Kế toán cho các cải tiến cho thuê thường rất khó hiểu và nó đòi hỏi các ước tính phải được thực hiện liên quan đến tuổi thọ dự kiến của cải tiến và giai đoạn mà nó nên được khấu hao. Cải tiến cho thuê có thể thể hiện một khoản chi phí lớn cho một công ty thuê không gian và cần thực hiện các thay đổi để có thể sử dụng được.
Đồng tăng trưởng
Nếu bạn sở hữu địa điểm kinh doanh của mình và cải thiện nó, chúng được gọi là cải thiện vốn. Nếu bạn thuê không gian và thực hiện các cải tiến, chúng được gọi là cải tiến cho thuê. Chúng bao gồm các thay đổi về chức năng hoặc cấu trúc đối với không gian văn phòng để phù hợp với nhu cầu của công ty bạn. Chúng có thể bao gồm xây tường, lắp đặt ánh sáng, đặt trong phòng tắm hoặc bất cứ thứ gì làm tăng tính hữu dụng hoặc giá trị của không gian. Bởi vì những cải tiến này mang lại lợi ích trong thời gian dài, bạn không thể chi tiêu chúng trong năm mà chúng phải chịu. Chúng phải được coi là một chi phí vốn và khấu hao theo thời gian.
GAAP cho khấu hao
Ở Hoa Kỳ, "SFAS 13 - Kế toán cho thuê" phác thảo cách cải thiện hợp đồng thuê nhà nên được xử lý trong báo cáo tài chính. Tuổi thọ hữu ích ước tính của cải tiến phải được tính toán trước. Cuộc sống hữu ích là khoảng thời gian cho đến khi cải tiến cần phải thay đổi hoặc nâng cấp. So sánh cuộc sống hữu ích với thời hạn thuê. Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung đòi hỏi việc cải tiến phải được khấu hao theo phương pháp đường thẳng trong thời gian ngắn hơn hoặc thời hạn sử dụng hoặc thời hạn thuê. Ví dụ: nếu chi phí cải thiện là 1.000 đô la và sẽ kéo dài ít nhất 10 năm và thời hạn thuê là năm năm, bạn sẽ khấu hao chi phí trong khoảng thời gian năm năm, phải trả 200 đô la mỗi năm.
Gia hạn cho thuê
Kế toán cải thiện hợp đồng thuê nhà trở nên phức tạp hơn khi hợp đồng thuê bao gồm các gia hạn tùy chọn. Ví dụ: bạn có thể thuê một tài sản trong ba năm nhưng có tùy chọn gia hạn cho ba người khác. GAAP yêu cầu, nếu việc gia hạn được đảm bảo một cách hợp lý, bạn bao gồm thời gian gia hạn hoặc thời gian trong khung thời gian khấu hao. Các tình huống có thể cho thấy sự đảm bảo như vậy bao gồm các hình phạt cho việc không gia hạn, mặc cả các lựa chọn mua lại sau thời gian gia hạn tiếp theo và cho thuê được gia hạn theo lựa chọn của bên cho thuê. Nếu không có sự đảm bảo về việc gia hạn, các cải tiến cho thuê chỉ được khấu hao theo thời hạn thuê ban đầu.
Chi phí thuê hoạt động
Khi thuê không gian văn phòng của bạn, bạn có thể gặp phải nhiều chi phí khác khi vận hành không gian, chẳng hạn như bảo trì, tiện ích, sửa chữa và tự trả tiền thuê. Những chi phí này không phải là vốn trong tự nhiên và nên được mở rộng trong giai đoạn mà chúng phải chịu.
