Là một nhà tư vấn, bạn cung cấp cho khách hàng một dịch vụ chuyên nghiệp. Trong ngành dịch vụ chuyên nghiệp, hợp đồng hoặc thỏa thuận dịch vụ phác thảo các điều khoản dịch vụ, bao gồm các dịch vụ được cung cấp, lịch thanh toán và khung thời gian cho mối quan hệ giữa nhà tư vấn và khách hàng. Là chuyên gia tư vấn, bạn phải viết thư nhắc nhở cho khách hàng khi hợp đồng tư vấn hết hạn.
Sử dụng tiêu đề thư có chứa tên và thông tin liên lạc của bạn hoặc nhập thông tin này ở đầu thư nhắc nhở. Khách hàng nên biết chính xác bức thư đến từ ai.
Giải thích mục đích cho thư nhắc nhở trong đoạn đầu tiên. Nhắc nhở khách hàng rằng hợp đồng tư vấn sắp hết hạn. Bao gồm ngày cụ thể mà hợp đồng hết hạn.
Mời khách hàng gia hạn hợp đồng (nếu có) trong đoạn tiếp theo. Nói điều gì đó tích cực về các dịch vụ tư vấn của bạn, chẳng hạn như kết quả bạn đã bảo đảm cho khách hàng cho đến nay. Bạn cũng có thể cung cấp giảm giá hoặc khuyến khích khác để thuyết phục khách hàng gia hạn hợp đồng.
Trong đoạn cuối, hãy cho khách hàng biết cách liên lạc với bạn nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc nếu anh ta muốn gia hạn hợp đồng. Thông thường, đây là qua điện thoại hoặc email. Thêm vào đó, bạn muốn khách hàng liên hệ với bạn, bất kể gia hạn hợp đồng, để thảo luận về các vấn đề kết thúc. Điều này sẽ cho bạn một cơ hội khác để thuyết phục anh ấy làm mới liên lạc.
Thêm một đóng cửa chuyên nghiệp, chữ ký của bạn và tên đánh máy của bạn vào cuối thư nhắc nhở.
