Khi thông báo cho nhân viên, nhà cung cấp hoặc chủ chính sách rằng hợp đồng của họ không được gia hạn, bạn sẽ cần gửi thư không gia hạn. Viết thư này với sự khéo léo và chuyên nghiệp có thể tạo điều kiện cho một sự tách biệt thân thiện, chưa kể tiết kiệm thời gian và đau lòng. Đây là một thao tác hơi khó khăn; thư không gia hạn phải được cân bằng giữa vị trí được nêu rõ và độ nhạy cảm với cảm xúc của người nhận.
Nói rõ ý định của bạn
Nêu rõ mục đích của bạn. Sự mơ hồ có thể mở ra cánh cửa cho sự nhầm lẫn sau này. Sau khi nêu tên của doanh nghiệp hoặc tổ chức đang đề cập, hãy giải thích rằng người đọc đang không được gia hạn. Đối với các vấn đề nhạy cảm hơn, chẳng hạn như vị trí làm việc, thư nên theo một cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc họp cá nhân giải thích ngắn gọn lý do không gia hạn.
Thí dụ:
Bạn đang nhận được thư này vì bạn hiện đang cung cấp cho chúng tôi dịch vụ cà phê hàng tháng cho văn phòng của chúng tôi rằng chúng tôi phải hủy hiệu lực vào tháng tới.
Cung cấp Backstory
Đưa ra một lý do trung thực cho việc không đổi mới. Người nhận của bạn xứng đáng được giải thích hợp lệ cho quyết định. Trong nhiều trường hợp, lý do có thể đơn giản như thay đổi chính sách, cắt giảm ngân sách hoặc chấm dứt thường xuyên vị trí này. Nếu quyết định dựa trên hiệu suất kém, hãy nói như vậy với một ví dụ. Tránh tuyên bố thô lỗ hoặc cáo buộc quá mức; thay vào đó, hãy bình tĩnh và chuyên nghiệp. Hãy chắc chắn rằng bạn có các báo cáo sự cố cụ thể để sao lưu mọi tuyên bố về việc làm sai hoặc hoạt động kém nếu quyết định được đưa ra.
Thí dụ:
Bạn đang không được gia hạn vì hiệu suất của bạn trong khả năng làm việc, đặc biệt là về sự đúng giờ và cam kết với công việc.
Thảo luận về các lựa chọn có sẵn
Giải thích các tùy chọn có sẵn cho người nhận. Đối với thay đổi chính sách, đưa ra các lựa chọn thay thế và ngày chấm dứt cụ thể. Trong một nơi làm việc hoặc hợp đồng nhà cung cấp không gia hạn, điều quan trọng là không chỉ đưa ra khung thời gian, mà còn hướng dẫn liên quan đến thời gian nghỉ và trách nhiệm còn lại. Đây cũng là một cơ hội, nếu bạn chọn, để thông báo cho người nhận về quy trình kháng cáo việc không gia hạn. Cung cấp thông tin liên lạc cho người phụ trách quá trình đó hoặc liên kết đến trang web thích hợp để biết thêm thông tin.
Thí dụ:
Xin lưu ý rằng dịch vụ của bạn với chúng tôi sẽ chấm dứt hiệu lực vào ngày 1 tháng 2. Mặc dù hiện tại chúng tôi không cần dịch vụ của bạn, chúng tôi có thể trong tương lai khi ngân sách của chúng tôi mở rộng, vì vậy hãy chắc chắn kiểm tra lại với chúng tôi vào cuối năm khi chúng tôi đánh giá lại nhu cầu.
Tính lịch sự
Hãy lịch sự. Trong nhiều trường hợp, việc không gia hạn là một điều gây ngạc nhiên cho người nhận và nó có thể là một lá thư khó đọc vì nó thường đại diện cho một cuộc sống lớn hoặc thay đổi doanh thu. Cảm ơn nhân viên, chủ sở hữu chính sách hoặc nhà cung cấp đã dành thời gian và đóng góp cho doanh nghiệp và, khi thích hợp, chúc họ may mắn trong nỗ lực tương lai. Tuy nhiên, không ám chỉ bất kỳ sự hiểu lầm hoặc nghi ngờ nào về quyết định này, vì điều này có thể gợi ý cho người nhận rằng họ nên tranh luận về quyết định đó, hoặc thậm chí đưa ra tòa.
Thí dụ:
Cảm ơn bạn đã đóng góp có giá trị cho doanh nghiệp của chúng tôi. Chúng tôi chúc bạn may mắn trên những nỗ lực trong tương lai.
Định dạng đúng
Ký tên với tên và vị trí của bạn. Cung cấp tiêu đề và thông tin liên lạc của bạn để người nhận sẽ hiểu thẩm quyền của bạn trong quyết định và sẽ có thể liên hệ với bạn bằng các câu hỏi. Nếu bạn chỉ đơn giản là báo cáo thay đổi chính sách, hãy thêm rằng việc không gia hạn là phù hợp với chính sách đó và đính kèm để tham khảo.
Hãy chắc chắn đọc bản in nhỏ
Nếu bạn có hợp đồng bằng văn bản với người hoặc dịch vụ mà bạn đang chọn không gia hạn, hãy nhớ đọc bản in đẹp. Có thể có chi tiết cụ thể về cách thức và thời điểm bạn có thể chấm dứt hợp đồng mà bạn phải tuân theo để bạn không gặp phải vi phạm tình huống hợp đồng. Nếu đó là hợp đồng tự động gia hạn, chẳng hạn như hợp đồng dịch vụ hàng tháng, hãy viết thư yêu cầu chấm dứt và gửi đến bộ phận thích hợp. Đảm bảo bao gồm ngày bạn muốn chấm dứt dịch vụ. Tùy thuộc vào bạn nếu bạn muốn bao gồm lý do tại sao. Nếu bạn không hủy trước thời gian gia hạn, bạn có thể bị kẹt với phí chấm dứt, vì vậy hãy lưu ý mọi thời hạn sẽ hủy khi bạn ký hợp đồng tự động gia hạn.
