiều khách hàng và khách hàng tiềm năng có thể xem các mẫu. Một số có thể mua hàng và một số có thể không. Chi phí cho các mẫu cho phép công ty nhận ra chi phí khi phát sinh thay vì cố gắng xác định các khoản chi phí trong tương lai. Để tính chi phí, ghi nợ Mẫu hoặc Vật tư trên báo cáo thu nhập và ghi có vào Ngân hàng hoặc Tài khoản phải trả, tùy thuộc vào việc các mẫu đã được thanh toán hay chưa.
Viết hoa mẫu sản phẩm
Nếu các mẫu sản phẩm có thể được theo dõi để bán cụ thể, chúng có thể được viết hoa và sau đó được mở rộng trong giai đoạn của các doanh thu liên quan. Ví dụ: nếu các mẫu trang trí gỗ tùy chỉnh được tạo cho một khách hàng cụ thể vào tháng 5, một công ty có thể tận dụng chi phí trên sổ sách và chi phí cho họ khi khách hàng mua hàng vào tháng Chín. Các mục kế toán ban đầu là tín dụng cho Tiền mặt hoặc Tài khoản phải trả và ghi nợ vào Chi phí Trả trước. Khi chi phí hết hạn, tài khoản Chi phí trả trước được ghi có và tài khoản Mẫu hoặc Vật tư bị ghi nợ.
Mẫu đã lỗi thời
Nếu một công ty chọn tận dụng các mẫu sản phẩm và chi phí chúng trong một giai đoạn trong tương lai hoặc qua nhiều thời kỳ, công ty phải xem xét chúng thường xuyên để đảm bảo rằng chúng vẫn có thể sử dụng được. Nếu một mẫu sản phẩm viết hoa trở nên lỗi thời hoặc không được sử dụng bởi công ty nữa, thì nó phải được xóa trong giai đoạn đó. Điều này cũng đúng nếu mẫu bị hỏng và không thể sử dụng được nữa.
