Truyền thông và trao đổi thông tin hiệu quả đều rất quan trọng đối với thành công của dự án. Giao tiếp rõ ràng đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm hiểu được vai trò và mục tiêu của cô ấy trong dự án. Trao đổi thông tin liên tục giúp tất cả các thành viên trong nhóm nhận thức được tiến bộ và nêu bật bất kỳ vấn đề nào có thể ảnh hưởng đến tiến độ. Việc không giao tiếp hiệu quả có thể dẫn đến sự chậm trễ tốn kém ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.
Kế hoạch dự án
Kế hoạch dự án là trung tâm của tất cả các thông tin liên lạc của dự án theo báo cáo của TechRepublic. Kế hoạch cho phép mọi thành viên trong nhóm biết dự án sẽ cung cấp những gì và ai chịu trách nhiệm. Nó cung cấp các ngày chính và các phụ thuộc dự án và chia các chương trình phức tạp thành các thành phần nhỏ hơn mà các thành viên riêng lẻ có thể dễ hiểu hơn.
Tầm nhìn
Truyền thông đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều có chung tầm nhìn về kết quả dự án. Một ấn bản năm 2002 của Tạp chí kinh doanh Houston Houston đã mô tả cách các kiến trúc sư, một công ty xây dựng và nhà phát triển hợp tác với các nhà quản lý của các công ty khách hàng để đạt được thành công của dự án thông qua một mục tiêu chung - một khu kinh doanh đáp ứng nhu cầu của người dùng.
Kế hoạch truyền thông
Một dự án lớn liên quan đến nhiều thành viên trong nhóm và một loạt các kênh truyền thông. Để đảm bảo trao đổi thông tin và trao đổi thông tin hiệu quả, điều quan trọng là người quản lý dự án phải lập kế hoạch và quản lý quy trình ngay từ đầu, xác định ai cần thông tin khác nhau ở các giai đoạn khác nhau của dự án. Quá trình này diễn ra liên tục theo tư vấn Project Perfect, người nói rằng các nhà quản lý dự án dành phần lớn thời gian của họ cho các nhiệm vụ truyền thông.
Quản lý thông tin
Các thành viên trong nhóm cần truy cập nhanh vào các phiên bản mới nhất của tài liệu dự án. Bằng cách tạo một trang web dự án hoặc cơ sở dữ liệu, người quản lý dự án có thể tập trung tất cả thông tin và cung cấp cho các thành viên trong nhóm quyền truy cập an toàn vào các tài liệu quan trọng như kế hoạch, lịch trình, nhà cung cấp, biên bản họp và báo cáo tiến độ.
Trạng thái
TechRepublic xác định các báo cáo trạng thái là một trong những thông tin liên lạc dự án quan trọng nhất. Chia sẻ cập nhật trạng thái đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm nhận thức được bất kỳ vấn đề quan trọng hoặc thay đổi bất ngờ nào có thể ảnh hưởng đến lịch trình hoặc chi phí dự án. Sau đó họ có thể thực hiện bất kỳ hành động khắc phục cần thiết.
Công cụ
Các công cụ truyền thông, chẳng hạn như email, hội nghị truyền hình và hội nghị truyền hình, giúp đơn giản và thuận tiện cho các thành viên trong nhóm dự án cộng tác và trao đổi thông tin, ngay cả khi họ đang làm việc ở các địa điểm khác nhau. Các công cụ mạng xã hội cũng đang đóng một vai trò quan trọng trong quản lý dự án. Thành viên có thể sử dụng các công cụ, chẳng hạn như Twitter hoặc Facebook, để đăng cập nhật trạng thái ngắn hoặc nhận xét về các vấn đề quan trọng của dự án.
