Thông tin kế toán là dữ liệu về một thực thể kinh doanh giao dịch. Từ việc mua hàng tồn kho và máy móc cho đến ký kết hợp đồng xây dựng dài hạn, các sự kiện xảy ra trong hoạt động kinh doanh hầu như luôn chuyển thành thông tin kế toán. Kế toán là một phương pháp xác định và ghi lại dữ liệu này và sử dụng nó để tạo các báo cáo hữu ích cho nhiều người dùng. Những người dùng này thường được phân loại thành hai nhóm: người dùng nội bộ và người dùng bên ngoài. Bởi vì nhu cầu của những người dùng này rất đa dạng, kế toán có hai quan điểm chính. Kế toán quản trị là một viễn cảnh hướng tới tương lai hướng đến người dùng nội bộ. Kế toán tài chính dựa trên dữ liệu lịch sử và được chuẩn hóa cho người dùng bên ngoài. Để hiểu những quan điểm này, bạn cần hiểu một số khái niệm cơ bản tạo thành nền tảng của kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh.
Lời khuyên
-
Thông tin kế toán là thông tin có thể đo lường được, có thể định lượng về các giao dịch và sự kiện liên quan đến một thực thể kinh doanh.
Thông tin kế toán là gì?
Thông tin kế toán là thông tin phát sinh từ các giao dịch kinh doanh. Sau khi được xác định, thông tin sau đó được phân loại và ghi lại, và cuối cùng nó tìm được đường vào các báo cáo khác nhau. Đối với kế toán cơ sở tiền mặt, điều này là tương đối đơn giản. Doanh thu được ghi vào sổ sách khi nhận được tiền mặt và chi phí được ghi nhận khi thanh toán tiền mặt. Phương pháp này có thể đơn giản hơn, nhưng nó chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hơn chỉ có một vài chủ sở hữu hoặc đối tác. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có nhiều nhà đầu tư và doanh nghiệp có hàng tồn kho tìm thấy cơ sở dồn tích của kế toán cần thiết. Ngoài ra, các doanh nghiệp giao dịch công khai được pháp luật yêu cầu sử dụng kế toán dựa trên cơ sở dồn tích. Các giao dịch trong kế toán dồn tích được ghi lại theo phương trình kế toán, trong đó mọi giao dịch đều có một bên nợ và một bên tín dụng.
Ba yếu tố cơ bản của kế toán là gì?
Phương trình kế toán được tạo thành từ ba yếu tố: tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Tài sản là những thứ mà doanh nghiệp sở hữu và có thể sử dụng. Tài sản có thể hữu hình, như vật phẩm tồn kho, máy móc, tòa nhà và vật tư, hoặc vô hình, như bằng sáng chế và bản quyền tác giả. Tiền mặt và các công cụ giống như tiền mặt, như số dư tài khoản ngân hàng, cũng được coi là tài sản. Một doanh nghiệp cũng có thể nắm giữ các khoản đầu tư, được coi là tài sản dài hạn.
Nợ phải trả là số tiền mà doanh nghiệp nợ các thực thể khác. Doanh nghiệp có thể mua hàng tồn kho để bán lại bằng tín dụng, ví dụ. Số tiền họ nợ nhà cung cấp của họ sẽ là một khoản nợ cho đến khi được trả. Khi doanh nghiệp trả cho nhân viên và khấu trừ thuế từ tiền lương, họ sẽ phải chịu một khoản nợ dưới hình thức khấu trừ thuế cho chính phủ. Doanh nghiệp có thể vay các khoản vay hoặc hạn mức tín dụng để trả cho các chi phí nhất định. Những số dư cho vay này sẽ đại diện cho các khoản nợ của doanh nghiệp.
Vốn chủ sở hữu là sự kết hợp của số tiền đầu tư vào doanh nghiệp của chủ sở hữu hoặc cổ đông và thu nhập của doanh nghiệp trong những năm qua. Quyền sở hữu duy nhất, quan hệ đối tác hoặc LLC có thể bắt đầu bằng việc các thành viên của doanh nghiệp mỗi người đặt một khoản tiền mặt vào tài khoản ngân hàng để doanh nghiệp sử dụng. Một tập đoàn có thể bắt đầu với một nhóm lớn các nhà đầu tư tất cả gộp tiền lại với nhau. Dù bằng cách nào, khoản đầu tư này thể hiện quyền lợi sở hữu của họ đối với doanh nghiệp và được gọi là vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp hoạt động, lợi nhuận và thua lỗ của nó sẽ tăng hoặc giảm vốn chủ sở hữu.
Ba yếu tố này kết hợp trong phương trình kế toán, trong đó nêu rõ rằng tài sản bằng nợ phải trả cộng với vốn chủ sở hữu. Như với bất kỳ phương trình, hai bên phải giữ bằng nhau. Chính khái niệm này làm cơ sở cho nhu cầu ghi nợ và tín dụng cho mọi giao dịch. Sự gia tăng tài sản sẽ luôn dẫn đến sự gia tăng nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu hoặc giảm một tài sản khác được trao đổi. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn mua hàng tồn kho bằng tiền mặt, giao dịch sẽ giảm tài sản tiền mặt để tăng tài sản tồn kho. Nếu doanh nghiệp của bạn thay vì mua hàng tồn kho theo tín dụng, doanh nghiệp của bạn đã tăng một khoản nợ, tài khoản phải trả, để tăng tài khoản tài sản tồn kho.
Tại sao kế toán quan trọng cho doanh nghiệp?
Thông tin kế toán giúp mọi người đưa ra quyết định kinh doanh và tài chính. Sự tin tưởng của họ vào tính chính xác và độ tin cậy của thông tin này cũng quan trọng như kết quả tài chính thực tế của doanh nghiệp. Do đó, điều quan trọng là phải có một hệ thống nắm bắt chính xác thực tế của một hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của nó và báo cáo thông tin một cách trung thực. Có rất nhiều người sử dụng thông tin kế toán, mỗi người có mối quan tâm khác nhau về doanh nghiệp.
Các nhà quản lý cần có khả năng dự báo kết quả tiềm năng của các quyết định kinh doanh khác nhau. Nhân viên muốn biết rằng doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động một cách ổn định về tài chính. Các nhà đầu tư muốn biết làm thế nào một doanh nghiệp sử dụng tiền của họ để tạo ra lợi nhuận và họ cần có khả năng so sánh doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác để đánh giá các chiến lược đầu tư. Các nhà cung cấp và các chủ nợ khác cần biết về hiệu quả tài chính của một doanh nghiệp và liệu doanh nghiệp đó có đủ tài sản hay đang sử dụng quá nhiều tín dụng. Theo nghĩa rộng, những người dùng này có thể được chia thành hai nhóm cơ bản: nội bộ và bên ngoài. Do đó, kế toán có hai ngành chính: quản lý và tài chính.
Kế toán tài chính
Kế toán tài chính là một nhánh của kế toán tập trung vào báo cáo được chuẩn hóa để cung cấp thông tin cho người dùng bên ngoài. Các công ty giao dịch công khai, những công ty cung cấp cổ phiếu của họ để bán trên các sàn giao dịch khác nhau, được yêu cầu chuẩn bị báo cáo kế toán tài chính và nộp cho Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch để xem công khai. Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Tài chính đặt ra các tiêu chuẩn chi phối cách thức kế toán tài chính được thực hiện. Những nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung này, hoặc GAAP, đóng vai trò là khung để kế toán sử dụng khi quyết định cách đo lường và ghi lại thông tin tài chính.
GAAP cho rằng thông tin kế toán phải có những phẩm chất nhất định: tính phù hợp, tính trọng yếu, độ tin cậy, tính dễ hiểu và khả năng so sánh. Thông tin liên quan là thông tin có ảnh hưởng đến quyết định trong tay. Vật chất có nghĩa là một cái gì đó đủ quan trọng để được lưu ý. Ví dụ, một doanh nghiệp trị giá hàng triệu đô la có thể không cần phải lo lắng về việc báo cáo chính xác về giao dịch 200 đô la nhưng sẽ tìm thấy một giao dịch 20.000 đô la là quan trọng. Thông tin đáng tin cậy là không có lỗi hoặc thao tác. Hiểu được có nghĩa là thông tin được trình bày rõ ràng và một cách hiệu quả để tránh giải thích sai. Cuối cùng, so sánh có nghĩa là các báo cáo được tạo và trình bày bằng cách làm theo các phương pháp kế toán được chấp nhận tại thời điểm đó. Điều này cho phép người dùng so sánh doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác vì họ biết rằng họ đang được thông báo theo cùng một cách từ doanh nghiệp đến doanh nghiệp.
Nguyên tắc kế toán cơ bản của kế toán tài chính
Kế toán tài chính dựa trên cơ sở dồn tích và sử dụng GAAP làm khung. Theo GAAP, doanh thu được khớp với chi phí được sử dụng để tạo ra chúng. Doanh thu được coi là kiếm được khi doanh nghiệp đã giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, cho dù có đổi tiền mặt hay không. Các chi phí được ghi nhận tương tự khi hàng hóa hoặc dịch vụ được nhận. Các giao dịch này nhập vào sổ sách với chi phí lịch sử của chúng và không được đánh giá lại sau đó. Chi phí lịch sử là khách quan, trong khi đánh giá lại sẽ chủ quan và cần tránh. Những nguyên tắc này hướng dẫn việc tạo ra các báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính chính
Trong kế toán tài chính, mỗi chu kỳ kế toán dẫn đến ba báo cáo tài chính chính: báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Từ ba tuyên bố này, người dùng có thể phân tích nhiều tỷ lệ hiệu suất khác nhau để dễ dàng so sánh doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, ngay cả khi các doanh nghiệp có quy mô khác nhau.
Báo cáo thu nhập cho thấy các tài khoản thu nhập và chi phí khác nhau. Thu nhập được trình bày trước. Nếu hàng tồn kho có liên quan, giá vốn hàng bán thường được khấu trừ vào thu nhập trước khi chuyển sang phân loại chi phí. Giá vốn hàng bán và các chi phí được khấu trừ từ thu nhập để có được lợi nhuận ròng hoặc dòng dưới cùng của điểm số của báo cáo thu nhập.
Một bảng cân đối theo phương trình kế toán. Nó cho thấy tất cả các tài khoản tài sản ở một bên và bên kia là tài khoản nợ và vốn chủ sở hữu. Khi sổ sách được đóng vào cuối kỳ kế toán, thu nhập ròng được hiển thị trong tài khoản vốn chủ sở hữu. Một số dư thử nghiệm được chuẩn bị, điều chỉnh các mục nhật ký được thực hiện và cuối cùng, một bảng cân đối được chuẩn bị trong đó tài sản bằng tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho thấy tiền mặt của doanh nghiệp đã đi đâu. Mặc dù kế toán dồn tích có nghĩa là các giao dịch được ghi lại khi nghĩa vụ được thực hiện hoặc thực hiện mà không liên quan đến tiền mặt, nhưng điều quan trọng là phải biết những gì đã xảy ra với tiền mặt của doanh nghiệp.Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giải thích cách tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp. Nó phá vỡ những dòng chảy xuống thành các loại hoạt động khác nhau. Để phân tích rõ ràng hơn, dòng tiền từ hoạt động kinh doanh sẽ được hiển thị tách biệt với dòng tiền từ hoạt động đầu tư hoặc tài trợ.
Kế toán quản trị
Ngược lại, kế toán quản trị linh hoạt hơn nhiều. Quản lý có thể cần phải xem thông tin theo nhiều cách khác nhau để đánh giá quyết định. Họ được tự do sử dụng bất kỳ định dạng báo cáo nào hữu ích nhất đối với họ. Báo cáo kế toán quản lý không được hiển thị cho người dùng bên ngoài và do đó không bị hạn chế bởi việc sử dụng GAAP.
Kế toán quản trị thường hướng tới tương lai và chủ quan. Các nhà quản lý có thể cần thực hiện phân tích lợi ích chi phí, tìm điểm hòa vốn, kiểm tra chi phí vòng đời hoặc chia nhỏ các báo cáo thành các phân khúc kinh doanh khác với các yêu cầu trong báo cáo tài chính. Do đó, lợi ích chính của kế toán quản lý là sự linh hoạt trong việc thao túng các báo cáo để chúng hữu ích nhất đối với quyết định trong tay. Tuy nhiên, bản chất chủ quan của các báo cáo này thách thức GAAP, đó là lý do tại sao chúng không được hiển thị cho người dùng bên ngoài.
Các loại thông tin kế toán khác
Kế toán thuế và kế toán phi lợi nhuận có nhiều quy tắc chuyên ngành hơn các quy tắc được thảo luận ở đây. Khi thảo luận về kế toán thuế, bạn có thể nghe thấy thuật ngữ đối chiếu thuế với thuế. Điều này có nghĩa là kế toán viên đang giải thích sự khác biệt giữa những gì được thể hiện trong báo cáo kế toán tài chính và kết quả thể hiện trong tờ khai thuế. Điều này là do các quy định của Ủy ban chuẩn mực kế toán tài chính từ GAAP và IRS khác nhau về cách xử lý một số giao dịch nhất định. Một ví dụ là việc điều trị chi phí bữa ăn. Mặc dù bạn có thể sẽ phản ánh toàn bộ chi phí của một bữa ăn trong các cuốn sách kinh doanh của bạn, IRS sẽ chỉ cho phép 50% chi phí trong hầu hết các trường hợp. Sự hòa giải của bạn sẽ có một mục hàng hiển thị nửa chi phí còn lại như một lời giải thích.
Kế toán phi lợi nhuận được thực hiện theo một cách rất cụ thể bởi vì các doanh nghiệp phi lợi nhuận thường có tiền được phân bổ theo những cách rất cụ thể. Các tổ chức phát hành tài trợ có thể có những ràng buộc rất cụ thể về cách sử dụng tiền. Ví dụ, một khoản trợ cấp có thể được cung cấp để giúp các lao động nữ có tay nghề thấp được đào tạo nghề. Tổ chức phi lợi nhuận sẽ phải chứng minh rằng các quỹ tài trợ đã được sử dụng để theo đuổi mục tiêu này. Họ không thể sử dụng các quỹ tài trợ này cho các dự án khác, hoặc họ sẽ phải trả lại tiền cho nhà phát hành. Tương tự, các nhà tài trợ có thể quyên góp cho một dự án cụ thể chứ không phải cho một quỹ chung phi lợi nhuận. Họ sẽ muốn thấy rằng các mục tiêu dự án đã được đáp ứng. Kế toán phi lợi nhuận tách các khoản tiền thành nhiều quỹ khác nhau để thực hiện báo cáo này.
Mặc dù định nghĩa về thông tin kế toán có vẻ đơn giản, nhưng bạn có thể nhanh chóng thấy lĩnh vực kế toán đã phát triển như thế nào để bao gồm rất nhiều chuyên ngành. Có những người làm việc trong các lĩnh vực chủ đề rộng, nhưng nhiều hơn nữa trong các vai trò rất chuyên ngành. Một cá nhân có thể chỉ giao dịch trong các tài khoản phải trả, ví dụ, đảm bảo rằng doanh nghiệp thanh toán hóa đơn đúng hạn để đèn sáng và hàng tồn kho tiếp tục trôi chảy. Một người khác có thể quyết định chỉ làm việc với thông tin về thuế doanh nghiệp, đảm bảo báo cáo chính xác và tuân thủ tất cả các quy định thuế của tổ chức thuế, cho dù là thuế liên bang hay tiểu bang, thu nhập, bán hàng hoặc thuế lương. Một điều chắc chắn: Tất cả họ sẽ ghi lại thông tin về các giao dịch kinh doanh trên mạng và sử dụng chúng để báo cáo cho các bên quan tâm khác nhau.
