Trong bối cảnh doanh nghiệp, các cuộc thảo luận về dự trữ ngân sách và dự trữ quản lý liên quan đến nhân sự đa dạng như kế toán chi phí, quản lý chiến lược, trưởng bộ phận và các nhà phân tích tài chính. Mong muốn ngăn chặn khủng hoảng thanh khoản trong hoạt động của công ty, các chuyên gia này xem xét kỹ các báo cáo tài chính, xác định liệu doanh nghiệp có đủ nguồn lực để tiếp tục hay không, nói một cách cạnh tranh.
Dự phòng ngân sách
Dự phòng ngân sách là một quỹ ngày mưa mà một công ty dành để tài trợ cho các hoạt động nếu các sự kiện bất lợi, bất ngờ làm tê liệt vị thế thanh khoản của nó hoặc gây khó khăn cho doanh nghiệp khi tiếp cận tiền trong kho tiền của công ty. Nói một cách đơn giản, dự trữ là tiền của thủ quỹ công ty tích trữ để doanh nghiệp có thể hoạt động trong một thời gian nhất định - giả sử, một, hai hoặc ba tháng - cho đến khi vị thế tiền mặt của nó được cải thiện. Người đứng đầu bộ thường ước tính dự trữ ngân sách trong điều khoản tuyệt đối hoặc tương đối. Ví dụ: dự trữ có thể lên tới 10 triệu đô la hoặc đại diện cho ba tháng ngân sách hàng năm của công ty. Kể từ năm 2011, Hiệp hội các cán bộ kinh doanh của trường đại học và cao đẳng quốc gia khuyến nghị rằng các trường cao đẳng và đại học có 25% ngân sách hoạt động của họ trong dự trữ.
Dự trữ quản lý
Dự trữ quản lý đại diện cho tiền, thời gian hoặc tài nguyên ngân sách mà lãnh đạo công ty dành để tính toán cho các phần của dự án mà người đứng đầu bộ phận và nhà cung cấp dịch vụ không thể dự đoán được. Còn được gọi là dự phòng dự phòng, dự phòng quản lý giúp các giám đốc điều hành cấp cao ngăn chặn sự gián đoạn bất ngờ từ việc ném dự án ra khỏi lò. Nếu không được chấp nhận, kịch bản này có thể khiến đối tác kinh doanh tức giận hoặc gây ra tổn thất trong hoạt động, đặc biệt là trong các thỏa thuận hợp đồng yêu cầu hoàn thành sáng kiến trong khung thời gian quy định. Ví dụ, các sự kiện như tai nạn lao động và điều kiện thời tiết khắc nghiệt có thể khiến công việc dự án bị đình trệ và mang lại nhiều chi phí hơn; dự trữ quản lý giúp các nhà quản lý dự án tiếp tục chủ động khi những sự kiện này xảy ra.
Mối quan hệ
Dự trữ ngân sách và dự trữ quản lý có liên quan đến nhau trong cách thức hoạt động của một công ty. Cái trước liên quan đến các quy trình công ty vĩnh viễn, trong khi cái sau áp dụng cho các tình huống cụ thể và các sự kiện một lần, chẳng hạn như các dự án, chương trình và cải tiến quy trình nội bộ ngắn hạn. Bằng cách tính toán và giám sát dự trữ điều hành chính xác, các trưởng bộ phận làm dịu tâm trí của các đối tác kinh doanh. Các nhà đầu tư có thể không còn cần phải tâm sự lo lắng với quản lý doanh nghiệp về số phận của doanh nghiệp nếu điều kiện kinh tế trở nên tồi tệ.
Camaraderie liên ngành
Để dự trữ ngân sách và quản lý có hiệu quả, lãnh đạo công ty thường yêu cầu các trưởng bộ phận làm việc song song và đưa ra kế hoạch tốt nhất để bảo vệ vị thế tiền mặt của công ty trong thời điểm tốt và xấu. Sự hợp tác này có lợi cho sự bền vững hoạt động, lợi nhuận ngắn hạn và kế hoạch kinh doanh liên tục phù hợp. Kịch bản thứ hai là một minh họa hoàn hảo, bởi vì kế hoạch chi tiết kế hoạch liên tục đòi hỏi nhân sự phải hợp tác để bảo vệ các chức năng quan trọng của công ty trong trường hợp bị gián đoạn.
