Kể từ khi người sử dụng lao động có liên hệ đầu tiên với một nhân viên tương lai, cho đến khi chấm dứt việc làm, điều quan trọng là các hồ sơ bằng văn bản liên quan đến nhân viên phải được lưu trong hồ sơ nhân viên dưới tên của từng nhân viên. Những hồ sơ việc làm này, nếu được duy trì một cách chính xác, có khả năng phục vụ để bảo vệ người sử dụng lao động khỏi trách nhiệm pháp lý trong tương lai đối với việc làm và vi phạm luật lao động, chẳng hạn như chấm dứt sai trái hoặc phân biệt đối xử việc làm.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Khóa tủ hồ sơ hoặc một phòng an toàn với quyền truy cập hạn chế
-
Các thư mục tập tin
Hiểu lý do tại sao bạn cần phải giữ hồ sơ nhân viên. Đây là hồ sơ của công ty và nhân viên về những gì đã xảy ra tại nơi làm việc. Các hồ sơ được lưu giữ trong hồ sơ nhân sự có thể phục vụ để bảo vệ người sử dụng lao động trong các thủ tục pháp lý trong tương lai và giúp xóa tan những hiểu lầm có thể xảy ra đối với các vấn đề chính sách, các vấn đề thanh toán và lợi ích, nhiệm vụ và trách nhiệm, hành động kỷ luật hoặc khắc phục và khiếu nại.
Vì vậy, những gì nên đi vào một tập tin nhân viên? Các tài liệu và hồ sơ sau đây nên được duy trì bởi các chuyên gia nhân sự hoặc quản lý, trên mỗi nhân viên. Mô tả công việc Đơn xin việc Cung cấp việc làm Mẫu IRS W-4 Biên nhận cho sổ tay nhân viên (Thường là một ý tưởng tốt để giữ một bản sao của sổ tay, đặc biệt là khi nó có thể thay đổi theo thời gian. Bằng cách này, mọi người đều biết các điều khoản của sổ tay nhân viên đã ký là gì.) Bất kỳ đánh giá hiệu suất được đưa ra Mẫu đăng ký quyền lợi nhân viên Giải thưởng Khiếu nại và khen ngợi nhận được về nhân viên Hành động kỷ luật hoặc cảnh báo * Hồ sơ tham dự Chúng tôi đề nghị rằng mỗi loại hồ sơ khác nhau có tab riêng.
Hồ sơ y tế và các hình thức nhập cư nên được lưu giữ trong các tập tin riêng biệt. Vì bạn không thể đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên tình trạng nhập cư của một người, giả sử họ có quyền làm việc tại Hoa Kỳ và chính phủ liên bang có quyền xem xét I-9, có lẽ tốt hơn là nên tách riêng. Ngoài ra, liên quan đến hồ sơ y tế, Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ (ADA) có các quy tắc rất nghiêm ngặt liên quan đến quyền riêng tư và quyền truy cập để gửi hồ sơ y tế, vì vậy cần phải giữ chúng trong một tủ hồ sơ và hồ sơ riêng biệt có giới hạn truy cập. ADA giới hạn việc tiết lộ thông tin trong các hồ sơ này cho các giám sát viên, cho đến khi nhân viên có những hạn chế cần thiết về nhiệm vụ của họ hoặc đang cần chỗ ở; nhân viên sơ cứu trong trường hợp chăm sóc y tế khẩn cấp; và các quan chức chính phủ và bảo hiểm trong các trường hợp hạn chế.
Điều quan trọng là thông tin không chính xác trong hồ sơ nhân sự của nhân viên phải được sửa ngay lập tức khi công ty thông báo rằng thông tin không chính xác.
Hồ sơ nhân viên nên được khóa và chỉ dành cho những người có nhu cầu kinh doanh hợp pháp để có quyền truy cập vào tệp. Người quản lý hoặc giám sát viên tuyến đầu tiên có thể cần quyền truy cập để đưa ra quyết định về các chương trình khuyến mãi và hành động kỷ luật. Nếu bất cứ ai không có một doanh nghiệp hợp pháp cần truy cập vào tệp muốn xem nó, họ cần một trát đòi hỏi hợp lệ. Nếu không, quyền riêng tư của nhân viên có thể bị vi phạm.
Nói chung, luật pháp không yêu cầu bạn tiết lộ cho nhân viên những gì có trong hồ sơ nhân viên của họ mà không có yêu cầu thích hợp từ nhân viên. Nó có lẽ là một thực hành kinh doanh tốt hơn, tuy nhiên, để giữ cho nhân viên được thông báo về những gì trong hồ sơ của họ. Theo cách đó, bạn không có một nhân viên bên lề nào ngạc nhiên khi họ bị kỷ luật hoặc chấm dứt. Các ngoại lệ cho quy tắc chung này là các quy định của Đạo luật báo cáo tín dụng công bằng (FCRA). Nó yêu cầu bạn thông báo cho nhân viên hoặc nhân viên tiềm năng nếu bạn đang thực hiện một hành động bất lợi dựa trên những gì có trong báo cáo tín dụng của họ.
Khác với vấn đề thông báo cho nhân viên về những gì trong hồ sơ nhân sự của họ là vấn đề truy cập. Nhiều tiểu bang yêu cầu nhà tuyển dụng cho nhân viên và nhân viên cũ truy cập vào hồ sơ nhân sự của nhân viên. Điều quan trọng, là một chuyên gia nhân sự hoặc chủ doanh nghiệp, bạn phải tự làm quen với luật pháp của tiểu bang của mình về vấn đề này. Tuy nhiên, theo nguyên tắc chung, quyền truy cập của nhân viên phải hợp lý và phải có thành viên quản lý có mặt để đảm bảo không có gì bị lấy hoặc thay đổi. Một số luật tiểu bang cho phép nhân viên có bản sao, nếu có, có người từ công ty tạo bản sao. Thường sẽ có giới hạn về những gì nhân viên có thể nhìn thấy trong hồ sơ nhân sự của họ. Nếu có những mục nhạy cảm như thư giới thiệu, điều tra tội phạm và thông tin khác có thể vi phạm quyền riêng tư của người khác, họ có thể bị từ chối truy cập vào nó. Đây là một ý tưởng tốt ở đây để giữ các mục đó dưới một tab riêng trong hồ sơ nhân sự của nhân viên. Một số luật tiểu bang có thể cho phép nhân viên gửi phản bác đến các hành động kỷ luật hoặc đánh giá.
Lời khuyên
-
Giữ một bản sao của luật tiểu bang, nếu có một bản trong tiểu bang của bạn, khi truy cập vào các tệp nhân viên được đăng hoặc tiện dụng, trong khu vực lưu giữ các tệp này. Điều này sẽ tránh mọi xung đột giữa quản lý và nhân viên về những gì được và không được phép.
Cảnh báo
Mọi nhân viên phải được đối xử như nhau khi bảo trì và truy cập hồ sơ nhân sự của họ. Bất kỳ sai lệch trong thực tế có thể khiến công ty kiện tụng. Nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào về cách duy trì hồ sơ nhân sự của nhân viên, hãy tham khảo ý kiến luật sư.
