Agendas giống như nhiên liệu có chỉ số octan cao cho các cuộc họp - chúng có thể cải thiện đáng kể hiệu quả và năng suất của bất kỳ quy trình quyết định nào. Một chương trình nghị sự tốt có thể cắt giảm một nửa số cuộc họp cần thiết để hoàn thành một nửa dự án và giảm đáng kể xu hướng các cuộc họp phân nhánh thành các cuộc thảo luận không hữu ích để đạt được mục tiêu.
Vai trò của chương trình nghị sự
Mục tiêu của chương trình nghị sự là tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình ra quyết định giữa các thành viên trong nhóm. Điều này có thể là để nâng cấp công nghệ hoặc thảo luận về ngân sách. Chương trình nghị sự giúp giữ cho những người tham dự cuộc họp tập trung vào quyết định cuối cùng. Agendas cũng giúp đánh giá sự thành công của cuộc họp dễ dàng hơn bằng cách cung cấp danh sách kiểm tra để theo dõi và trách nhiệm.
Các định dạng
Dòng đầu tiên của chương trình nghị sự cần nêu rõ mục tiêu và mục đích của cuộc họp. Một số định dạng chương trình nghị sự thích nêu mục tiêu cùng với các mục tiêu phụ sau mỗi mục chương trình nghị sự. Cả hai định dạng thiết lập một khung để thảo luận. Agendas có thể thay đổi từ đơn giản đến phức tạp. Chúng có thể bao gồm các tệp đính kèm và tài liệu đọc hoặc chương trình nghị sự từ cuộc họp trước. Loại định dạng được sử dụng thường được thiết lập bởi hình thức và thời lượng của cuộc họp. Một nguyên tắc nhỏ là định dạng phải phù hợp với trang phục của những người tham gia cuộc họp; nghĩa là, một cuộc họp đầy dép và quần short có thể có được bằng một chương trình nghị sự không chính thức trong khi một căn phòng đầy đủ các bộ quần áo có thể yêu cầu một chương trình nghị sự chính thức.
Không chính thức so với chính thức
Cuộc họp ngắn hoặc không chính thức có thể được gửi vào email hoặc lời nhắc cuộc họp. Nó có thể chứa một dòng cho mục tiêu của cuộc họp và sau đó ba đến năm điểm thảo luận ngắn. Chương trình nghị sự dài thường là một trang đầy đủ, bao gồm một tiêu đề, địa điểm cuộc họp, ngày và thời gian, mục tiêu và chủ đề hoặc các điểm thảo luận. Các cuộc họp dài cũng nên bao gồm thời gian cho mỗi chủ đề thảo luận và tên của người trình bày. Cả hai định dạng chương trình nghị sự nên kết thúc bằng một phần cho "Các bước tiếp theo" để theo dõi. Những "Bước tiếp theo" này sẽ trở thành nền tảng cho các chủ đề chương trình nghị sự tại cuộc họp tiếp theo.
